תקשורת בכתב: מאפיינים, סוגים, אלמנטים - סִפְרוּת - 2025

תקשורת כתובה היא כל סוג של אינטראקציה שעושה שימוש בקוד שנכתב. למרות שהוא מבוסס על אותה מערכת אורליות לשונית, תכונותיה שונות. לפיכך, בניגוד לאחרים, הצורה הכתובה היא קונבנציונלית לחלוטין. זה חייב לעקוב אחר דפוסים מוגדרים על פי הכללים שקבעה השפה.

מצד שני, תקשורת כתובה היא הצורה הנפוצה ביותר לתקשורת פורמלית בין בני אדם, ומבצעת פונקציות חברתיות מסוגים שונים. בין השימושים בו הוא משמש לעתים קרובות מאוד לתיעוד אירועים מסוגים שונים ולביצוע אינטראקציות בין-אישיות.

בנוסף, אחד המאפיינים הרלוונטיים ביותר שלו הוא שהוא אינו מצריך נוכחות של השולח והמקבל באותו מרחב ובאותו זמן. לכן ההודעה מתקבלת עצלנית והאינטראקציה של הכותב (השולח) והקורא (המקלט) מוגבלת מאוד.

מצד שני, תקשורת בכתב היא למעשה פעילות יצירה הדורשת מאמץ מודע. מאמץ זה נובע מהגירויים שמייצר המוח.

בכך זה שונה מזה שבעל פה, שם הם נאספים מבחוץ על ידי קולטנים חושיים. אלה של כתיבה, לעומת זאת, מגיעים מפעילות אינטלקטואלית פנימית.

מאפיינים

קבלת ההודעה מאוחרת

אחד המאפיינים של תקשורת כתובה קשור לגורם הזמן. במצב תקשורת פנים אל פנים, ההודעות המוצפנות של השולח מתקבלות באופן מיידי על ידי המקלט.

אבל, בתקשורת כתובה תמיד יש עיכוב. באופן כללי, אין הגבלת זמן קבועה לעיכוב זה.

מחזורים מוגבלים

מחזור התקשורת מורכב מארבעה אלמנטים תקשורתיים בסיסיים: השולח, ההודעה יחד עם ערוץ התקשורת, המקלט והתגובה או התגובה. עם קבלת ההודעה מתעכבת, מעגל התקשורת בכתב מוגבל יותר.

עם זאת, בשל ההתקדמות החדשה בתקשורת ובמידע, ערוצים רבים מאפשרים את השלב האחרון של המחזור (המשוב או התגובה) כמעט באותו זמן כמו בתקשורת פנים אל פנים. דוגמה לכך הם שירותי העברת הודעות מיידיות.

מעט מקום ליתירות

הרשומה הכתובה מגבילה את אפשרות יתירות. בתקשורת בעל פה מחוות ואלמנטים חלקיים-כמו-אינטונציה תומכים בשפה מילולית.

זה לא המקרה בתקשורת בכתב. מסיבה זו רמת הביקוש גבוהה יותר, מה שמאלץ את המנפיק להשתמש במילים בדיוק רב יותר.

למעשה, לתקשורת כתובה יש ערך חברתי גבוה. הערכה זו פוחתת עם חזרה על מילים ושימוש באותם תבניות תחביריות. כאן שוררת מקוריות ואפילו חדשנות פורמלית.

תכנון מקדים

באופן כללי, תקשורת בכתב איננה מעשה מאולתר. כתיבה עומדת לעתים קרובות במספר תנאים או דרישות. ביניהם, אם מבקשים תקשורת אפקטיבית, יש צורך להיות ברור לגבי תוכן המסר בכללותו וניסוחו הפנימי.

לשם כך, על המנפיק להיות ערכת ארגון טקסטים. ככל שהטקסט מתקדם, כל מרכיבי ההודעה משורשרים עד לקבלת רעיונות רלוונטיים עם משמעות.

סוגים

באשר לסוגי התקשורת הכתובה, ישנם רבים כמו התחומים המרובים והמגוונים של העשייה האנושית. בדרך זו, בכל פעם שחלקם (מברקים) נעלמים ואחרים מופיעים (דואר אלקטרוני למשל). להלן רק כמה מהם.

תזכירים

תזכיר הוא אמצעי פופולרי לתקשורת פנימית בכתב בקרב חברי ארגון. זהו טופס מכתב קצר עם מינימום של אדיבות וגישה מיידית לנושא הספציפי של ההודעה.

בסוג זה של תקשורת, ישנם בדרך כלל פורמטים שהוקמו מראש. הכלל העיקרי לציית לו כולל את הנוסח הנכון וכבוד אישי והיררכי. דרך הכתיבה צריכה להיות ישירה וללא היכרות מכל סוג שהוא.

דיווחים

דוחות הם סוג אחר של תקשורת כתובה. ניתן להשתמש בהם למטרות מסחריות, חינוכיות, משפטיות או מדעיות.

בהתאם לאופי הדו"ח ומטרתו, יתכנו כבר פורמטים שהוקמו מראש. עם זאת, באופן כללי, דוח צריך להכיל מבוא קצר, יעדי מפתח ותוצאות.

במקרים מסוימים כלולים גרפים וטבלאות כדי להקל על הבנת התוצאות. באופן דומה, דוחות רבים מכילים רשימת המלצות.

עלונים

עלונים הם פרסומים שבהם חברות מציגות את המוצרים והשירותים שלהן. הם גם מוצגים כדי לסייע לנציגי מכירות בביקורי הלקוחות שלהם.

חברות מייצרות עלונים בצורות ובגדלים רבים. חלק מהעלונים בגודל אותיות ואילו אחרים מקופלים לחצי או שלושה חלקים.

מצד שני, הם מאופיינים בכך שהם צבעוניים מאוד ועם שפע של תמונות במוצרים או בשירותים העיקריים שלהם. הטקסטים מעטים ועם הרבה שטח לבן כך שניתן לקרוא את העלון בקלות.

מיילים

אימיילים הם כרגע סוג של תקשורת נפוצה מאוד. הם משמשים למשלוח מסמכים, ארגון פגישות, אישור פגישות ויצירת קשר עם מועמדים לעבודה. בנוסף, הם משמשים לטיפול בעניינים אישיים.

על אף אינפורמליות יחסית, דוא"ל חייב לעקוב אחר כללים קונבנציונליים מסוימים. למטרה זו, הפורמט שלה מקצה רווחים לשולח, לנמען, לנושא ולמרחב בו יש לכתוב את ההודעה.

גם אם משתמשים בהן למטרות לא מסחריות, ישנן מוסכמות מסוימות שיש להקפיד עליהן כדי למנוע תגובות שליליות. ביניהם ניתן להזכיר כתיבה נכונה של שמות וכותרות, שימוש נכון בסימני פיסוק והקונפורמציה הנכונה של משפטים ופסקאות.

הצעות

ההצעות הן מסמכים המתארים פרויקטים עתידיים. אורכם בדרך כלל רק עמוד אחד או שניים. אלה כוללים את העלויות הנלוות לכל משימה ספציפית בפרויקט.

ניתן לכלול עלויות אחרות שאינן ישירות לפרויקט כגון עלויות הדפסה, דמי משלוח ודואר.

אותיות

מכתבים הם אחת הצורות העתיקות ביותר לתקשורת כתובה. נושא המכתבים יכול להיות אישי או עסקי. לפני הופעתם של טפסים אלקטרוניים היו אלה אמצעי תקשורת פופולרי מאוד. כמו בהודעות דואר אלקטרוני, נעשה שימוש בצורות מפוכחות של נימוס והודעות תמציתיות.

עם זאת, המכתבים האישיים הראו פחות קונבנציונליות בכתיבתם. טיפולים משלימים היו מינימליים. פיתוח הנושא היה לנוחיות השולח ומקבל ההודעה. מספר העמודים הוגבל על ידי הקיבולת של שניהם. בהדרגה, אלה הוחלפו בהודעות אלקטרוניות.

מברקים

המברק הנו גרסה קצרה ופשוטה של ​​מכתב. כאן הנוסחאות באדיבות נשמרות למינימום ולעיתים מושמטות. טקסט ההודעה כתוב תוך השמטת כמה שיותר מילים ושמירה על המינימום הדרוש בכדי להיות הגיוני ממנו.

כמו כן, צורות האדיבות היו בדרך כלל טפסים סטנדרטיים ומקוצרים (מר למר, לגברת, לגברת וכדומה). כמו במכתבים, השימוש בה הולך ופוחת עם קידום המדיה האלקטרונית.

פקסים

זו הייתה הדרך החלוצית להעברת מסרים כתובים באופן אלקטרוני. אף על פי שכתיבתה וגם קריאתה נעשו על נייר כתוב, העברתה נעשתה באמצעים אלקטרוניים. השימוש בו פחת בגלל השימוש הגובר במדיה אלקטרונית.

אלמנטים של תקשורת בכתב

באופן כללי, שלושת המרכיבים העיקריים של תקשורת כתובה נחשבים למבנה (צורת תוכן), סגנון (כתיבה) ותוכן (נושא).

מבחינת מבנה זה עוזר לקוראים להבין את הנושא. לכן מומלץ להיות ברורים לגבי המטרות} לפני שמתחילים לכתוב.

ביחס לסגנון, זה קשור למנפיק מלכתחילה. עם זאת, חשוב לקחת בחשבון גם את מקבלי החומר הכתוב. לעיתים נדרש שימוש במשפטים או פסקאות קצרות, עם אוצר מילים פשוט. לפעמים ההודעה צריכה להיות ארוכה ומוארכת יותר.

לבסוף, מבחינת הנושא, זה יכול להיות מגוון גדול. כל תחומי האינטראקציה האנושית יכולים להיות מושא לתקשורת כתובה. זה כולל כל דבר, החל מדעי לאישי, דרך חוקים ונהלים.

יתרון

קביעות בזמן

תקשורת בכתב היא אמצעי מידע קבוע. לכן זה מועיל כשנדרש שמירת רשומות. באופן דומה, חשוב מאוד בהקצאת האחריות הנכונה ובקביעת כללים ונהלים. מצד שני, זה מאפשר שאילתת הודעות חוזרות ונשנות.

מנגנון בקרה

הודות לאפשרות של קביעות בזמן, תקשורת בכתב היא אידיאלית ככלי בקרה. גיליונות בקרה או תוצאות, חוקים, הסכמים, בין היתר, הם המסמכים הנפוצים ביותר באמצעות דרך תקשורת זו.

שְׁמִירָה

לתקשורת בכתב רמת שימור גבוהה. זה מאפשר לו להיות בטוח ועמיד. ההתקדמות הטכנולוגית אפשרה אמצעים אחרים לשמירת מידע. עם זאת, עד ימינו, המסמך הכתוב המקורי ממשיך להיות ההוכחה הסופית לקיומו ומקוריותו.

רפלקסיה גבוהה יותר

אנשים שמשתמשים במדיום זה ביעילות משקפים לפני הכתיבה. הפעולה של כתיבת הודעה מקדימה תמיד תהליך של מחשבה והגדרה של מה שאתה רוצה לבטא. אפילו הכתיבה עצמה היא תהליך רפלקטיבי. לכן מצב תקשורתי זה אידיאלי להעברת דיוק ודיוק.

פחות סיכוי לעיוות ופרשנות

בהודעות המועברות באמצעות תקשורת בכתב, יש פחות אפשרות לעיוות. במערכת תקשורת זו המידע נרשם לצמיתות וניתן לאמת אותו בכל עת. לפיכך, יש פחות סיכוי לעיוות או שינוי במידע.

מצד שני, יש פחות סיכוי לפרש את ההודעות בצורה שגויה. במקרה של ספק, ניתן לקרוא מחדש את ההודעה פעמים רבות ככל שיידרש עד להבנתו במלואה.

באופן דומה ניתן להתאים את מהירות הקריאה או הקריאה מחדש לרמת ההבנה של מקלט ההודעה. בדרך זו ניתן להבטיח שאם גם השולח וגם המקלט מטפלים באותם קודים ההודעה תגיע כרצונך.

חסרונות

עלויות

תקשורת בכתב אינה כלכלית. יש עלויות הקשורות לחומר (נייר ודיו, בין השאר) ולעבודה המשמשת לכתיבה ולהעברת הכתבים. עלויות אלה יכולות לעלות בהתאם למרחק הפיזי בין השולח למקלט.

יכולת להבנה יעילה

השימוש בתקשורת כתובה דורש מיומנויות וכישורים גדולים בשימוש בשפה ואוצר מילים. חוסר כישורי הכתיבה והאיכות הירודה של הטקסטים משפיעים לרעה על המסר ומציבים את ההבנה היעילה שלו.

מָשׁוֹב

המשוב על ההודעה בתקשורת כתובה אינו מיידי. בסוג זה של תקשורת, תהליך הקידוד והפענוח הוא איטי.

בהתאם לקוד המשמש, ההבנה עשויה לארוך זמן רב יותר מהרצוי. בכל מקרה, המשוב הנוחיות של מקבל ההודעה ולא השולח.

קושי לבטא רגשנות

בהיותו מדיום רפלקטיבי, קשה יותר לבטא רגשנות בתקשורת כתובה. למעשה, המשוררים והאמנים המשתמשים במדיום הזה כדי לבטא יופי ורגשות, משתמשים בטכניקות שקשה לטפל בהן. במקרים מסוימים הם מצליחים, אך באחרים הם אינם ממלאים את המטרה להעביר את הרגשנות של האמן.

סוג זה של תקשורת ידוע כקור, לא אישי וניגוד לצורות תקשורת אחרות שיכולות לכלול תכונות מילוליות ומחוות. מסיבה זו משתמשים בו בתדירות גבוהה יותר להעברת מידע בו חשיבות לדיוק העובדות.

הכרה מאוחרת או לא בטוחה

שיטת התקשורת הכתובה מקשה על אישור מיידית של קבלת ההודעה. במקרים מסוימים, לא ניתן אפילו לקבוע אם ההודעה הגיעה לנמען המיועד.

חוסר גמישות

חוסר גמישות הוא חיסרון נוסף של תקשורת כתובה. לאחר הוצאת הודעה מקורית, אין אפשרות לתיקון תוכן מהיר.

כל אחד מהשינויים הדרושים חייב להיות מאושר על ידי מקבל ההודעה. באופן דומה, כל תיקון שנעשה, אפילו חלקי, משפיע על כל ההודעה.

הפניות

1. בע"מ (s / f). תקשורת בכתב. נלקח מ- inc.com.
2. סגל, ח"כ (2008). תקשורת עסקית. ניו דלהי: ספרי אקסל הודו.
3. קבררה, א 'ופלאיו, נ' (2001). שפה ותקשורת. קראקס: הלאומי.
4. Bolaños, B. (1996). תקשורת בכתב. סן חוסה: EUNED.
5. Suttle, R. (2017, 26 בספטמבר). סוגי תקשורת עסקית בכתב. נלקח מ bizfluent.com.
6. סקול. (2017, 07 בפברואר). שלושת האלמנטים העיקריים לתקשורת כתובה. נלקח מ sckool.org.
7. MSG. (s / f). תקשורת בכתב - משמעות, יתרונות וחסרונות. נלקח מ managementstudyguide.com.
8. התקשורת העסקית. (s / f). יתרונות וחסרונות של תקשורת בכתב. נלקח מ- thebusinesscommunication.com.
9. תקשורת עסקית. (s / f). חסרונות של תקשורת כתובה בעסקים. נלקח מ bizcommunicationcoach.com.