דרישת רכישה: סוגים, אופן יצירה ודוגמאות - דודס - 2025

טופס דרישת הרכישה הוא המסמך שנוצר על ידי מחלקת משתמשים או על ידי אנשי מחסן כדי להודיע ​​למחלקת הרכש על הפריטים שצריך להזמין, את הכמות ואת מסגרת זמן האספקה. קנייה מעסק מתחילה באיסוף דרישות.

לאחר הידור, יש ליידע את מחלקת הרכש. דרישת הרכישה היא המסמך שיכיל את רשימת הדרישות הללו. כדי למנוע הונאה, מנהלי מחלקות בדרך כלל אינם רשאים להזמין ישירות מספקים או לקנות מטעם החברה.

במקום זאת, מדובר במחלקה אחרת המכונה מחלקת הרכש שמעבירה למעשה הזמנות אצל ספקים חיצוניים. מנהלי המחלקות השונות משתמשים בטפסי דרישת הרכישה כדי להודיע ​​למחלקה זו אילו חומרים יש לרכוש.

דרישות רכש והזמנות רכש הינן מסמכי מפתח בתהליך רכישת הפריטים הדרושים לחברה לצורך פעולתה, סטנדרטיזציה של תהליך ההזמנה באופן פנימי וחיצוני.

סוגים

נקודות המפתח בדבר דרישת הרכישה הן כדלקמן:

- זו בקשה למחלקת הרכש לרכוש רשימת חומרים מסוימת.

- אתה זקוק לאישור ארגון הרכש.

- זהו מסמך פנימי; כלומר הוא נשאר בתוך הארגון.

אתה יכול ליצור דרישת רכישה עבור סוגי הרכש הבאים:

תֶקֶן

להשיג חומרים מספקים וחומרים מספקים, הן לתהליכי ייצור והן למוצרי מתכלה למשרד ונכסים אחרים.

מיקור חוץ

לספק חומר גלם לספק, וכך להשיג מוצר מוגמר.

מִשׁגוֹר

קבלת חומר ששומר במתקני החברה והספק משולם עבורו.

לְהַעֲבִיר

להשיג חומרים ממחלקה או אזור אחר הנמצאים בתוך אותו ארגון.

שירות חיצוני

להשיג בשירותים של ספק צד ג ', כגון ביצוע תחזוקת מפעלים.

כמפורט?

הרכיבים הבסיסיים המרכיבים דרישת רכישה הם:

- מספר הדרישה המאפשר זיהוי המסמך. יש להדפיס אותו מראש.

- מחלקת בקשה.

- תאריך הדרישה ותאריך המסירה המבוקש.

- שם מי שמכין את הדרישה וחתימתו של מי שמבצע את ההרשאה המתאימה.

- יש לתאר בפירוט את הפריטים המבוקשים, כדי למנוע נתונים לא מדויקים. הסכום חייב להיות מדויק; חשוב מאוד למקם את היחידה הנדרשת (קילו, ליטר, יחידות וכו ').

- חתימת מנהל מחלקת הרכש המאשר או לא מאשר את הרכישה.

- אם כבר התבקשו הצעות מחיר מספקים, יש לצרף אותם לדרישה.

תהליך דרישת רכישה

תהליך דרישת הרכישה משמש ארגונים לצורך ביצוע מעקב אחר הזמנות לאספקה. אלה יכולים להיות כל דבר, החל מחומרי גלם ועד ריהוט משרדי ועוד.

כאשר מנהל מחלקה מחשיב שחומרים נמוכים, הם ממלאים את טופס דרישת הרכישה, הכולל את השדות המפורטים לעיל.

דרישת רכישה היא הטופס שמחלקת חברה שולחת למחלקת הרכש ומפרטת את הפריטים אותם היא רוצה להזמין מספק חיצוני.

תהליך זה מאפשר למשתמשים לבצע הזמנה, לקבל אישור מפקח והכי חשוב לאפשר לספקי צד ג 'להגיש הצעות מחיר.

כאשר מנהל הרכש מקבל את דרישת הרכישה בתהליך זה, הוא יכול לבדוק את כל המידע שהגיש משתמש המקור. המנהל פשוט בוחר אם הדרישה אושרה או לא.

אם היא לא תאושר, יש תיבה לנימוק ההחלטה והמחלקה המבקשת תודיע על החלטה זו. עם זאת, אם המנהל יתן את אישורו, השלב הבא יהיה לבקש הצעת מחיר מהספקים.

חֲשִׁיבוּת

התחל את תהליך הרכישה

מעת לעת, מחלקות החברה יזדקקו לחומרים; דרישת הרכישה יוזמת את תהליך הרכישה. מחלקת הרכש תפעל בהתאם לחוזק המסמך.

אם יש בעיות, המסמך ישמש כראיה לכך שמחלקה הזמינה את האספקה ​​בתקשורת מסוימת.

זהו כלי בקרה

כאשר אין בקרות ראויות, הצוות יכול להיות מעורב בהונאה, מכיוון שהם עשויים לבקש חומרים לשימוש אישי.

עם דרישת רכישה קיימים אמצעים בכדי להבטיח שלא יתבצע הונאה. על הבקשה לעבור מספר ידיים על מנת להבטיח את דיוקה ונחיצותה.

הגן על העסק

כאשר קיימות צווי דרישה, נמנעים הסיכויים להונאה. נכסי החברה מוגנים גם הם.

ריכוזיות של תהליך הרכישה

כאשר ארגון דורש שכל הדרישות יבוצעו באופן מרכזי דרך מחלקת הרכש, קל לנהל את התהליך כולו.

גם הקונים מרוויחים, מכיוון שהם יכולים כעת לאגד רכישות ולמנף את כוח הקנייה של הארגון למשא ומתן על תנאים טובים יותר.

דוגמאות

דוגמא 1

מספר בקשה: 00455

תאריך: 15 במאי 2018

שם המועמד: אנאליזה קורבו

תפקיד: מפקח הכשרה

מחלקה: הכשרת כוח אדם

סיבה לבקשה: המאמרים הבאים נדרשים לשימוש בקורס ההכשרה "אבטחת איכות", שיינתן במהלך השבוע בין התאריכים 16-20 ביולי 2018.

- מקרה 01 של סמני התרשים.

- 12 עפרונות.

- תרשים היפוך 01 עם 20 סדינים לבנים: רוחב 1 מטר x 1.5 מטר.

- 12 מחברות קו בגודל רגיל.

- 06 סמנים צבעוניים ללוח.

- 12 מחקים למחיקה.

- 12 עטים דיו כחולים.

מצורפים 2 הצעות מחיר שהתקבלו מספקי נייר מכתבים.

מורשה על ידי: אלברטו מורנו

תפקיד: מנהל משאבי אנוש

ניהול משאבי אנוש

דוגמא 2

Confecciones Tely, מחלקת הייצור של SA צריכה להזמין חומרים שונים ולמלא את טופס דרישת הרכישה. טופס זה מודיע למחלקת הרכש כי יש צורך באספקה ​​זו.

מחלקת הרכש יכולה לאשר או לדחות את הדרישה שהתקבלה. אם תאושר, תיווצר הזמנת רכש.

הזמנת הרכש נשלחת לספק כדי לרכוש את המוצרים. הספק מייצר ומעביר את המוצרים באמצעות חשבונית.

מחלקת הקבלה מקבלת את המוצרים ומסירה את דוח הקבלה למחלקת הנהלת החשבונות.

אם כל המסמכים עומדים בתנאי, מחלקת החשבונאות מנפיקה את אישור החשבונית לקופאית, תוך ציון שניתן לבצע את התשלום לספק.

הפניות

1. מילון עסקי (2018). בקשת רכש. נלקח מ: businessdiction.com.
2. MyAccountingCourse (2018). מהי דרישת רכישה? לקוח מ: myaccountingcourse.com.
3. זמן יער. ההבדל בין דרישה להזמנת רכש. עסקים קטנים - כרון. smallbusiness.chron.com.
4. דני האו (2018). מהי דרישת רכישה ומדוע חשוב לעסק שלך. רכש. נלקח מ: blog.procurify.com.
5. נקודת הדרכות (2018). SAP MM - דרישת רכישה. נלקח מ: tutorialspoint.com.