- ממה זה מורכב?
- חֲשִׁיבוּת
- סוגים
- צינורות רגילים פורמליים
- צינורות קבועים בלתי פורמליים
- צינורות רגילים לא רשמיים
- פנים אל פנים
- תקשורת טלפונית
- קשר אלקטרוני
- הודעות כתובות
- דוגמאות
- הפניות
ערוץ קבוע הוא המדיום שדרכו אנשים מתקשרים בתוך הארגון להעביר הוראות, הזמנות, בקשות, סיסמאות, טענות ודיווחים. עליכם לחשוב היטב אילו צינורות משמשים להשלמת המשימות השונות: שימוש בצינור לא מתאים עלול להוביל לתוצאות שליליות.
הודעות מורכבות דורשות צינורות קבועים עשירים יותר כדי להקל על אינטראקציה כדי להבטיח בהירות. ברשת זו המכונה תקשורת, מנהל הופך לקישור. ההחלטות וההזמנות זורמות למעלה, למטה או לצדדים, בהתאם למיקומו של המנהל ברשת התקשורת.
מנהל טוב צריך לעורר, לכוון ולארגן את עובדיו ביעילות, ולשם כך הכלים האופטימליים הם המילה המדוברת והכתובה. כדי שיהיה זרימה טובה של מידע וכדי שמנהל יוכל לנהל את עובדיו, חייב להיות צינור רגיל יעיל.
ממה זה מורכב?
מידע בארגון זורם מעלה, מטה לצדדים. זרימת מידע זו מכונה תקשורת. צינורות קבועים מתייחסים לאופן בו מידע זה זורם בתוך הארגון ועם ארגונים אחרים.
אלמנט חשוב בתהליך התקשורת הוא מנגנון המשוב בין ההנהלה לעובדים.
באמצעות מנגנון זה, העובדים מודיעים למנהלים שהם הבינו את המשימה העומדת בפניו. מצד שני, המנהלים מספקים לעובדים משוב והוראות לגבי עבודתם.
חֲשִׁיבוּת
הפסקה בצנרת הרגילה מביאה לזרימת מידע לא יעילה: העובדים אינם מודעים למה שהחברה מצפה מהם, הם לא מתבשרים על מה שקורה בחברה.
זה יחשיד אותם מהסיבות לכל שינוי בחברה. יתר על כן, ללא תקשורת אפקטיבית, העובדים תומכים יותר במחלקה שלהם מאשר בחברה, ומשפיעים על קבלת ההחלטות ועל תפוקתם.
בסופו של דבר הדבר פוגע גם ביעדים הכוללים של הארגון. לכן, על מנת שארגון יתפקד ביעילות, מנהל טוב צריך להיות מסוגל לתקשר לעובדיו את המצופה מהם.
עליכם גם להבטיח כי העובדים מודעים למדיניות החברה ולכל שינוי עתידי.
לפיכך, על המנהלים ליישם צינור קבוע יעיל בכדי לייעל את תפוקת העובדים על מנת להבטיח את תפקודו החלק של הארגון.
סוגים
צינורות רגילים פורמליים
צינור קבוע רשמי מעביר מידע כמו יעדים, מדיניות ונהלים של ארגון. הודעות בסוג זה של צינור רגיל עוקבות אחר שרשרת פיקוד.
המשמעות היא שמידע זורם ממנהל לפקודיו, והם בתורם מעבירים את המידע לרמת הצוות הבאה.
צינורות קבועים בלתי פורמליים
בתוך סביבת עבודה פורמלית קיימת תמיד רשת תקשורת בלתי פורמלית. הרשת ההיררכית הקפדנית של תקשורת רשמית אינה יכולה לתפקד ביעילות מעצמה. לכן יש צינור קבוע נוסף מחוץ לרשת זו.
אמנם סוג זה של צינור רגיל יכול לשבש את שרשרת הפיקוד, אולם מנהל טוב צריך ליצור איזון נאה בין צינור רגיל פורמלי ובלתי פורמלי.
צינורות רגילים לא רשמיים
לעיתים התקשורת המתרחשת בתוך ארגון הינה בינאישית. בעוד שפרוטוקול הישיבה עשוי להיות נושא לדיון בקרב עובדים, ספורט, פוליטיקה ותכניות טלוויזיה הם גם חלק משיחותיהם.
התנהלות קבועה בלתי רשמית בארגון היא כמו "מועדון". דרך המועדון מסתובבות השמועות. משתתפי המועדון יוצרים קבוצות שמתורגמות לידידות מחוץ לארגון.
המידע המופץ במועדון מוגזם ביותר ויכול לגרום לעובדים מיותרים מיותרים. מנהל טוב חייב לקבל גישה למידע המופץ במערכת הרגילה הלא רשמית הזו ועליו לנקוט בצעדים חיוביים כדי למנוע זרימת מידע כוזב.
פנים אל פנים
תקשורת פנים אל פנים או אישית היא אחד הצינורות הרגילים היעילים ביותר שניתן להשתמש בהם בתוך ארגון.
נוכחות פיזית, טון קול והבעות פנים עוזרות למקבלי ההודעה לפרש אותה טוב יותר.
זהו הצינור הטוב ביותר לשימוש להודעות מורכבות או טעונות רגשית. זה מאפשר לאינטראקציה בין הדובר למקבלים להבהיר כל עמימות.
תקשורת טלפונית
יש להשתמש במוליך רגיל של תקשורת טלפונית כאשר יש להעביר הודעה פרטית או מורכבת יותר לקבוצה פרטנית או קטנה.
אנשים מסוימים בארגון עשויים לבחור להשתמש בצינור זה כדי לחסוך את הזמן והמאמץ של תיאום פגישה פנים אל פנים.
קשר אלקטרוני
צינורות רגילים של תקשורת אלקטרונית כוללים פלטפורמות דוא"ל, אינטרנט, אינטראנט ומדיה חברתית.
זוהי שיטת תקשורת פחות אישית, אך היא יעילה. כשמשתמשים במערכת זו יש להקפיד על יצירת הודעות בצורה ברורה ולהימנע משימוש בסרקזם ופשעים, אלא אם כן ההודעה דורשת זאת באופן ספציפי.
הודעות כתובות
יש להשתמש בתקשורת בכתב כאשר יש להעביר הודעה לעובד או לקבוצה הודעה שאינה דורשת אינטראקציה.
מדיניות, מכתבים, הערות, מדריכים, אזהרות, הודעות והודעות הן כל ההודעות שעובדות היטב להתנהלות קבועה זו.
דוגמאות
- דוגמא לצינור קבוע רשמי הוא עלון החברה, המעניק לעובדים וגם ללקוחות מושג ברור על יעדי החברה וחזונה.
- העברת מידע עם תזכירים, דוחות, הוראות ומפגשים מתוזמנים בשרשרת הפיקוד הם גם ערוצים קבועים רשמיים.
- תוכנית עסקית, סקר שביעות רצון לקוחות, דוחות שנתיים, פגישות סקירה הם צינורות קבועים.
- דוגמא להתנהלות בלתי פורמלית קבועה היא ארוחת צהריים בקפיטריה או בחדר האוכל של הארגון. כאן, באווירה רגועה, מעודדים דיונים בין עובדים.
מנהלים שמסתובבים במפעל ובמשרדים, מאמצים התנהגות ידידותית לטיפול בפניות עובדים, הם גם דוגמאות לצינורות בלתי פורמליים קבועים.
- מעגלי איכות, עבודת צוות ותוכניות אימונים שונות נמצאים מחוץ לשרשרת הפיקוד; לכן הם נכנסים לקטגוריית הערוצים הבלתי פורמליים הרגילים.
- מפגשים חברתיים בין עובדים הם דוגמא להתנהלות סדירה בלתי רשמית.
הפניות
- משאבי אנוש (2016). סוגי ערוצי תקשורת. נלקח מ: losrecursoshumanos.com.
- Oneil Williams (2018). מהם ערוצי תקשורת בארגון? עסקים קטנים - כרון. נלקח מ: chron.com.
- נקודת הדרכות (2018). נתיבי תקשורת. נלקח מ: tutorialspoint.com.
- אתגר ניהול (2018). נתיבי תקשורת. לקוח מ: mangementchallenge.weebly.com.
- ג'ולייט הררה לופז (2015). התנהלות קבועה בארגון. נלקח מ: conduitregularjh.blogspot.com.