ניהול פרויקטים: שלבים, יעדים ודוגמאות - דודס - 2025

ניהול פרויקטים הוא כדי לענות על התרגיל של ייזום, תכנון, ביצוע, בקרה סגירת העבודה של צוות כדי לספק סיבות ספציפיות להצלחה והשגת מטרות ספציפיות תוך המועד שנקבע. לכן, מדובר ביישום של מיומנויות, טכניקות, ידע וכלים לתכנת פעילויות העומדות בדרישות הפרויקט.

פרויקט הוא עבודת מעבר שנועדה לייצר תוצאה, שירות או מוצר ייחודיים, עם התחלה וסוף מוגדרים, שמתבצעים להשגת יעדים ומטרות בולטים, בדרך כלל להשגת ערך מוסף או שינוי מועיל.

מקור: pixabay.com

האיכות הזמנית של הפרויקטים משתנה עם פעולות עסקיות שגרתיות, שהם פעילויות איטרטיביות, חצי קבועות או קבועות לייצור שירותים או מוצרים.

אי ביצוע תהליך לניהול פרויקטים יכול לגרום לבזבוז זמן, לאיבוד כסף ולביצועים ירודים.

כלי רב עוצמה

ניהול פרויקטים הוא כלי עסקי רב עוצמה שיכול להציע יתרונות רבים לחברות בכל הגדלים. מספק תהליכים, הנחיות וטכניקות ניתנות לחזרה לסיוע בניהול האנשים והעבודה המעורבים בפרויקטים.

זה יכול להגדיל את סיכויי ההצלחה שלך ועוזר להעביר פרויקטים באופן עקבי, יעיל, בזמן ועל התקציב.

על ידי יישום אסטרטגיות בסיסיות לניהול פרויקטים יושגו היעדים הרצויים ויעדים אלה יושגו בטווח זמן ועלות מוגדרים.

בשורה התחתונה, כולם מנצחים, ולכן יכול להיות היתרון הטוב ביותר לניהול פרויקטים.

שלבים

חניכה

שלב החניכה קובע את אופיו והיקפו של הפרויקט. עליכם להבין את הסביבה העסקית וגם להבטיח שהבקרות הדרושות מובנות בתוך הפרויקט.

מסמכי חניכת הפרויקט הם סדרת תקצירים המשמשים ליצירת תקנות למשך זמן הפרויקט. אלו כוללים:

- הצעת פרויקט: רעיון שמאחורי הפרויקט, יעד כללי, משך זמן.

- היקף הפרויקט: הכוונה ומעקב אחר הפרויקט.

- פירוט מבנה העבודה: סולם של העבודה שיש לבצע, עד למשימות היומיומיות.

- מטריצת הקצאת אחריות: תפקידים ואחריות המתאימים לתוצאות.

- ניתוח צרכים ודרישות עסקיות מול יעדים מדידים.

- סקירת הפעולות השוטפות.

- מכתב פרויקט, כולל עלויות, משימות, מסרים ולוחות זמנים.

תִכנוּן

המטרה העיקרית היא לתכנן נכון זמן, עלויות ומשאבים כדי לאמוד את העבודה הנדרשת ובכך לנהל את הסיכון ביעילות במהלך ביצוע הפרויקט. זה מורכב מקביעת המתודולוגיה שיש לבצע לניהול פרויקטים.

- זהה את התוצרים וצור את מבני ההתפלגות של העבודה.

- זהה את הפעילויות הדרושות להשלמת תוצרת זו ובכך קשר פעילויות אלה עם רצף הגיוני.

- הערך את דרישת המשאב לפעילויות.

- הערך את זמן ועלות הפעילויות.

- פיתוח לוח הזמנים והתקציב.

- תכנון סיכונים.

- קבל אישור רשמי להתחיל בעבודה.

ביצוע

במהלך הביצוע, עליכם לדעת מהם מועדי המועד המתוכננים להורג. שלב הביצוע מבטיח כי התוצרים של תוכנית ניהול הפרויקטים נעשים בהתאם.

שלב זה כולל הקצאה, תיאום וניהול נכון של משאבי אנוש וכל משאבים אחרים כמו חומרים ותקציבים. התוצאה של שלב זה היא תוצרי הפרויקט.

תיעוד פרוייקט

כדי לשמור על תקציב, היקף, אפקטיביות וגם על קצב, על הפרויקט להיות מסמכים פיזיים הקשורים לכל משימה ספציפית.

בעזרת התיעוד הנכון, קל לראות אם מתקיימים דרישות הפרויקט או לא. התיעוד מספק מידע על מה שכבר הושלם עבור אותו פרויקט.

אם נעשה נכון, תיעוד יכול להיות עמוד השדרה של הצלחת הפרויקט.

פיקוח ובקרה

זה מורכב מהתהליכים המתבצעים כדי לצפות בביצוע הפרויקט, כך שניתן יהיה לזהות בעיות פוטנציאליות במועד וניתן לנקוט באמצעים מתקנים בעת הצורך כדי לשלוט על ביצוע הפרויקט.

ביצועי הפרויקט נצפים ונמדדים כדי לזהות וריאציות בתוכנית ניהול הפרויקטים.

זה גם נותן משוב בין השלבים השונים של הפרויקט, על מנת ליישם פעולות מניעה או מתקנות כדי לעמוד בתכנית לניהול הפרויקט.

סְגִירָה

הוא מכיל את השלמתו הרשמית של הפרויקט וקבלתו. פעילויות מנהליות כוללות תיעוד של הלקחים שנלמדו. זה מורכב מסיום כל הפעילויות של כל מערך התהליכים לסגירה רשמית של הפרויקט.

סקירה לאחר ביצוע כלולה גם בשלב זה. זהו שלב חיוני עבור צוות הפרויקט ללמוד מהתנסויות וליישם אותו על פרויקטים עתידיים.

עליכם להסתכל על הדברים שעבדו טוב בפרויקט ולנתח את הדברים שלא עבדו כדי להפיק לקחים.

יעדים

מטרת ניהול הפרויקט היא השלמת פרויקט מקיף העומד ביעדי הלקוח.

פיתוח שלבי הפרויקט בהצלחה

פרויקט, ללא קשר לגודלו, כולל בדרך כלל חמישה שלבים מובחנים בעלי חשיבות שווה: ייזום, תכנון, ביצוע, פיקוח ובקרה, סגירה.

פיתוח וביצוע חלקים ללא הפרעה של כל השלבים שלעיל מבטיחים הצלחת פרויקט.

תקשר ביעילות

תמיד צריך לזכור שההצלחה או הכישלון של פרויקט תלויים במידה רבה בעבודת צוות. לכן המפתח להצלחה הוא תמיד בשיתוף פעולה.

לשם כך חשיבות רבה לביסוס תקשורת טובה. מצד אחד, יש לנסח את המידע בצורה ברורה ומוחלטת, כך שכולם יבינו אותו באופן מלא. מצד שני, עליכם להיות בעלי יכולת להקשיב ולקבל משוב בונה.

השג את המטרה העיקרית של הפרויקט

המטרה העיקרית של הפרויקט חייבת להסתיים בפרק הזמן המשוער, באיכות הצפויה ובתקציב הנחשב.

אופטימיזציה של התשומות הדרושות והיישום שלהן בכדי לעמוד ביעדים המוגדרים מראש של הפרויקט היא עניין שתמיד יש מקום לשיפור.

ניתן לרפורמה ולעדכן את כל התהליכים והנהלים כדי לשפר את הקיימות של פרויקט וגם כדי להדריך את הצוות בתהליך השינוי האסטרטגי.

הפק פרויקט העוקב אחר יעדי הלקוח

פירוש הדבר יכול להיות שיש לטפל בחזון הלקוח ולבצע רפורמה, או לנהל משא ומתן עימם ביחס ליעדי הפרויקט, כדי להפוך אותם למטרות ברות השגה.

עמידה בציפיות הלקוחות ושמחתם לא רק מובילה לשיתוף פעולה מוצלח, שיכול לעזור לחסל הפתעות במהלך ביצוע הפרויקט, אלא גם מבטיח קיימות עתידית.

יתרונות

היתרון העיקרי של ניהול פרויקטים הוא בכך שהוא עוזר לכם לנהל פרויקטים בצורה יעילה. זה מאפשר פיתרון מהיר יותר של בעיות.

יעילות רבה יותר במתן שירותים

ניהול הפרויקטים מספק מפת דרכים שמעקב אחריה בקלות ומוביל לסיום הפרויקט. אחרי שאתה יודע היכן להימנע מהמורות, סביר להניח שאתה הולך לעבוד בצורה חכמה ויעילה יותר.

שביעות רצון של לקוח

כל עוד פרויקט הושלם בזמן ותקציב, הלקוח יוצא מאושר. ולקוח מאושר הוא מישהו שייראה שוב.

ניהול פרויקטים אינטליגנטי מספק את הכלים המאפשרים לקשר / לקוח / ניהול זה להמשיך.

יעילות רבה יותר במתן שירותים

אותן אסטרטגיות שאיפשרו לסיים בהצלחה פרויקט אחד יעבדו פעמים רבות גם עבור פרויקטים אחרים.

משפר צמיחה והתפתחות בתוך הצוות

תוצאות חיוביות לא רק בונות כבוד, הן לעיתים קרובות מעוררות את צוות הפרויקט להמשיך ולחפש דרכים לביצוע יעיל יותר.

גמישות מוגברת

אולי אחד היתרונות הגדולים ביותר של ניהול פרויקטים הוא בכך שהוא מאפשר גמישות. ניהול פרויקטים מאובטח מאפשר לך לצייר את האסטרטגיה שאתה רוצה לבצע כך שהפרויקט יושלם.

עם זאת, היופי של ארגון כזה הוא שאם יתגלה מסלול חכם יותר לנקוט בו, ניתן לנקוט בו. עבור עסקים קטנים ובינוניים רבים, זה לבדו שווה את מחיר הכניסה.

הערכת סיכון מוגברת

כאשר כל השחקנים עומדים בשורה והאסטרטגיה קיימת, הם יקפצו את הסיכונים הפוטנציאליים לסטירה.

ניהול פרויקטים מספק דגל אדום בזמן הנכון - לפני שתתחיל לעבוד על השלמת הפרויקט.

דוגמאות

אמריקן איירליינס

המיזוג של אמריקן איירליינס עם US Airways יצר חפיפה בטכנולוגיות ותוכניות. הם ידעו שגיליונות אלקטרוניים לא הספיקו לניהול פרויקטים ומשאבים מורכבים.

כדי להשיג נראות לסדרי העדיפויות הרחבים והעולמיים הרחבים יותר, הם החלו להשתמש בניהול פרויקטים לצורך כניסת כוח אדם, ניהול משאבים ותכנון קיבולת.

כתוצאה מכך, חברת התעופה עברה לנצל את עבודות טכנולוגיות המידע שלה מ -10% ל -20%. זה משווה להשפעה חיובית נטו של כמה מיליוני דולרים על המאזן שלך.

כעת יש להם גישה לנתונים טובים ואמינים יותר לקבלת החלטות קריטיות לגבי פרויקטים ומשאבים.

בנק רויאל

הבנק המלכותי של סקוטלנד נדרש ליישם נתונים עקביים ואמינים כדי ליידע החלטות פיננסיות ומשאבים. לכן הם בחרו בניהול פרויקטים בכדי להניע את העקביות הזו. אז הם פרשו 35 מערכות מדור קודם, יותר מ- 50 כלים מפותחים על ידי משתמש ומאות גיליונות אלקטרוניים.

עם נתונים בפורמטים שונים ומאות פרויקטים המנוהלים על ידי מערכות שונות, הם רצו לשלוט בנתונים שלהם כדי לראות את בסיס הלקוחות הכולל שלהם בצורה ברורה יותר.

תוך שנים עשר חודשים הם הצליחו לממש את המקרה העסקי שלהם ולהשיג החזר השקעה. לאורך הדרך, הם שיפרו את השקיפות והפחיתו את העלויות בכל יחידה עסקית.

הפניות

1. ויקיפדיה, האינציקלופדיה החופשית (2019). ניהול פרוייקט. נלקח מ: en.wikipedia.org.
2. מכון לניהול פרויקטים (2019). מה זה ניהול פרויקטים? נלקח מ: pmi.org.
3. קלריזן (2018). מהן המטרות של ניהול פרויקטים? נלקח מ: clarizen.com.
4. NI Business (2019). יתרונות ניהול פרויקטים. נלקח מ: nibusinessinfo.co.uk.
5. גארי פיקארילו (2019). עשרת היתרונות המובילים של ניהול פרויקטים. ניהול פרוייקטים של Bright Hub. נלקח מ: brighthubpm.com.
6. ליינה אוקווין (2018). 5 דוגמאות לניהול פרויקטים מוצלחים בעולם האמיתי. בלוג Planview. נלקח מ: blog.planview.com.