- איך הנוהל עובד?
- מלאי תקופתי לעומת מלאי תמידי
- חשבונות מלאי תמידי
- יתרון
- מאפשר חידוש מדויק
- גלה את הירידה והגניבה
- מפיק דוחות כספיים ביניים מדויקים יותר
- ניהול קרוב יותר של רמות המלאי
- שילוב עם מערכות עסקיות אחרות
- חסרונות
- עלות יישום גבוהה
- מורכבות רבה יותר
- מלאי מוקלט עשוי לא לשקף מלאי בפועל
- זמן צריכה רב יותר
- הפניות
מערכת מלאי תמידי היא שיטה חשבונאית המלאי מיד רושמת את מכירה או רכישה של מלאי באמצעות מערכות ממוחשבות ותוכנות לניהול נכסים ארגוניים.
זה מציג תצוגה מפורטת למדי של שינויים במלאי עם דוחות מיידיים על כמות המלאי במלאי, ומשקף במדויק את רמת הסחורה הזמינה.
מלאי תמידי הוא השיטה המועדפת על מעקב אחר מלאי, מכיוון שהיא יכולה להביא ללא הרף תוצאות מדויקות למדי, אם היא מנוהלת כראוי.
כעסק, בעל מלאי רב ממה שאתה צריך הוא יקר ויכול להוביל לבזבוז. מצד שני, בעל מעט מדי פירושו שאתה מסתכן באכזבת לקוחות ולאבד הכנסות ממכירות למתחרים שלך.
מכיוון שתוכנת מלאי תמידית תמיד מעודכנת, יש לך ראות מיידית לרמות המלאי, ומאפשרת לך להגיב מהר יותר לשינויים בביקוש.
איך הנוהל עובד?
באמצעות מערכת המלאי התמידית, חברה מעדכנת באופן רציף את רישומי המלאי, מביאה בחשבון את התוספות והחסרות שלה לפעילויות כגון:
- פריטי מלאי שנרכשו.
- סחורה שנמכרת מהמלאי.
- חומרים שנלקחו מהמלאי שישמשו לייצור.
- פריטים שהושלכו.
המערכת פועלת באופן מושלם כאשר היא משולבת למסד נתונים ממוחשב, המתעדכן בזמן אמת על ידי צוות המחסנים באמצעות סורקי ברקודים או על ידי אנשי מכירות המשתמשים במסופי נקודת מכירה.
מלאי תקופתי לעומת מלאי תמידי
באופן מסורתי, אם רצית לדעת כמה פריטים זמינים במחסן, היית צריך לבצע ספירה פיזית ולהתיישב עם מערכות ידניות או אוטומטיות מבוססות אצווה.
חברות היוו פיזית את המלאי בסוף תקופה מוגדרת, ונתוני המלאי עודכנו באותה עת. זה ידוע כמערכת מלאי תקופתית, מכיוון שהמידע מתעדכן מדי פעם.
מערכת המלאי התמידית משתמשת בתוכנות לניהול מלאי ותהליכים המאפשרים עדכון בזמן אמת של תנועת המלאי.
עובדים משתמשים בסורקי ברקוד כדי לרשום מכירות, רכישות או החזרות בזמן שהם מתרחשים.
מידע זה נשלח למסד נתונים המתעדכן ללא הרף בכדי לרשום כל שינוי. עדכון המלאי התמידי הוא זה שנותן למערכת את שמה ומבדיל אותה מהגישה התקופתית.
חשבונות מלאי תמידי
תחת מערכת זו, אין צורך לקיים חשבון רכישה מכיוון שחשבון המלאי מחויב ישירות בכל רכישת סחורה.
החשבונות שיש לפרסם במערכת זו הם:
- כאשר נרכשים סחורה כדי לאחסן אותה במלאי:
- כאשר הוצאות כגון הובלה, ביטוח וכו 'מתווספות לעלות הסחורה:
- אם הסחורה מוחזרת לספק:
- כאשר הסחורה נמכרת:
- אם הסחורה מוחזרת על ידי לקוחות:
- כאשר נמצא הבדל בין סכום חשבון המלאי לספירה הפיזית:
יתרון
מאפשר חידוש מדויק
שינויים במלאי נרשמים בזמן אמת, בעת קנייה ומכירה של מלאי. זה מאפשר לך להפיק דוחות שמזהים מייד פריטי מלאי שהולכים ונמוכים.
גלה את הירידה והגניבה
במערכת מלאי תקופתית, מלאי מותאם בסוף התקופה, ומאמת את ספירת המלאי הפיזי. זה מסתיר כל שגיאה בגניבה, ירידה או אפילו ספירה, כאשר התאמה זו מועברת לחשבון עלות הסחורה שנמכרה.
מערכת תמידית תשווה את ערך המלאי במערכת עם ספירת סוף התקופה ותאפשר לך לבדוק כל אי התאמות.
מפיק דוחות כספיים ביניים מדויקים יותר
מכיוון שבמערכת המלאי התקופתית ערכי המלאי לא משתנים במהלך התקופה, גם חשבון המלאי במאזן וגם עלות חשבון הסחורה שנמכרו בדוח רווח והפסד אינם נכונים לאורך התקופה. פרק זמן.
מערכת תמידית שומרת על נכונים אלה ומספקת מערך דוחות כספיים מדויק יותר לאורך התקופה.
ניהול קרוב יותר של רמות המלאי
רמות המלאי תמיד נכונות וניתן לגשת אליהם באופן מקוון בכל עת. אתה יכול לחשב נכון את שיעור המחזור שלך כדי לדעת אם המכירות מאטיות או שמוצרים כבר לא נמכרים במהירות.
שילוב עם מערכות עסקיות אחרות
מידע מלאי בזמן אמת חיוני עבור צוותי הכספים והחשבונאות. שילוב מערכת המלאי במערכות פיננסיות מסייע להבטיח דיווחי מיסוי ורגולציה מדויקים.
מוכרים יכולים לספק חווית לקוח טובה יותר, תוך השפעה ישירה על המוניטין שלהם. שילובו במערכות סחורה מעניק לצוות זה תמונת מצב נוכחית של מה שמוכר ומה לא.
חסרונות
עלות יישום גבוהה
כדי להשתמש במערכת המלאי התמידית, על עסק להתקין תחילה ציוד ותוכנה מיוחדים. זה דורש השקעה ראשונית גדולה, הרבה משאבים וזמן ליישום נכון של המערכת.
לאחר התקנת הציוד והתוכנה הדרושים, תחזוקתם והעדכוניהם הרגילים ימשיכו להיות חובה, ויעלו עסקים עוד יותר.
מורכבות רבה יותר
זה מחייב חברות להציע הכשרה לכל אחד מהעובדים בגלל מורכבות המערכת.
עובדים יזדקקו להכשרה כיצד להשתמש בתוכנה הייחודית של החברה ויזדקקו גם להכשרה בשימוש בציוד מיוחד, כמו סורקים.
מלאי מוקלט עשוי לא לשקף מלאי בפועל
זה יכול להוות חיסרון לעסקאות שיפרסמו ברגע שהן מתרחשות, מכיוון שמלאי שפורסם עשוי לא לשקף מלאי בפועל לאורך זמן.
הסיבה לכך היא שבמערכת מלאי תמידית, ספירת מלאי פיזית אינה משמשת לעתים קרובות.
עם מספר גדול יותר של אנשים שנכנסים לעסקאות במערכת, החברה נוטלת על עצמה סיכון גדול יותר לטעות עקב טעות אנוש.
זמן צריכה רב יותר
באמצעות מערכת המלאי התקופתית, חברות מקצות זמן מסוים לרשום מלאי.
ניתן לרשום אותם מדי שבוע, חודשי או אפילו שנתי. זה הופך את מערכת המלאי התקופתית לזמן רב פחות ממערכת המלאי התמידית.
באמצעות המערכת התמידית, יש לרשום כל עסקה באופן מיידי. על מבקרי החשבון לבדוק את העסקאות כדי לוודא שהם נכונים ועדיין צריך לעשות מלאי פיזי כדי למצוא אי התאמות במספרים.
הפניות
- סטיבן בראג (2017). מערכת מלאי תמידית. חשבונאות CPE קורסים וספרים. נלקח מ: accountingtools.com.
- Investopedia (2018). מלאי תמידי. נלקח מ: investopedia.com.
- חשבונאות לניהול (2017). מערכת מלאי תמידית. נלקח מ: accountingformanagement.org.
- אורקל נטסיט (2018). מדוע להשתמש במערכת מלאי תמידית? נלקח מ: netsuite.com.
- אנג'י מוהר (2018). היתרונות של מערכת המלאי התמידית. עסקים קטנים - Chron.com. נלקח מ: chron.com.
- טניה רוברטסון (2018). החסרונות של מערכת המלאי הרציפה. עסקים קטנים - Chron.com. לקוח מ: smallbusiness.chron.com.