מערכת מלאי תמידי היא שיטת חשבונאות המלאי, אשר מתעדת את המכירה או הרכישה של המלאי מיד באמצעות נקודת המכירה ממוחשב או מערכות כניסת צו ותוכנות לניהול נכסים ארגוניים.
המלאי התמידי מספק תצוגה מפורטת מאוד של שינויים במלאי, תוך דיווח מיידי של כמות המלאי במחסן, ובכך משקף במדויק את רמת הפריטים הזמינים.
מקור: pixabay.com
מערכת מלאי זו עדיפה על מערכת המלאי התקופתית הישנה מכיוון שהיא מאפשרת מעקב מיידי אחר מכירות ורמות המלאי של פריטים בודדים, ועוזרת להימנע ממלאי.
אין צורך להתאים באופן ידני מלאי תמידי על ידי רואי החשבון של החברה, אלא במידה שספירת המלאי הפיזית אינה מסכמת בגלל אובדן, שבירה או גניבה.
מלאי קבוע הוא השיטה המועדפת על מעקב אחר המלאי, כאילו שהיא מנוהלת כראוי היא יכולה לייצר תוצאות מדויקות למדי באופן שוטף.
מאפיינים
מלאי קבוע מתאר מערכות מלאי בהן מידע על כמות המלאי וזמינותו מתעדכן כל העת כפונקציה של העסק.
זה מושג על ידי חיבור מערכת המלאי למערכת הזנת הזמנות, כגון סורקי ברקוד אלחוטיים, ובחנויות, עם מערכת מסוף נקודת המכירה. לכן מלאי הספרים יהיה זהה או כמעט שווה למלאי בפועל.
זה פחות יעיל כאשר מתפרסמים שינויים בכרטיסי המלאי, שכן קיימת אפשרות משמעותית כי לא יתבצעו ערכים, לא יתבצעו בצורה שגויה או שלא יתבצעו במועד.
במסגרת מערכת המלאי התמידית, חברה מעדכנת ברציפות את רישומי המלאי שלה כדי לחשב על תוספות מלאי וחיסור פעילויות כגון:
- פריטי מלאי שהתקבלו.
- מוצרים במלאי נמכרו.
- פריטים עברו ממקום למקום.
- חומרים שישמשו בתהליך הייצור.
- פריטים שהושלכו.
הנוסחה של מערכת המלאי התמידית היא פשוטה מאוד: מלאי מתחיל (נלקח בדרך כלל מספירה פיזית) + קבלות - משלוחים = מלאי סיום.
הבדלי מלאי
למערכת מלאי תמידית יש את היתרון בכך שהיא מספקת מידע מעודכן על מאזן מלאי ודורשת רמה נמוכה יותר של ספירת מלאי פיזית.
עם זאת, רמות המלאי המחושבות על ידי מערכת זו עשויות להיות שונות בהדרגה מרמות המלאי בפועל.
זה נובע מעסקאות או גניבה שלא נרשמו, ולכן יש להשוות את יתרות הספרים מדי פעם לסכומים הזמינים בפועל, תוך שימוש בספירת מחזורים, והתאמת יתרת הספרים בהתאם לצורך.
עלות סחורה שנמכרה
תחת המערכת הקבועה ישנם עדכונים רציפים בעלות חשבון הנמכר בסחורה ככל שמתבצעת כל מכירה. המשמעות היא שקל להשיג עלות מדויקת של הסחורה שנמכרה לפני תום התקופה החשבונאית.
רכישות
רכישות מלאי מתפרסמות בחשבון מלאי חומרי הגלם או בחשבון הסחורה, תלוי באופי הרכישה, כאשר קיימת גם רשומת רשומות פרטנית שנשמרת עבור כל פריט מלאי.
מעקב אחר עסקאות
הרבה יותר קל לעקוב אחר חקירות במערכת מלאי תמידית. במערכת זו כל העסקאות זמינות בפירוט ברמה האישית.
ניתן לגשת לדוחות מלאי באופן מקוון בכל עת. זה מקל על ניהול רמות המלאי ואת המזומנים הדרושים לרכישת מלאי נוסף.
מכיוון שמערכת המלאי התקופתית מתעדכנת רק מדי פעם, למנהלים אף פעם אין מידע פיננסי מעודכן ומדויק עליהם ניתן לבסס את החלטות הרכישה או הייצור שלהם.
יתרונות וחסרונות
יתרון
היתרון העיקרי הוא לספק למנהלים נתונים סטטיסטיים רלוונטיים על מצב החברה, במועד.
סכום עלות הסחורה שנמכרה ויתרת חשבון המלאי זמינים בכל עת. מידע זה חשוב מאוד לשיפור מדיניות הרכישה והכנת דוחות כספיים לטווח קצר.
למרות ששגיאות מלאי יכולות להתרחש כתוצאה מאובדן, שבירה, גניבה, מעקב שגוי של מלאי או שגיאות סריקה, ישנם יתרונות רבים לשימוש במערכת זו:
- שמרו על שליטה רבה יותר על המלאי הפיזי על ידי השוואת האיזון בפועל לרישומי הספרים.
- גלה ללא דיחוי כל בעיה לפני שהיא הופכת לענקית, כמו גניבה, נזק או דליפות מלאי.
- למנוע גרביונים. היעדר מלאי פירושו שמוצר לא במלאי.
- לספק לניהול הבנה מדויקת יותר של העדפות הלקוח.
- אפשר לניהול לרכז את מערכת ניהול המלאי למספר מיקומים.
- ספק דיוק רב יותר, שכן כל פריט מלאי נרשם בנפרד בספר הכללי.
- צמצם את ספירת המלאי הפיזי, ואינו דורש כיבוי פעילויות עסקיות שגרתיות במהלך ספירה פיזית.
חסרונות
- במקרה של הנהלת חשבונות ידנית, השימוש במערכת המלאי התמידית גוזל זמן. זה יכול להוביל גם לטעויות רבות בכל תקופת חשבונאות. ניתן לפתור בעיה זו רק על ידי יישום מערכת הנהלת חשבונות ממוחשבת.
- השימוש במחשבים ותוכנות הנהלת חשבונות יכול להיות יקר למדי לעסקים קטנים.
- ניהול חשבונות מלאי תחת מערכת קבועה הוא יקר וארוך זמן.
- מערכות מלאי קבועות יכולות להיות פגיעות לטעויות בגלל הערכות יתר או הערכות יתר. אלה יכולים להתרחש כתוצאה מגניבה, שבירה, שגיאות סריקה או תנועות מלאי שלא הובאו, מה שמוביל לשגיאות חידוש.
דוגמא
דוגמה למערכת מלאי תמידית היא מחלקת משלוח וקבלה סחורה מודרנית. כל תיבה שמתקבלת נסרקת למערכת הנהלת החשבונות ולכן מתווספת אוטומטית ליתרת המלאי.
מוצרים שנשלחו ללקוחות מסומנים בברקוד וסורקים כשיוצאים ממעגן המשלוח. זה מוציא אותם אוטומטית ממערכת הנהלת החשבונות וגורם לירידה במלאי.
כפי שניתן לראות, מערכת מודרנית זו מתעדכנת בזמן אמת. אין צורך לעבד את העסקאות בקבוצות כמו במערכת מלאי תקופתית. כתוצאה מכך, כל הדוחות תמיד יהיו עדכניים לבדיקה על ידי צוות ההנהלה.
הפניות
- סטיבן בראג (2018). מערכת מלאי תמידית. כלי חשבונאות. נלקח מ: accountingtools.com.
- סטיבן בראג (2019). ההבדל בין מערכות המלאי התקופתיות והתמידות. כלי חשבונאות. נלקח מ: accountingtools.com.
- ג'יימס צ'ן (2018). מלאי תמידי. נלקח מ: investopedia.com.
- ויקיפדיה, האינציקלופדיה החופשית (2019). מלאי תמידי. נלקח מ: en.wikipedia.org.
- קורס החשבונאות שלי (2019). מהי מערכת מלאי תמידית? לקוח מ: myaccountingcourse.com.