מערכת מלאי: סוגים, שיטות ודוגמאות - דודס - 2025

מערכת המלאי היא מערכת ניטור כי דיווחים על כמות חומרי גלם, אספקה או מוצרים מוגמרים זמינים. זה מבטיח שכמות החומרים הנכונה, באיכות הנכונה, זמינים במקום הנכון ובזמן הנכון.

מערכת זו מתעדכנת בכל פעם שנמכר פריט או משתמשים בחומרי גלם לייצור מוצר, על מנת לדעת מה זמין למחרת. זה גם מאפשר לך להזמין מוצרים מראש, בכדי שיהיה לך כל מה שאתה צריך בכל עת.

מקור: pixabay.com

כשאנשים חושבים על מערכת מלאי, מקובל לקשר אותה לתעשייה הקמעונאית. עם זאת, למרות שחנויות דורשות מערכת מלאי אפקטיבית כדי לפעול בהצלחה, היא משמשת גם בסוגים רבים של עסקים אחרים, כגון ייצור, שירותים, שירותי בריאות, ממשל וחינוך.

כחלק משרשרת האספקה, מערכת המלאי כוללת היבטים כמו בקרה ופיקוח על רכישות (הן מספקים והן מלקוחות), תחזוקת אחסון מלאי, בקרה על כמות המוצרים למכירה ומילוי פקודות.

חֲשִׁיבוּת

מערכת מלאי יעילה היא מרכיב הכרחי בכל פעולת קמעונאות או ייצור. מטרתו העיקרית היא שמירה מדויקת על הספירה הפיזית של מוצרים, חומרים וחומרים המאוחסנים במחסן.

חלק מהאלמנטים הקריטיים ביותר במערכת מפותחת הם תיאורי פריטים, מערכת מספור, סטנדרטיזציה של יחידות מידה ותיוג מדויק של פריטים.

לאחר הקמתה, ניתן להשתמש במערכת המלאי לבקרה ותחזוקה של סחורות מאוחסנות כדי להבטיח שהמלאי לא יאבד לקלקול או לגניבה.

הידיעה מתי להזמין מחדש, כמה להזמין, היכן לאחסן מלאי וכו 'יכולה להפוך במהירות לתהליך מורכב. כתוצאה מכך חברות רבות דורשות תוכנה או מערכת לניהול מלאי, עם יכולות גדולות יותר מאשר בסיסי נתונים פשוטים ונוסחאות ידניות.

זה חיוני לבקרת עלויות הרכישה ולעמידה ביעדי שירות הלקוחות. בעוד שתוכנת לניהול מלאי היא כלי ניהול שימושי, המפתח למערכת טובה טמון בחוסן של הנהלים הנוצרים.

מהי מערכת בקרת מלאי?

מערכת בקרת מלאי מתייחסת לאסטרטגיות בהן חברות משתמשות כדי להבטיח שיכולות להיות להם אספקה ​​מספקת של חומרי גלם לייצור ומוצרים מוגמרים למכירה, תוך צמצום עלויות המלאי.

אחסון מלאי עודף הוא יקר, מכיוון שלרוב ניתן לנצל טוב יותר את השטח והמשאבים הכספיים המושקעים במוצרים בתחומים אחרים.

עם זאת, יחד עם זאת, מלאי נמוך יכול לגרום לכיבוי ייצור יקר או עיכובים בהגשמת הסדר. מערכות בקרת מלאי עוזרות לחברות למצוא את האיזון העדין בין מעט מדי לבין יותר מדי מלאי.

לשם מה זה?

מערכות בקרת מלאי מסייעות במעקב אחר המלאי ומספקות את הנתונים הדרושים לבקרה ולניהולו.

זהו פיתרון טכנולוגי שמשלב את כל ההיבטים בפעילות המלאי של הארגון, כולל משלוח, רכישה, קבלה, אחסנה, מחזור, מעקב וארגון מחדש.

מערכת בקרת מלאי טובה משיגה את כל זה על ידי נקיטת גישה הוליסטית למלאי ועל ידי כך שהיא מאפשרת לחברות להשתמש בפרקטיקות המיטבות את הפרודוקטיביות והיעילות בכל שרשרת האספקה.

מצד שני, היא שומרת על המלאי הנכון, במיקומים הנכונים, על מנת לעמוד בציפיות הלקוח.

ללא קשר לסוג מערכת בקרת המלאי שתבחר, וודא שהיא כוללת מערכת לזיהוי פריטי מלאי ומידע שלהם, כולל תוויות ברקוד.

חשוב גם שהוא יכלול כלי חומרה לסריקת תוויות ברקוד, מסד נתונים מרכזי לכל המלאי, בתוספת היכולת לנתח נתונים, להפיק דוחות ולחזות את הביקוש.

אסטרטגיות מלאי

אסטרטגיות ניהול מלאי מתאימות משתנות בהתאם לענף. מחסן נפט יכול לאחסן כמויות גדולות של מלאי לפרקי זמן ארוכים, ולאפשר לך לחכות לביקוש להתאוששות.

אמנם אחסון נפט הוא יקר וקשה, אך אין שום סכנה שמלאי ייפגע או יימצא מפרט.

עם זאת, עבור חברות העוסקות במוצרים או מוצרים מתכלים שהביקוש שלהם רגיש מאוד בזמן, אין זו אפשרות לצבור מלאי. הערכת שגויה של תזמון או כמות ההזמנות יכולה להיות יקרה מאוד.

סוגים

-מערכת מלאי תמידית

בעזרת מערכת מלאי תמידית, רישומי המלאי מתעדכנים ללא הרף, סופרים תוספות וחיסורים ככל שמוצרי המלאי מתקבלים, נמכרים, מועברים ממקום אחד למקום אחר, נבחרים לצריכה ומושלכים.

ארגונים מסוימים מעדיפים מערכת מסוג זה מכיוון שהיא מספקת מידע מלאי עדכני ומטפל טוב יותר בספירות מלאי פיזיות.

מערכת המלאי התמידית מועדפת גם על מעקב אחר מלאי, מכיוון שהיא כל הזמן מספקת תוצאות מדויקות כאשר היא מנוהלת כראוי.

מערכת מסוג זה פועלת בצורה הטובה ביותר כאשר משתמשים יחד עם מלאי מחסן בבסיס נתונים עם כמויות מלאי ומיקומי מדף שעודכנו בזמן אמת על ידי עובדים, באמצעות סורקי ברקוד.

אתגרים להתגבר עליהם

ישנם כמה אתגרים הקשורים למערכת מסוג זה. ראשית, מערכת זו אינה ניתנת לתחזוקה ידנית ומחייבת ציוד ותוכנה ייעודיים, וכתוצאה מכך עלות יישום גבוהה יותר, במיוחד עבור חברות עם מספר מיקומים או מחסנים.

עדכונים ותחזוקה חוזרים ונחוצים נחוצים למערכת המלאי התמידית, שיכולה גם להיות יקרה.

אתגר נוסף בשימוש במערכת מסוג זה הוא שככל שחולף הזמן ייתכן שהמלאי המוקלט לא ישקף את המלאי בפועל, מכיוון שלא נעשה שימוש בספירת מלאי פיזית תכופה.

התוצאה היא שרשומי המלאי מושפעים משגיאות, פריטים גנובים או פריטים סרוקים שלא כהלכה, וגורמים להם לא להתאים לספירת מלאי פיזית.

-מערכת מלאי רגילה

מערכת המלאי התקופתית אינה עוקבת אחר מלאי באופן רציף, אלא מאפשרת לארגונים לדעת את רמות המלאי של ההתחלה והסיום, לאורך פרק זמן מסוים.

מערכת זו עוקבת אחר מלאי באמצעות ספירות פיזיות. לאחר השלמת המלאי הפיזי, יתרת חשבון הרכישה מתווספת לחשבון המלאי ומותאמת להתאמה לעלות מלאי הסיום.

עסקים יכולים לבחור לחשב את עלות מלאי הסיום באמצעות LIFO, FIFO או שיטה אחרת של חשבונאות מלאי, תוך התחשבות בכך שמלאי התחלתי הוא סיום מלאי מהתקופה הקודמת.

ישנם גם כמה חסרונות בשימוש במערכת מלאי תקופתית. ראשית, בזמן שמספר המלאי הפיזי מסתיים, פעילויות עסקיות רגילות כמעט מושעות. כתוצאה מכך עובדים יכולים לבצע ספירות גופניות במהירות, בגלל אילוצי זמן.

שגיאות והונאות יכולות להיות תכופות יותר במערכת זו, מכיוון שאין בקרה רציפה על המלאי. קשה יותר לזהות היכן מתרחשים אי התאמות בספירות המלאי, מכיוון שחלף זמן רב בין הספירות.

כיצד ליישם מערכת מלאי בחברה?

- פיתוח מערכת אחסון

ארגן מוצרים

הדבר הראשון הוא לארגן את המוצרים המאוחסנים שלך כך שתוכל לגשת בקלות לספור כל פריט במלאי שלך. יש צורך לתייג הכל כך שניתן יהיה לזהות אותו בקלות ולהניח את החומרים במקום הנכון.

היעילות של מערכת המלאי תלויה במידה רבה ברמת הדיוק של ספירת הפריטים שיש להמציא. ספירה שגויה עלולה לגרום לאי התאמה חשבונאית, להוביל להפרעות יתר ולייצור יתר.

דרישות אחסון

הדבר הבא הוא לחשב את הממדים הפיזיים הדרושים לאחסון המלאי. זה יכול להיות מחסן שלם או ארון קטן, תלוי בגודל המוצרים או החומרים ונפח המכירות.

יש לקחת בחשבון גם כל תנאים מיוחדים הנדרשים לאחסון, כגון בקרת טמפרטורה או לחות.

יש למלא מלאי ביעילות כדי לשפר את ניהולו. כל אחד מהפריטים צריך להיות ממוקם כך שזו עם המחזור הגבוה ביותר היא הנגישה ביותר.

יש לקחת בחשבון גם השלכת פריטים מיושנים שנמכרים לעתים רחוקות.

שקול מערכת ברקוד

אם יש לך כמות גדולה של מלאי, תצטרך דרך כלשהי למעקב אחר הפריטים. הדרך הקלה ביותר לעשות זאת היא באמצעות מערכת ברקוד. אם יש לך מעט סוגים של פריטים, אתה יכול להשתמש במערכת חזותית.

קח מלאי

הרכבת עובדים

האנשים שעובדים על המלאי הם ההיבט הקריטי ביותר של המערכת. אם הם לא מאומנים או בטוחים מי צריך לנקוט בפעולה, היעילות והדיוק של ההנהלה יסבלו.

יש להכשיר עובדים בכל ההיבטים של מערכת המלאי, כמו מה שצריך לעשות בכל נקודה, מי צריך לעשות את זה וכיצד לתעד אותה.

בצע ספירות תקופתיות

התדירות בה נלקח המלאי תשפיע משמעותית על הדיוק של מערכת המלאי. סוגים מסוימים של פעולה ידרשו מרווחי מלאי תכופים יותר מאחרים.

חשוב קודם להתמקד בפריטים הקריטיים ביותר. לדוגמה, אתה יכול להגדיר פריטים בעלי עדיפות גבוהה כאלו המהווים 80% מהמכירות. לאחר מכן, ניתן ליצור קטגוריות בעדיפות בינונית ונמוכה עבור פריטים עם פחות מכירות. זה ימנע מבזבוז זמן על ספירת פריטים עם מכירות נמוכות.

- ליישר מלאי

התאם את הנתונים

יש להתאים את המלאי עקב גניבה, התיישנות, הידרדרות או נזק. הפחתת המלאי תסביר את ההבדל בין ספירת המלאי הפיזית למלאי שנרשם בספרים.

פונקציות נפרדות

ניהול מלאי מחייב הן ניהול מלאי פיזי, כמו ספירת מלאי והעברת מלאי, וכן משימות ניהוליות, כמו למשל הגשת התיעוד והחשבונאות המתאימים.

יש לטפל בשתי פונקציות אלה על ידי מחלקות שונות, ובכך להפחית את הסיכון לגניבה.

שפר את ניהול המלאי

בצע אופטימיזציה לרמות המלאי

יש לשמור על רמות מלאי ברמה הנכונה בכדי למקסם את הרווחים ולהפחית הפסדים.

שמירה על מלאי רב מדי מגדילה את הסיכון להתיישנות, נזק וקלקול, תוך אי שמירה מספקת פירושה אובדן הזדמנויות מכירה.

פרוס תוכנה

למרות ששימוש בגיליון אלקטרוני יכול לעבוד עבור עסק קטן, עסקים גדולים יזדקקו לתוכנת ניהול מלאי.

ניתן לשלב את המערכת עם תוכנה עסקית אחרת כדי ליצור מערכת משולבת ולבצע פעולות אוטומטיות.

שיטות וכלים לבקרת מלאי

בקרת מלאי של ABC

לא רצוי להיות באותה מידה של שליטה על כל פריטי המלאי, מכיוון שכל אחד משתנה בהתאם לערך הצריכה השנתי שלו.

לפיכך, שיטה זו של בקרת מלאי משמשת לקביעת החשיבות של כל פריט במלאי בהתאם לערך הצריכה השנתי שלו. הם מסווגים כ- A, B ו- C.

פריטים בעלי ערך גבוה מסווגים כ- "A". בדרך כלל הם מהווים 15% -25% מכלל פריטי המלאי, המהווים 75% -80% מערך הצריכה השנתי. יש לשמור על שליטה קפדנית על פריטים אלה.

קטגוריה "B" מורכבת מפריטים בעלי ערך צרכני נמוך יותר. זה מורכב מ 20% -30% מכלל פריטי המלאי, המהווים 10% -15% מערך הצריכה השנתי. יש לשמור על שליטה סבירה על פריטים אלה.

פריטים פחות חשובים במלאי מסווגים כ- "C". זה מורכב מ- 45% -65% מכלל פריטי המלאי, המהווים 5% -15% מערך הצריכה השנתי. בשל הערך הנמוך של פריטים אלה, נשמרת בקרה מועטה עליהם.

שיטת תלת מגש

זה מבוסס על הרעיון של מערכת Kanban, המשמשת יצרנים יפנים, המסדירה את אספקת הפריטים באמצעות כרטיס המציג סט מפרטים.

מרכזי עבודה מציגים כרטיס זה כאשר הם רוצים לשלוף מלאי ממגשי האספקה.

כל שלושת המגשים, אחד בקומת המפעל, אחד במחסן והשלישי במתקן הספקים, מצוידים היטב בכרטיס קאנבן למעקב אחר תנועת המלאי.

לאחר השימוש במלאי מהמגש שהונח על רצפת הצמח, הוא מחודש ממגש האחסון. בהמשך, מגש המחסן נשלח לספק למילוי המלאי השמור. מייד הספק ייצר מלאי נוסף למילוי הפח הריק שלהם.

בדיוק בזמן

זוהי שיטה בה נרכשים חומרים כמה שעות לפני השימוש. חברות אלו מאומצות על מנת להפחית עומס מלאי מיותר, למקרה שהביקוש יהיה פחות מהמלאי המתוכנן.

מטרת שיטה זו היא להגדיל את מחזור המלאי ולהפחית את עלות אחזקת האחסון.

לכן זה מבטל את הצורך בסחיבת מלאי גדול. כדי לקצור את היתרונות של שיטה זו, חייב להיות תזמון נכון בין מסירת החומרים למחזור הייצור.

מערכת ממוחשבת

כלי זה משלב במערכת יחידה את כל הפונקציות הכרוכות בניהול מלאי. תוכנה מסוג זה מאפשרת לחברה לשלוט ברמות המלאי על ידי עדכון אוטומטי של מלאי, רישום משיכות ובדיקת יתרות.

ניתן למקסם את היתרונות שלך כשאתה משלב את מערכת בקרת המלאי שלך עם מערכות אחרות, כגון חשבונאות ומכירות, שעוזרות לך לשלוט טוב יותר ברמות המלאי.

כמות הזמנה קבועה

בשיטה זו קבועות רמות המלאי המקסימליות והמינימליות. ניתן לחדש אוטומטית את כמות המלאי המרבית הקבועה כאשר רמת המלאי מגיעה לרמת המלאי המינימלית או לנקודת הסדר מחדש.

על החברה לקבוע את נפח המלאי המרבי והמינימלי, בהתאם לשטח האחסון ומגמת המכירות.

שיטה זו מסייעת בהפחתת שגיאות בהזמנה מחדש ובניהול יעיל של קיבולת האחסון.

דוגמאות

NetSuite ERP

מערכת זו מיועדת לבקרת מלאי, ללא קשר לנפח או למיקום. זה מאפשר לך לעמוד בציפיות שירות לקוחות או לספק הזמנות עבודה למחסן.

באמצעות הכלים והתכונות המובנים שלה, ניתן לעקוב אחר המלאי במספר מיקומים, וכן לבצע מעקב אחר הזמנות ומלאי בטיחות.

הפיתרון מיועד לחברות בינוניות וגדולות, מבטיח שיש לך נפח מלאי גדול שיעמוד בדרישות ההזמנה בכל עת.

מלאי Zoho

מה שתעריך מייד במערכת ניהול מלאי זו היא שהיא חלק מחבילת היישומים של פרודוקטיביות עסקית של Zoho, אחד המותגים הנפוצים ביותר בתחום התוכנה הארגונית.

היתרון הגדול של מלאי Zoho על פני מערכות אחרות הוא תאימותה ליישומי פריון אחרים של Zoho, המאפשרת העברת נתונים יציבה על פני מוצרי Zoho.

משמעות הדבר היא שאתה יכול לנהל מלאי, מכירות, משאבי אנוש ולנהל קשרי לקוחות, באמצעות פלטפורמה יחידה.

ספרים מהירים

בעוד ש- QuickBooks ידועה בעיני רבים כתוכנות הנהלת חשבונות מצוינות, כלי ניהול המלאי שלה מסוגל להתעדכן בכלים הטובים ביותר לניהול מלאי בשוק.

בהתחשב בכך שעסקים עוסקים במכירת פריטים או שירותים, אז הגיוני שפתרון תוכנת הנהלת חשבונות יוכל לנהל את כל הפריטים הללו.

ראשית, QuickBooks דואג לעדכן את כמויות המלאי הנרכשות או הנמכרות. מבט מהיר על תכונה זו אמור לאפשר לך לדעת בקלות מה מוכר, ואז לדעת מה צריך לסדר מחדש.

בזמן שאתה נוטה למשימות אחרות, QuickBooks פועל ברקע בכדי להביא ערכי מלאי למאזן.

הפניות

1. ניקול פונטיוס (2019). 4 סוגים של מערכות בקרת מלאי: תמידי לעומת בקרת מלאי תקופתית ומערכות ניהול המלאי התומכות בהן. קוד קוד. נלקח מ: camcode.com.
2. Business Jargons (2019). מערכת בקרת מלאי. נלקח מ: businessjargons.com.
3. מייקל ר 'לואיס (2019). כיצד לפתח מערכת מלאי. Wiki איך. נלקח מ: wikihow.com.
4. אנאם אחמד (2018). מהן מערכות מלאי? ביזפלואנט. נלקח מ: bizfluent.com.
5. TradeGecko (2019). מהי ניהול מלאי? נלקח מ: tradegecko.com.
6. אדם הייז (2019). ניהול מלאי. Investopedia. נלקח מ: investopedia.com.
7. הפניה לעסקים (2019). מערכות בקרת מלאי. נלקח מ: referenceforbusiness.com.
8. כספים ברשת (2019). 10 מערכות ניהול מלאי הטובות ביותר לשנת 2019. נלקח מ: financesonline.com.