- פרופיל חובה
- הכישורים הדרושים
- האזינו באופן פעיל
- הבנת הנקרא
- ניהול זמן
- יודע לדבר
- כְּתִיבָה
- חשיבה ביקורתית
- למידה יזומה
- תֵאוּם
- סקירה
- מאפיינים
- אחריות
- תשומת לב למנהלים
- אינטראקציה פנימית וחיצונית
- תמיכה מנהלית
- הפניות
ומזכירו האישי הוא עבודה או מקצוע המשמש כדי לספק תמיכה מקסימלית לעובדים בדרג גבוה בחברה או בארגון. הוא יהיה זה שיארגן וישמור על לוח הזמנים של המנהלים ויסייע להם לבצע מגוון רחב של משימות אדמיניסטרטיביות.
המטרה היא לתרום ליעילות הכוללת של העסק על ידי הבטחה כי כל המשימות הניהוליות שהוטלו עליכם יבוצעו בצורה יעילה ומועד. מזכירה היא האדם המעניק תמיכה אדמיניסטרטיבית. הם יכולים לבצע משימות כמו כתיבה ותיוק, מענה לטלפון והעברת הודעות.
מקור: pixabay.com
מצד שני, מזכיר הביצוע, או העוזר המנהלי, מבצע גם חלק מאותן פעילויות, יחד עם תיאום המשרד, חקר מוצרים, אינטראקציה עם ספקים, הזמנת מוצרים ויצירת בסיס נתונים. .
מזכירות מנהלים בדרך כלל מקבלות משכורות גבוהות יותר ממזכירות מכיוון שהן ממלאות תפקידים ברמה גבוהה ומזרזות את הפרודוקטיביות של המשרד.
פרופיל חובה
- תואר ראשון במנהל עסקים או תחומים קשורים.
- ניסיון מוכח כמזכיר מנהלים או כתפקיד ניהולי דומה.
- חייב להיות מוסמך בטיפול ב- Microsoft-Office באופן מקיף, ובתוכנות Back Office, למשל מערכות ERP.
- ידע מעמיק בניהול משרדים ונהלי חשבונאות בסיסיים, כמו גם אוצר המילים הטכני הרלוונטי המשמש בענף.
- הכרות עם שיטות מחקר בסיסיות וטכניקות דיווח.
- כישורי ניהול ארגוניים וזמנים מעולים.
- מיומנויות תקשורת ומשא ומתן מצטיינות.
- יושר וסודיות.
מזכירי הנהלה חייבים להיות אנשי מקצוע מהירים עם כישורי ניהול זמן רב ויכולת ריבוי משימות. רק בשקידה ובכישוריהם בעבודה, מנהלים יכולים להתמקד באחריות הניהולית שלהם בלי לדאוג למשימות אחרות.
מנהלים רבים סומכים מאוד על מזכירת המנהל שלהם כדי לתאם משימות יומיומיות ולשמור עליהם על לוח הזמנים. טקטיקה ואסרטיביות נדרשים כדיילות בזמנו של המנהל.
הכישורים הדרושים
על מזכירי הנהלה להיות בקיאים במיומנויות בסיסיות כמו כתיבה, דקדוק, איות וניקוד, ובעלי ניסיון בשימוש בציוד משרדי ויישומי תוכנה נפוצים כמו עיבוד תמלילים, גיליונות אלקטרוניים וגרפיקה.
באותה מידה עליהם להיות בעלי כישורי ניהול זמן מעולים ויכולת להתמודד ביעילות עם תחומי אחריות שונים.
מצד שני, מזכיר מנהלים זקוק גם לתכונות אחרות, כמו שיקול דעת טוב, דיפלומטיה, שיקול דעת ויכולת לפתור בעיות באופן אוטונומי.
הם זקוקים לכישורי תקשורת חזקים בכדי לקיים אינטראקציה עם הציבור, לכתוב דוחות ולסקור פרסומים.
האזינו באופן פעיל
עליכם לדעת לשים לב לדברים שאנשים אחרים אומרים, לקחת את הזמן להבין את הנקודות המובאות, לשאול שאלות כנדרש ולא להפריע בזמנים לא הולמים.
הבנת הנקרא
הבנה מלאה של משפטים ופסקאות כתובים במסמכים הקשורים לעבודה.
ניהול זמן
דע כיצד לנהל ביעילות הן את זמנך והן את זמנם של אחרים.
יודע לדבר
שוחח בבירור עם אנשים אחרים על מנת להעביר מידע בצורה יעילה.
כְּתִיבָה
ניהלו תקשורת אפקטיבית בכתב, בהתאם לצרכי הקהל.
חשיבה ביקורתית
שימוש בלוגיקה והנמקה בכדי להיות מסוגלים לזהות את נקודות החוזק והחולשה של פתרונות, מסקנות או גישות אלטרנטיביות לבעיות המתעוררות.
למידה יזומה
הבן את ההשלכות של מידע חדש על פתרונות וקבלת החלטות עכשוויות ועתידיות.
תֵאוּם
התאמת פעולות ביחס למעשיהם של אחרים.
סקירה
סקירה והערכה של הביצועים של עצמם, אנשים אחרים או ארגונים, על מנת לבצע שיפורים או לנקוט צעדים מתקנים.
מאפיינים
מזכיר מנהלים עשוי להיות אחראי על מזומנים וחשבונאות, אך יכול גם לנהל תקציב. אתה יכול לפרסם מאמרים באתר, אך תוכל גם לעצב ולנהל את האתר.
אתה יכול להזין נתונים בגיליון אלקטרוני שעיצבת והשתמשת בהם לפונקציות הדיווח שלך.
מזכיר מנהלים יכול לפקח על הצוות המנהלי. לעתים קרובות מדווח ישירות למנכ"ל, ועשוי לתמוך במנהלים בכירים או יותר.
אחריות
תשומת לב למנהלים
- שמור על סדר היום של המנהלים וסייע בתכנון מינויים, ישיבות דירקטוריון, ועידות וכו '.
- השתתף בישיבות להכנת פרוטוקולים ודקות פרוטוקול, ואז לחבר, לתמלל ולהפיץ אותם.
- ערוך את כל הסדרי הנסיעות למנהלים: רכישת כרטיסים, הזמנת מלונות, משלוח הוצאות נסיעה, ניהול וסקירת תיעוד רלוונטי וכו '.
- ביצוע חקירות המנדט, איסוף נתונים והכנת מסמכים או דוחות לשיקול והצגה על ידי מנהלים, וועדות ודירקטוריונים, כמוקצה.
- טפל במסמכים חסויים, וודא שהם נשארים מוגנים ובטוחים.
אינטראקציה פנימית וחיצונית
- קבל וסנן שיחות טלפון, תוך הפנייתם לאדם המתאים כשנוח.
- לנהל, לתעדף ולהפיץ את כל ההתכתבויות הנכנסות או היוצאות (דוא"ל, מכתבים, פקסים, חבילות וכו '), קריאה וניתוח של תזכורות נכנסות, מצגות ודוחות הנכנסים בכדי לקבוע את חשיבותם ולתכנן את חלוקתם.
- הכינו תגובות לתכתבויות המכילות בירורים שגרתיים.
- עקוב אחר השימוש באספקת משרדים ונהל משא ומתן עם התנאים עם הספקים כדי להבטיח שההזמנות יהיו רווחיות יותר.
- נפגש עם אנשים, קבוצות אינטרס מיוחדות ואחרים, מטעם מנהלים, וועדות ודירקטוריונים.
- בברכה מבקרים ולקבוע אם יש להם גישה לאנשים ספציפיים.
תמיכה מנהלית
- יש לרשום רשומות אלקטרוניות ונייר, וודא כי המידע מסודר ונגיש בקלות לשליפה מהירה.
- הכינו חשבוניות, דוחות, מכתבים, דוחות כספיים ומסמכים אחרים, באמצעות תוכנת עיבוד תמלילים, גיליונות אלקטרוניים, מאגרי מידע ו / או מצגות, בנוסף הם מספקים את העזרה המקבילה בחשבונאות.
- ביצוע משימות משרדיות כלליות, כגון תחזוקת מערכות ניהול וביצוע משימות חשבונאיות בסיסיות.
- לתאם ולכוון שירותי משרד, כמו רשומות ותקצוב, כדי לסייע למנהלים.
- קביעת ופיקוח על מדיניות ונהלים מנהליים, הן עבור עובדי המשרד והן עבור הארגון.
- סקור את נוהלי התפעול והנהלים כדי לקבוע אם ניתן לבצע שיפורים בתחומים כמו זרימת עבודה, נהלי דיווח או הוצאות.
- פיקוח והדרכת אנשי מנהלה אחרים.
הפניות
- מעשי (2018). תיאור התפקיד של מזכיר המנהל. נלקח מ: resources.workable.com.
- בת גרינווד (2018). ההבדל בין מזכיר למזכיר מנהלים. עבודה - כרון. נלקח מ: work.chron.com.
- מתכנן קריירה (2018). מזכ"ל ועוזר מנהלי. נלקח מ: job-describ.careerplanner.com.
- Hrvillage (2018). תיאור התפקיד של מזכיר המנהל. נלקח מ: hrvillage.com.
- BSR (2018). תחומי האחריות של מזכיר הביצוע. נלקח מ: bestsampleresume.com