- ממה זה מורכב?
- חֲשִׁיבוּת
- שימו לב לתקלות
- איך זה נעשה?
- סווג את המידע
- -נושאים טיפוסיים אחרים
- מִבְנֶה
- תקציר מנהלים
- מבוא
- גוּף
- סיכום
- הפניות
- נִספָּח
- דוגמא
- דוח מכירות
- דוח מלאי
- הפניות
פעילות הדו"ח הוא דו"ח מפורט של היום-יום הפעילויות הארגוניות. דוח זה כולל נתונים הקשורים לרשומות הייצור, עלויות, הוצאות משאבים, בדיקות מקיפות של תהליכים ואפילו חשבונאות.
דוח זה מגיע במסגרות זמן שונות, אך בדרך כלל מתמקד בטווח הקצר. ניתן לשנות את דוח הפעילות על ידי הגורמים המעוניינים, להתאים אותו לצרכיהם וכך יכול לספק מידע ברור יותר.
מקור: pixabay.com
אנשים העובדים בתוך חברה, שותפים עסקיים, ספקים ולקוחות הם מקבלי פוטנציאל שיכולים להשתמש במידע בדוח פעילות.
עדכון רגיל זה יכול להגיע לקהלים רבים באופן רווחי אם הוא מתפרסם באופן מקוון או נשלח לקבוצת דוא"ל גדולה באמצעות קובץ מצורף.
שיתוף דוח פעילות מקל על מידע על אנשים על התנאים העסקיים, כך שיוכלו לקבל החלטות טובות יותר.
ממה זה מורכב?
דוח הפעילות הנו דוח פרוצדורלי על הפרטים המבצעיים המציגים את הפעילות הנוכחית של צוות עבודה. מטרתו לתמוך בפעילות היומיומית של הארגון.
המידע בדוח הפעילות מרמז על מידע חיוני על התחייבויות, שגרות, מיקום ופיתוח של צוות הניהול והפרויקט עצמו.
צוותי העבודה מבצעים את דוחות הפעילות, כולל חברי הצוות. אפילו מנהיגים עסקיים יכולים לערוך דוחות פעילות, אם הם יצטרכו לספק מידע ועדכונים למנהלים הבכירים שלהם.
בנוסף, מזכירת הצוות מיועדת בדרך כלל להפיק דוח פעילות. ישנם גם זמנים בהם על המנכ"ל למסור דוח פעילות לחברות כלולות.
חֲשִׁיבוּת
דוח הפעילות נעשה מכמה סיבות. ראשית, זה עוזר לצוותי ומנהיגי עבודה להתעדכן במידע, ומאפשר להם לדעת מה המצב וההתקדמות של הצוות.
ההישגים והבעיות של הצוות ידועים גם יחד עם תוכניות עתידיות, אסטרטגיות, פעולות והערכה.
עם המידע שהונח בדוח, חברי צוות, מנהיגים וסניפים יוכלו להשוות נתונים, לנתח אותם, לייצר מסקנות ומסקנות, ולקבל החלטות רציונאליות שיעזרו להם להשיג את יעדיהם האישיים והקבוצתיים.
דוחות פעילות יכולים גם להציג מידע דחוף, בין אם חדש או מתקן, המסייע לצוות להתאים את התוכניות, האסטרטגיות והפעולות העתידיות שלו.
שימו לב לתקלות
חלק מבעלי העסקים מסתמכים על דוח הפעילות כדי לקבוע מה אבד במהלך הבניין.
לדוגמא, בעל המשתלה רוצה לדעת אם ילד נפצע. בעל החנות רוצה לדעת כמה לקוחות ביטלו את פגישותיהם מכיוון שבחרו בחנויות אחרות.
איך זה נעשה?
יש לכלול מידע אובייקטיבי, שלם, מדויק ועדכני. אלמנטים אלה משמשים עמודי תווך לדיווח טוב.
יש לכלול נקודות מסוימות, כמו הישגים ובעיות, שכן אלה גם עוזרים לחברי הצוות והמנהיגים להתבונן בביצועיהם ומאפשרים להם להגיע ליעדיהם.
הישגים ישקפו את חוזקותיך ויכולותיך ועשויים להניע את חברי הצוות. גם בעיות שנחוות, בין אם הן ממשיות או פוטנציאליות, נכללות כך שנוכל לדבר על דרכים אפשריות לפתור או למנוע בעיות.
סוג המידע הכלול משתנה לפי סוג העסק. דוח פעילות משקף בדרך כלל את רמות הפעילות הנוכחיות של החברה. זה גם משקף, במידה מסוימת, את ההשפעה של אירועים עסקיים אחרונים.
סווג את המידע
דוח פעילות מציע קטגוריות שונות של מידע שאתה צריך לדעת במבט חטוף.
לדוגמה, אתה יכול לכלול נתונים על שיעור הנוכחות של העובדים, אחוז המשרות המלאות, היקף מכירות יומי, מספר חשבונות חדשים שנפתחו או נסגרו, חובות לעומת תשלומים שנאספו ונפח התלונות של הלקוחות.
-נושאים טיפוסיים אחרים
- מהם האיומים האמיתיים שנראים? איך הם ייפתרו?
- אילו אסטרטגיות ופעולות ניהול ייושמו בכדי לעמוד בתכניות?
- האם אסטרטגיות הניהול והפעולות שבוצעו בעבר היו מוצלחות?
- מהן נקודות החוזק והחולשה בעת ניהול צוות העבודה?
- מה המגמה בביצועי הניהול? מה ההשלכה על ביצועים עתידיים?
מִבְנֶה
תקציר מנהלים
עיקרי הדוח מסוכמים, כמו הנושא שנדון, הנתונים שהושגו, שיטות ניתוח הנתונים וההמלצות על בסיס נתונים אלה. זה ממוקם כך שהדירקטורים לא יצטרכו לקרוא את כל הדו"ח.
מבוא
הוא מדגיש את הנושאים העיקריים המכוסים בדוח ומספק מידע רקע מדוע נאספו הנתונים.
גוּף
תאר את הבעיה ואת הנתונים שנאספו, כיצד נאסף, ניתוח הממצאים העיקריים.
ניתן לחלק אותו לחלקי משנה, כאשר כותרות מדגישות את הנקודה הספציפית עליה יכסה החלק.
סיכום
זה מסביר כיצד ניתן לפרש את הנתונים המתוארים בגוף המסמך או אילו מסקנות ניתן להסיק.
הצע כיצד להשתמש בנתונים כדי לשפר היבט כלשהו בעסק או להמליץ על מחקר נוסף.
הפניות
מציג את המשאבים המשמשים לחקר או איסוף הנתונים עבור הדוח. הם מספקים הוכחה לנקודות המכוסות ומאפשרות לך לבדוק את מקורות הנתונים המקוריים.
נִספָּח
זה לא חובה וכולל מידע טכני שאינו הכרחי להסבר המסופק בגוף ולמסקנה, אך תומך בממצאים.
דוגמא
דוגמאות לדיווחי פעילות כוללים דוחות ביקורת על מספר בנקים יומי, התאמות חשבון יומיות, יומני ייצור יומיים, יומני נסיעה לפי יומני יומני עסקאות.
דוח מכירות
מנהלים צריכים לעיתים לעקוב אחר כמות המכירות או סכום ההכנסה שנוצר על ידי איש מכירות מסוים.
דוח המכירות מספק נראות לגבי כמות המכירות וסכום ההכנסות שנוצר במהלך פרק זמן מסוים.
עבור כל יום בתוך פרק זמן, גרף מציג את מספר ההזמנות שעובדו. גרף אחר מציג את ההכנסה שנצברה עבור כל יום.
סכום המספר הכולל של הזמנות מכירה עבור כל יום קובע את ההכנסה שנצברה.
דוח מלאי
ייתכן שמנהל מלאי צריך לדעת אם ההיצע מספיק בכדי לענות על הביקוש, ובממוצע, כמה זמן האספקה הנוכחית תימשך.
דוח ימי האספקה מספק נראות למספר המשוער של הימים שבהם מלאי המלאי יהיה זמין, ואת סך ההיצע והביקוש.
הפניות
- אודרה ביאנקה (2018). מהו דוח פעולות יומי? עסקים קטנים - כרון. לקוח מ: smallbusiness.chron.com.
- כתב צוות (2018). דיווח תפעולי. נלקח מ: teamreporterapp.com.
- יבמ (2018). דוחות לדוגמא לדיווח תפעולי. נלקח מ: ibm.com.
- ויקיפדיה, האינציקלופדיה החופשית (2018). דיווח תפעולי. נלקח מ: en.wikipedia.org.
- סיסנס (2018). מהו דיווח תפעולי? נלקח מ: sisense.com.