הנדסת תהליכים מחדש: סוגים, דגמים, שלבים ודוגמאות - דודס - 2025

Reengineering התהליך היא אסטרטגיה וניהול עסקים המתמקדת בניתוח של תהליכי עבודה ותהליכים עסקיים של הארגון על מנת להשיג שיפורים משמעותיים בביצועים, יעילות ואיכות.

זה הנוהג לחשוב מחדש ולעצב מחדש את אופן ביצוע העבודה, על מנת לתמוך טוב יותר במשימת הארגון ולהפחית עלויות. תהליך עסקי מתייחס לקבוצת המשימות או הפעילויות המחוברות זו לזו המבוצעות להשגת תוצאה ספציפית.

מקור: pixabay.com

זה מתחיל בהערכה ברמה גבוהה של ייעוד הארגון, יעדיו האסטרטגיים וצרכי ​​הלקוח. נשאלות שאלות בסיסיות, כמו האם צריך להגדיר מחדש את המשימה? האם היעדים האסטרטגיים מיושרים למשימה? מיהם הלקוחות?

חברה עשויה לגלות שהיא פועלת תחת הנחות מפוקפקות, במיוחד מבחינת הצרכים והרצונות של לקוחותיה. רק לאחר שהארגון שוקל מחדש מה עליו לעשות, הוא מחליט כיצד לעשות זאת טוב יותר.

התמקדו בתהליכים

במסגרת ההערכה הבסיסית של ייעוד ומטרות, ההנדסה המחודשת מתמקדת בתהליכים, צעדים ונהלים של הארגון השולטים בדרך המשאבים ליצירת מוצרים ושירותים העונים על צרכי הלקוח. או שווקים מסוימים.

פיתוח מחדש מזהה, מנתח ומעצב מחדש את תהליכי הליבה העסקיים של הארגון במטרה להשיג שיפורים דרמטיים במדדי ביצועים קריטיים כמו עלות, איכות, שירות ומהירות.

טכנולוגיית המידע נתפסת כמאפשרת ליצור צורות חדשות של ארגון ושיתוף פעולה, במקום לתמוך בפונקציות עסקיות קיימות.

ייעוד מחדש של התהליכים שואב את קיומו מתחומים שונים, וניתן לזהות ארבעה תחומים עיקריים הנתונים לשינוי: ארגון, טכנולוגיה, אסטרטגיה ואנשים. תצוגת תהליכים משמשת כמסגרת משותפת לשיקול תחומים אלה.

סוגים

ישנם שלושה סוגים שונים של ייצור מחדש של תהליכים שכל עסק יכול להתחיל:

הנדסה מחודשת לשיפור עלויות

סוג זה של השקעות חוזרות יכול להוביל חברה להפחתה יוצאת דופן בעלויות התהליכים הלא-קריטיים, שינוי קיצוני בתהליכים אלה או אפילו ביטולם לחלוטין.

זה הרבה מעבר למה שניתן להשיג במאמצי הפחתת עלויות סטנדרטיים.

ההנדסה מחדש להיות תחרותי יותר

במאמץ של סוג זה של הנדסה מחדש, הוא מבקש להתעמק בתהליכים העיקריים המיוצרים בעסק.

זה נועד להיות הטוב ביותר בכיתתו, ברמה העולמית, תוך השגת שוויון תחרותי עם חברות שקבעו בעבר את הכללים וקבעו את תקני התעשייה.

הנדסה מחדש לנקודה רדיקלית של חדשנות

סוג זה של השקעות מחודשות מבקש לאתר ולהשפיע על נקודות חידוש רדיקליות, לשנות את הכללים הקיימים ולהקים הגדרה חדשה לטובה בכיתה עבור כל החברות שמנסות להפוך לאחת.

דגמים

דגם ADKAR

המודל מתמקד באלמנט השינוי אצל אנשים, ספציפית כיצד להבטיח כי העובדים המעורבים תומכים ומאמינים בשינוי.

לאחר ביצוע זה, המודל עובר להביט בממד העסקי, תוך התמקדות בזיהוי הצורך בשינוי, היעדים שצריך לעמוד בהם, כיצד יושגו היעדים הללו וסולם הזמן בו יושלם.

יש לדאוג בחריצות הן למימדים העסקיים והן האישיים כדי ליישם אסטרטגיית שינוי מוצלחת. ישנם חמישה שלבים עיקריים להבטחת תמיכת עובדים.

מוּדָעוּת

על העובדים להיות מודעים בדיוק לאיזה שינוי מתרחש ומדוע הוא נחוץ. אם העובדים אינם מודעים לדברים הללו, הם יכולים לאבד מוטיבציה וכיוון בתוך האסטרטגיה.

ההנהלה ממלאת תפקיד מכריע בהבטחת העובדים במודעות מלאה לכל מרכיב בתהליך השינוי.

בַּקָשָׁה

התמיכה באסטרטגיית השינוי צריכה להגיע באופן טבעי מהעובדים. במקום לכפות על העובדים שינוי, כולל אותם בחזון הפרויקט והפיתוח יבטיח את תמיכתם בתוצאה הסופית.

יֶדַע

ההנדסה המחודשת תביא ככל הנראה לשינוי בשגרה ובכישוריהם של העובדים, כמו גם לשינוי כללי בארגון.

מסיבה זו, יש לתמוך בעובדים בכדי לרכוש ולפתח מיומנויות אלה.

מְיוּמָנוּת

יש לפתח ידע זה, אך הוא יכול לקרות רק אם לאנשים יש את המיומנות הדרושה.

תִגבּוֹרֶת

יש לחזק את תהליך השינוי והתגמולים עבור אנשים שמשנים את שיטותיהם לאחר שהשינוי התרחש. זה מבטיח שעובדים עומדים בפיתוי להחליק חזרה להרגלים ישנים.

מודל מעבר גשרים

הכוח העיקרי של הדגם הוא שהוא מתמקד במעבר, ולא בשינוי. ההבדל בין אלה הוא עדין, אך חשוב.

שינוי הוא דבר שקורה לאנשים, גם אם הם לא מסכימים עם זה. מצד שני, המעבר הוא מה שקורה במוחם של אנשים כאשר הם עוברים שינוי.

שינוי יכול להתרחש מהר מאוד, בעוד שבדרך כלל המעבר קורה לאט יותר.

המודל מדגיש שלושה שלבי מעבר שאנשים עוברים כשהם חווים שינוי. אלו הם:

- סיום, הפסד ושחרור.

- אזור ניטראלי.

- התחלה חדשה.

ברידג'ס אומר שאנשים עוברים כל שלב בקצב שלהם. לדוגמא, מי שנוח עם שינוי יתקדם ככל הנראה במהירות לשלב השלישי, בעוד שאחרים יישארו בשלב הראשון או השני.

שלבים

פיתוח מחדש של תהליכים עסקיים אינו משימה קלה. אלא אם כן הושלמה כל שלב בהצלחה, ניסיונות שינוי עשויים להיכשל.

זהה ותקשר את הצורך בשינוי

יש לבצע חקירה. אילו תהליכים עשויים לא לעבוד? האם התחרות טובה או גרועה מהחברה מבחינות מסוימות?

לאחר שכל המידע זמין, יש לפתח תוכנית שלמה מאוד, בהשתתפות מנהיגי המחלקות השונות.

ההנהלה תצטרך למלא את תפקיד איש המכירות. יהיה עליכם להעביר את החזון הגדול של השינוי ולהראות כיצד הוא ישפיע לטובה גם על העובדים המיומנים הנמוכים ביותר.

להרכיב צוות מומחים

כמו בכל פרויקט אחר, ההנדסה מחדש של התהליכים זקוקה לצוות של אנשים מיומנים ומונעים מאוד אשר יבצעו את הצעדים הדרושים. ברוב המקרים, הצוות מורכב מ:

מנהל בכיר

כשמדובר בביצוע שינוי גדול, אתה זקוק לפיקוח של מישהו שיכול לקבל את ההחלטות ומי לפנות ישירות.

מנהל עסקים

יהיה צורך במישהו שיודע את סיבוכי התהליך. שם, מנהל התפעול מתערב, לאחר שעבד עם התהליכים והיה מסוגל לתרום את הידע העצום שלו.

מומחים בהנדסת מחדש

יהיה צורך במהנדסים הנכונים. תהליכי הנדסה מחודשת עשויים לדרוש מומחיות במספר תחומים שונים, החל מ- IT וכלה בייצור.

מצא תהליכים לא יעילים והגדר אינדיקטורים לביצועים עיקריים (KPI)

יש להגדיר את KPIs הנכונים. KPIs משתנים בדרך כלל בהתאם לתהליך שעובר אופטימיזציה.

ואז יש לעקוב אחר התהליכים באופן אינדיבידואלי. הדרך הקלה ביותר לעשות זאת היא על ידי מיפוי התהליכים העסקיים שלך.

זה הרבה יותר קל אם יש לך הכל בכתיבה שלב אחר שלב. זה המקום בו מנהל התפעול מועיל, מכיוון שהוא מקל על תהליכים בהגדרה וניתוח.

הדרך הבסיסית ביותר לעבוד עם תהליכים היא באמצעות תרשימי זרימה. קח עיפרון ונייר ורשום את התהליכים שלב אחר שלב.

אם יש לך ידע רב יותר בטכנולוגיה, שימוש בתוכנה לניתוח תהליכים יכול להקל על הכל.

מעצב מחדש תהליכים והשווה KPIs

בשלב זה אין הרבה מה להוסיף. מה שעכשיו צריך לעשות הוא להמשיך ולהפעיל את התיאוריות ולראות כיצד נשמרים KPIs.

אם ה- KPIs מראים שהפתרון החדש עובד טוב יותר, אתה יכול להתחיל לשנות את הפיתרון באטיות, ולהוציא אותו לפעולה בתוך יותר ויותר תהליכים עסקיים.

דוגמאות

פורד מוטורס

בשנות השמונים עברה תעשיית הרכב האמריקאית מיתון. בכדי להפחית בעלויות, החליטה פורד לנתח ביסודיות את התהליכים העסקיים של כמה ממחלקותיה, בניסיון למצוא תהליכים לא יעילים.

הם הבחינו כי למעלה מ- 500 איש עבדו במחלקת הנהלת החשבונות. לשם השוואה, כמאה אנשים עבדו באותה מחלקה אצל מתחרה מאזדה.

למרות העובדה שפורד הייתה חברה גדולה יותר, היא הציבה יעד מדיד שהיה להפחית את מספר העובדים באותה מחלקה ל -200 עובדים בלבד.

הם פתחו ביוזמת ההכשרה מחדש של התהליך כדי לגלות מדוע מחלקה כל כך הרבה עובדים. הם ניתחו את המערכת הנוכחית ומצאו שהיא עובדת כדלקמן:

- כאשר מחלקת הרכש כתבה הזמנת רכש, היא שלחה עותק למחלקת החשבונות.

ואז המחלקה לבקרת חומרים קיבלה את הסחורה ושלחה עותק של המסמך הקשור לחשבונות לתשלום.

- במקביל, הספק שלח קבלה על הסחורה שנמסרה לחשבונות החייבים בתשלום.

תהליך חדש לחלוטין

פקיד החשבונות היה חייב להתאים לשלוש ההזמנות, ועל ידי התאמתן הוציא את התשלום באופן ידני. תהליך זה דרש כוח אדם רב במחלקה.

במקום לבצע שינויים קלים, פורד פיתחה תהליך חדש לחלוטין. טכנולוגיית המידע מילאה תפקיד חשוב בתהליך חדש זה.

הם פיתחו בסיס נתונים שאליו נשלחה הודעה כאשר מחלקת הרכש ביצעה הזמנה.

עם מסירת החומרים, עובד המחסן נכנס אליהם למחשב. בדרך זו הוא יכול היה מייד לאמת אם החומרים שנמסרו היו תקינים, כך שישולמו אוטומטית לאחר מכן.

בדרך זו בוטלו לחלוטין פקידות החשבונות המבקשים להתאים הזמנות, מה שהפחית את מספר עובדי הדת בכ 75%.

טאקו בל

טאקו בל בנה מחדש את עסקיה, והתמקד יותר בפן השירותי וריכז את אזור הייצור שלה.

עם הקמת תוכנית K-Minus, הוכנו כעת בשר, תירס, שעועית, חסה, גבינה ועגבניות למסעדות שלהם מחוץ למסעדה. במסעדות הרכיבים המוכנים הללו הורכבו רק כאשר לקוח ביקש אותם.

חלק מההצלחות של דרך עבודה חדשה זו היו מוטיבציה מוגברת של עובדים, בקרת איכות טובה יותר, פחות תאונות, חסכון רב יותר ויותר זמן להתמקד בשירות לקוחות.

יתרונות וחסרונות

-יתרון

צמצם עלויות וזמני מחזור

הנדסת תהליכים מקטינה עלויות וזמני מחזור על ידי ביטול פעילויות לא יצרניות והעובדים שמבצעים אותם.

ארגון מחדש של צוותים מצמצם את הצורך ברמות ניהול שונות, מאיץ את זרימת המידע, מבטל טעויות ועבודה מחודשת הנגרמת על ידי העברות מרובות.

שפר את האיכות

השקעות תהליכים משפרות את האיכות על ידי הפחתת התפלגות העבודה וביסוס בעלות ברורה על תהליכים.

עובדים לוקחים אחריות על הייצור שלהם ויכולים למדוד את הביצועים שלהם על סמך משוב מהיר.

הגדל את הפרודוקטיביות

מטרת ההנדסה מחדש של התהליכים היא לחדש תהליכים מיושנים ולעיתים קרובות מניבה תוצאות חוסכות זמן. לדוגמה, הארגון עשוי לגלות כי תהליך מסוים יכול להתבצע על ידי שני עובדים במקום ארבעה.

התמצאות לקוח

על ידי מעבר מנטולי משימות לכיוון תהליכים, המיקוד הוא על הלקוח. זה יתרון שכל התהליכים הלא רלוונטיים עולים במהירות לקדמת הבמה, לאחר מכן ניתן להסירם או לשנותם בקלות.

שפר את המצב התחרותי

בדרך כלל, השינויים שארגון מבצע בולטים בהדרגה. עם זאת, כדי להישאר תחרותיים ולענות על צרכי הלקוח, עליכם לפעול בהתאם.

עם ההכנות מחדש לתהליכים, שינויים קיצוניים מיושמים בפרק זמן קצר יחסית.

חסרונות

הסתגלות צוות

עובדים מסוימים עשויים שלא להסתגל לשינויים, ומנהלים חדשים עשויים לחוש המומים. עובדים אחרים יתיישנו אם תפקידם העיקרי יוסר כחלק מבדיקת התהליך.

אם עובד ביום שני בבוקר ישמע שכל תיאור התפקיד שלו השתנה, זה עלול להראות מצער.

זו הסיבה שחשוב מאוד שהשינויים שיושמו יועברו היטב לעובד.

דורש השקעה

השקעות תהליכים בדרך כלל דורשות השקעה, במיוחד בטכנולוגיה. שיטות מיושנות, כמו ביצוע משימה ידנית, פנים מוחלפות על ידי תוכנות מחשב.

התוכניות משפרות את היעילות ומצמצמות טעויות, אך על החברה להשקיע בתוכנה והדרכה, אפשרות יקרה עבור חברות המעוניינות לקצץ בהוצאות באופן מיידי.

הפניות

1. ויקיפדיה, האינציקלופדיה החופשית (2019). הנדסה מחדש של תהליכים עסקיים. נלקח מ: en.wikipedia.org.
2. סוניה פירסון (2019). ייעוץ מחדש של תהליכים עסקיים (BPR): הגדרה, שלבים, דוגמאות. טליפי. נלקח מ: tallyfy.com.
3. ג'נסה (2018). הנדסה מחדש של תהליכים עסקיים (BPR). ToolsHero: נלקח מ: toolshero.com.
4. קטיון אטפי (1997). מודלים רשמיים של שיבוץ מחדש של תהליכים עסקיים לצורך אימות ועיצוב. נלקח מ: eil.utoronto.ca.
5. ISM חכם (2019). הפיכת העסק שלך לתחרותי יותר בהנדסת תהליכים עסקיים (BPR). לקוח מ: smartism.com.
6. ארגון החברה (2017). סוגי ההנדסה מחדש. נלקח מ: organisacionempresa.xyz.
7. Business Jargons (2019). הנדסה מחדש של תהליכים עסקיים. נלקח מ: businessjargons.com.
8. אנה אסד (2017). החסרונות והיתרונות של BPR. ביזפלואנט. נלקח מ: bizfluent.com.