החזר קופה קטנה הינו החזר כי הוא עשוי קרן קבועה שהוקצתה מחלקה של החברה, בסכום של תשלומים שנעשו באמצעות זה, על פי מה שצוין חשבוניות וקבלות שהוצגו, על מנת להשלים את הסכום ההתחלתי שלך שוב במזומן.
עסקים בדרך כלל מחזיקים כמויות מזומנים קטנות יותר במתקנים שלהם בכדי לעמוד בתשלומים שונים שונים, כגון מזון וציוד משרדי.
מקור: pixabay.com
ייתכנו מספר מיקומי מזומנים קטנים בעסק גדול יותר, ככל הנראה אחד לכל בניין או אפילו אחד לכל מחלקה. מערכת הנהלת חשבונות נפרדת משמשת למעקב אחר עסקאות מזומנים קטנות.
תשלומים כאלה מטופלים בדרך כלל באמצעות מערכת מקדמה קטנה במזומן, שלגביה מוקצה סכום של "כסף משתנה". זהו הסכום המקסימלי שניתן להחזיק בכל עת.
השיטה המועדפת לבצע החזר היא באמצעות המחאה, המתבקשת באמצעות בקשת צ'ק מורשית ומתועדת כדין.
מהו ההחזר הכספי הקטנוני?
כדי להקים קרן מזומנים קטנה, נוצר המחאה לסכום הקרן המוקצה למזומן הקטנוני המסוים.
הכניסה הראשונית של יומן המזומנים הקטנים היא חיוב לחשבון המזומנים הזעיר וזיכוי למזומן או לחשבון הבנק.
לאחר מכן מפקיד המפקח סכומים שונים מקופת המזומנים הקטנה בתמורה לקבלות הקשורות להוצאות אשר יהיו.
בשלב זה אין כניסה ליומן. במקום זאת יתרת המזומנים בקופת המזומנים הקטנה פוחתת בעוד מספר התקבולים עולה.
יתרת המזומנים בתוספת סך כל התקבולים חייבים בכל עת להיות שווים לסכום ההתחלתי של הכספים בתיבה התחתונה. עם זאת, טעויות בגניבה או ברישום עלולות לגרום לשינוי בסכום המימון הראשוני.
הֶחזֵר
כאשר יתרת המזומנים בקופת המזומנים הקטנה יורדת לרמה נמוכה מספיק, האפוטרופוס המזומן הקטני מבקש את הקופאית להחזר מזומן.
זה רוכש את הנתון של סך כל התקבולים שהצטברו. הקופאית כותבת המחאה חדשה לערך מלוא התקבולים ומחליפה המחאה זו עבור התקבולים.
ערך יומן המזומנים הקטני הוא חיוב לחשבון המזומנים הזעיר וזיכוי למזומן או לחשבון הבנק.
האפוטרופוס המזומן מזין את המזומנים למגירת המזומנים הקטנה, שכעת צריכה להכיל את סכום הכסף המקורי שהוקצה לקרן.
הקופאית יוצרת ערך ביומן לרשום קבלות מזומנים קטנות. זהו זיכוי לחשבון המזומנים הקטנוני, וחיוב במספר חשבונות הוצאה שונים, תלוי במה שנרכש במזומן.
בקרות
יש לקבוע בקרות פנימיות חזקות על קבלות או מזומנים במזומן כדי למנוע ניהול כספי של כספים ולהגנה מפני הפסדים.
- יש לשמור את הקופסה הקטנה במקום בטוח. לדוגמה, בתיבת מזומנים.
- על הקופאית להיות אחראית על שמירת החשבוניות המתאימות לתשלומים שבוצעו באמצעות מזומנים זעירים.
- יש לבצע ספירת מזומנים בהפתעה מעת לעת על מנת להבטיח את דיוק יתרת המזומנים המצוינת בקופה הקטנה.
- סכום המזומנים במזומן הקטנוני לא צריך להיות גבוה מדי.
מסמכים
כל חברה מגדירה את הפורמטים שישמשו ואת ההליך שיש לבקשה לבקשת ההחזר, אך למעשה התהליך מורכב מאיסוף כל התשלומים שבוצעו בתחתית התיבה התחתונה והתומכים בהתאמה.
חשוב כי כל תשלום, אפילו מינימלי, יתמוך בחשבונית המתאימה או, אם רלוונטי, במסמך המקביל, בו ניתן יהיה לזהות בבירור את החברה או האדם שאליו בוצע התשלום, לנושאים רלוונטיים כמו טיפול של מיסים וחשבונאות.
פורמט החזר כספי
האפוטרופוס האחראי על הטיפול במזומן הקטנוני צריך למלא שובר בשם "החזר מזומנים זעירים", המפרט את ההוצאות שנגרמו בתקופה מסוימת, על מנת לקבל החזר כספי שנצרך.
על העובד להגיש את כל תקבולי ההוצאות המקוריים המצורפים לטופס החזר מזומנים מזומנים מלא:
הסכום הכולל של כל החשבוניות והתקבולים במתכונת ההחזר ויתרת המזומנים הזמינים במזומן הקטנוני חייב להיות שווה לסכום הקופה המקדמית המקורית.
פורמט ההחזר הכספי המוחזק הכולל, עם סכום כל התשלומים הפרטניים, נשלח לבקר לבדיקה והרשאה סופית.
שובר תשלום
כדי להחזיר את שווי ההוצאות שבוצעו על פי התקבולים וחשבוניות המזומנים הקטנות, המפורטות במסמך "החזר מזומן זעיר", נוצרת הוכחת תשלום או הוצאה, כמוצג להלן. .
יש לצרף את כל המסמכים המעורבים הללו לרשומה החשבונאי של שובר היומן.
טופס ההחזר ומקורי כל התיעוד נשלחים למחלקת החשבונות לתשלום לצורך העיבוד.
הוכחת השחרור נעשית על שם האפוטרופוס על המזומנים הקטנים, כך שניתן להוציא את השיק על שמו עבור הסכום המבוקש. את השבת ההחזר ניתן לפדות באופן פרטי על ידי האפוטרופוס.
דוגמאות
חברת ABC מחליטה להקצות 100 דולר במזומן כקרן מזומנים מזערית למחלקת התפעול שלה, כך שתוכל לעבד ישירות את הוצאותיה בעלות נמוכה.
לכן, ב -1 במרץ מועברים הכסף בסך 100 $. ההקצאה הראשונית של מזומנים זעירים תירשם בחשבונאות כדלקמן:
במהלך חודש מרץ, מחלקת הפעולות ביצעה את התשלומים הזעירים הבאים באמצעות המזומנים הקטנים:
- 3 בינואר: רכישת תה תמורת 10 דולר.
- 15 בינואר: רכישת מכשירי כתיבה במחיר של 50 דולר.
- 27 בינואר: תשלום לאינסטלטור תמורת 20 דולר.
תשלומים אלה שבוצעו במזומן הקטנוני יירשמו בחשבונאות כדלקמן:
יש להחזיר את הקופסה הקטנה יותר ב -31 במרץ. מכיוון שההוצאה הכוללת לחודש הייתה 80 $, כך שזה יהיה הסכום שיש להחזיר:
לכן החל מה -1 באפריל, בתיבה התחתונה שוב יהיו 100 הדולרים שהוקצו לה בתחילה.
הפניות
- אוניברסיטת פורדהאם (2019). כספי קופת מזומנים ופיצויים להחזר כספי. נלקח מ: fordham.edu.
- אוניברסיטת סטנפורד (2019). כיצד: להחזיר עובד בכסף מזומן. נלקח מ: web.stanford.edu.
- חשבונאות מופשטת (2019). חשבונאות עבור מזומנים קטנים. נלקח מ: accounting-simplified.com.
- סטיבן בראג (2019). חשבונאות זעירה במזומן. כלי חשבונאות. נלקח מ: accountingtools.com.
- גרנצ'י (2017). החזר כספי זעיר. נלקח מ: gerencie.com.