- תכונות של הפרוטוקול העסקי
- בשביל מה מיועד הפרוטוקול העסקי?
- קבע סטנדרטים להתנהגות
- מדריך לפעילויות חברתיות
- ביסס את התדמית הארגונית
- צור את תרבות החברה
- דוגמאות לפרוטוקול עסקי
- פרוטוקול בשיחת טלפון
- פרוטוקול במצגת, ברכה ופרידה
- פרוטוקול לבוש
- הפניות
פרוטוקול העסק הוא סט של סטנדרטים חברתיים רשמית שאומצו על ידי חברה עבור עמידתה. תפקידו לקבוע סטנדרטים של התנהגות ומגבלות השולטים בפעולותיהם של כל חברי החברה.
גוף נורמטיבי זה, הכלול בדרך כלל במדריך או במסמך, מסדיר בדרך כלל את ההתנהגות הפנימית והחיצונית של החברה. זהו קוד התנהגות שנקבע בתרבות הארגונית של החברה.
באמצעות הפרוטוקול העסקי נקבעים כללי הדו-קיום בין דרגות העבודה השונות של החברה וקריטריוני התקשורת שצריכים לשרור מחוצה לה.
פרוטוקולים עסקיים אוספים את הכללים והצעדים שיש לבצע לצורך תכנון, פיתוח ובקרה של פעולות שביצעה חברה. תקנים אלה עשויים לכלול כללים שקבעה המדינה.
דוגמה לפרוטוקול עסקי היא הדרך בה מזכירה מגיבה לשיחת טלפון בצורה ידידותית. כמו כן, יחס מכבד לנהג חברת הובלה תוך כדי נסיעה של נוסע לשדה התעופה.
תכונות של הפרוטוקול העסקי
לפני שצוטט את מאפייני הפרוטוקול העסקי, יש לציין בבירור את מקור המונח כדי לציין טוב יותר את תוכנו.
הפרוטוקול מגיע מ"פרוטו "הלטיני, שפירושו" מה הולך לפני משהו ", ו"קולוס" שמתייחס לפעולה של הדבקות או הדבקות של משהו.
מילון האקדמיה המלכותית לשפה הספרדית באחת ממשמעויותיה, מגדיר אותה כ"סט כללים שנקבעו לפי תקן או מנהג לטקסים ולמעשים רשמיים או חגיגיים ".
פרוטוקול הוא תיאור של סטנדרטים של התנהגות שיש לבצע בחברה או במוסד. הוא מתאר את הנחיות ההתנהלות והנהלים לביצוע פעולה או במצב מסוים.
על הפרוטוקול העסקי להעביר ללקוחות את מהות החברה וזו הסיבה שהיא חלק מהפילוסופיה והתדמית שלה. ישנם סוגים שונים של פרוטוקול: עסקים, דתיים, רשמיים, ספורט, חברתיים וכו '.
המאפיינים של פרוטוקול עסקי טוב הם
1 - זה אינו מוסדר בחוק, אך הוא נאכף בקפידה בתוך החברה על ידי חבריה.
2- זה פרקטי , מכיוון שהוא מסדיר מצבים שכיחים המתרחשים בחברה. בדרך זו נמנעים כי מדובר במסמך בנאלי ללא שמירה על עבודה.
3 - זה נגיש לכל חברי הארגון מכיוון שהוא קובע הנחיות התנהגותיות לכל מצב עבודה.
4- זה מובן, כי זה חייב להיות כתוב בשפה ברורה שכל עובדי החברה יטמיעו ויצייתו ללא תירוץ.
5- זה גמיש , באופן עקרוני מכיוון שיש להתאים את הכללים שנקבעו לכל סיטואציה של החברה, גם בעת משבר. אך גם מכיוון שהם יכולים להשתנות לאורך זמן ולהסתגל לשינויים.
בשביל מה מיועד הפרוטוקול העסקי?
קבע סטנדרטים להתנהגות
קביעת הנחיות ההתנהגות בחברה במדריך לפרוטוקול משמשת להסדרת התנהלות חבריה ויוצרת תרבות ארגונית.
ללא פרוטוקול יחסי עבודה ותקשורת בין החברה ללקוחות היו בתוהו ובוהו מוחלט. לא יהיה כבוד להיררכיות והיעדר קוד התנהגות יביא לחוסר כבוד מתמיד ולעימותים פנימיים.
לא ניתן היה למלא את הסדר ההיררכי ללא פרוטוקול עסקי, דבר המשנה את המבנה הארגוני של החברה.
מדריך לפעילויות חברתיות
מבחינת הנימוס, הפרוטוקול הכרחי גם לארגון ומימוש פעילויות חברתיות הרלוונטיות לחברה.
הפרוטוקול עוזר לבסס את יוקרת החברה בקרב עובדיה ועם אלה הקשורים אליה: לקוחות, בעלי מניות, ספקים, רשויות וכו '.
ביסס את התדמית הארגונית
זה חלק מהתדמית הארגונית של החברה, מכיוון שהיא מנחה ומתנתת את הפעולות החיוביות של חברי החברה. הדימוי של חברה אינו תלוי רק במוצר או בשירות כשלעצמה שהיא מספקת; אלא מכלול האלמנטים שסביב זה.
הפרוטוקול שימושי והכרחי לחברות מכיוון שהוא תורם לשיפור יחסי אנוש ומחזק את התדמית הארגונית שלהם. כאשר הוא מורחב לכל תחומי הארגון הוא מסייע להשגת סביבת עבודה בריאה והרמונית.
צור את תרבות החברה
זה גם יוצר תרבות עסקית ועבודה על ידי חינוך עובדים ומנהלים לצורך לשלב ולשתף פעולה עם מטרות ארגוניות. זה גם עוזר להדריך את מערכות היחסים של נציגי החברה עם מקורביהם ולקוחותיהם.
דוגמאות לפרוטוקול עסקי
הפרוטוקול העסקי מכסה את הנהלים שנקבעו בארגון העסקי לארגון אירועים: ישיבות, ביקורים, כנסים, משא ומתן, מעשי פרוטוקול וכו '.
אבל זה כרוך גם בדרך של תקשורת (תקשורת פנימית) בין חברי הארגון ועם לקוחות וגורמים קשורים (תקשורת חיצונית). זה כולל הכל מהדרך בה אתה עונה לשיחת טלפון, לאופן שבו אתה לובש את המדים שלך או את אופן הלבוש שלך.
באופן דומה, זה כולל / מבין את סגנון הכתיבה של מכתב או אימייל ואת כל האלמנטים הדרושים לחיזוק הדימוי הארגוני של החברה.
דוגמה לפרוטוקול עסקי היא קבלת שיחת טלפון. בדרך לענות, לברך ולהציג את עצמך, יש תרבות ארגונית מרומזת. לפיכך זהו מרכיב הקשור מקרוב לתדמית העסק או המותג.
פרוטוקול בשיחת טלפון
- בוקר טוב מר / גברת
- אני ג'ודית, איך אוכל לעזור / לשרת אותך?
- אסקור את המקרה שלך, אנא אל תסתלק.
- תודה על ההתקשרות, אנו עומדים לרשותך.
שיהיה לך יום שמח מר / גברת
פרוטוקול במצגת, ברכה ופרידה
- קם כשברכה.
- לחץ ידיים בעדינות וחייך.
- הימנע מחיבוקים ונשיקות אפקטיביות.
- התבונן באדם בעיניים כשמדבר.
- הימנע מטיוטו ושימוש במונחים עממיים.
- היה לבבי וידידותי בהתנהלותך.
- נסה להתקשר לאדם בשמו אם אתה יודע זאת.
- הימנע מאמון יתר.
- הימנע מלדבר בצורה מוגזמת, על עצמך ועל חייך האישיים.
פרוטוקול לבוש
- אל תלבשי בגדים או בגדים לא הולמים שמושכים יותר מדי תשומת לב.
- לבשו בגדים המסייעים להשלמת אישיותכם.
- לבשו מידות בגדים מתאימות.
- ללבוש עניבה / ז'קט / חצאית / חולצה.
- גברים חייבים להתגלח כמו שצריך ולדאוג למראה הגופני שלהם.
- נשים מתאפרות כמו שצריך.
- שמור על ידיים וציפורניים נקיות ומטופלות.
- השתמש בבשמים או בקרמים דיסקרטיים.
הפניות
- Martínez, Julián Mesa: מדריך לפרוטוקול עסקי: תוכן ושלבי הכנה. הוחזר ב- 14 בפברואר 2018 מ blog.grupo-pya.com
- מה זה פרוטוקול ולשם מה נועד בחברה? התייעץ עם gestiopolis.com
- מדוע חשוב פרוטוקול בחברות? התייעץ עם gadebs.es
- נוהל. האקדמיה הספרדית המלכותית. מילון רגיל. התייעץ עם dle.rae.es
- הפרוטוקול העסקי. התייעץ עם cevents.es
- החשיבות של פרוטוקול עסקי. התייעץ מ- telesup.edu.pe