- עקרונות בקרה עיקריים
- סביבת בקרה
- פעילויות בקרה
- הפרדת משימה
- אישור עסקאות ופעילויות
- סטנדרטיזציה של מסמך
- בקרות פיזיות וגישה על נכסים ורשומות
- ביקורות עצמאיות
- חלוקת האחריות
- דוגמאות
- הפרדת משימה
- אישורים
- מחזור עובדים וחופשות
- ביקורת גופנית
- התאמות חשבונאיות תקופתיות
- פקדים אוטומטיים
- הפניות
עקרונות השליטה בחברה הנם תקנות מחייבות קיומם של נהלים ותהליכים הוקמו בשנת חשבונאות מערכות למנהלים לעזור לפקח ולהסדיר את פעילות עסקית, ובכך להבטיח כי נכסי החברה מוגנים.
מטרת עקרונות הבקרה היא להבטיח כי מערכת הנהלת החשבונות עובדת כראוי וכי אירועים עסקיים נרשמים במדויק. ברור שמנהלים אינם יכולים לפקח על כל העובדים, ולכן קיימת אפשרות שתתרחש כמה טעויות או הונאה.
כדי לזהות ולהקים בקרות אפקטיביות, על ההנהלה להעריך ללא הרף סיכון, לפקח על יישום הבקרה ולשנות את הבקרות בהתאם לצורך.
קיום פונקציה עסקית כה חיונית מספק ביטחון סביר על ידי צמצום הסבירות לטעויות ושמירה על נכסי הארגון. בשל חשיבותה, חברות צריכות להתחשב בעקרונות היסוד של השליטה.
עקרונות בקרה עיקריים
סביבת בקרה
הסגנון הניהולי והציפיות של מנהלים בכירים, במיוחד מדיניות הבקרה שלהם, קובעים את סביבת הבקרה.
בסביבת בקרה יש פיקוח נוסף שמבוצע על ידי ועדת ניהול, שמבטיח שיש יושר ניהולי, ערכים אתיים, מבנה ארגוני מוגדר היטב ועובדים מוכשרים ואמינים, מקצים סמכות ואחריות.
פעילויות בקרה
מדובר במדיניות ונהלים ספציפיים בהם משתמשת ההנהלה בכדי להשיג את יעדיה. אלה כוללים את הדברים הבאים:
הפרדת משימה
זה דורש כי על אנשים שונים להיות מוטלת האחריות של ביצוע משימות שונות בפעילויות הקשורות, במיוחד אלה הכרוכות באישור, משמורת או ניהול רישום.
על ידי דרישה מאנשים שונים לבצע את הפונקציות הללו, נוצרת מערכת שליטה מאוזנת.
אישור עסקאות ופעילויות
זה עוזר להבטיח כי כל פעילויות החברה עומדות במדיניות והנחיות שנקבעו.
דרישת מנהלים מסוימים לאשר סוגים מסוימים של עסקאות מוסיפה התחייבות נוספת לרשומות החשבונאיות, על ידי הצגת כי העסקאות נותחו ואושרו על ידי הרשות המתאימה.
סטנדרטיזציה של מסמך
זה כולל יצירה של חשבוניות קלות ומספקות מספיק אינפורמציה ומסמכים אחרים, שימוש במסמכים ממוספרים מראש ורצופים והכנת מסמכים בזמן.
סטנדרטיזציה מקלה על סקירת רשומות ישנות על ידי חיפוש המקור לאי-התאמות במערכת. היעדר סטנדרטיזציה יכול לגרום להתעלמות מחלק מהפריטים או להתפרש לא נכון בסקירה כזו.
בקרות פיזיות וגישה על נכסים ורשומות
מדובר בבקרות אלקטרוניות או מכניות (כספות, כרטיסי זיהוי, גדרות, קופות רושמות, מצלמות וידאו, מנעולים) או בקרות מחשב, הקשורות להרשאות גישה או נהלי גיבוי ושחזור קבועים.
בדרך כלל טכנולוגיה יכולה ללכת למקום בו אנשים לא יכולים, ותוכלו לעבוד 24 שעות ביממה בלי צורך בתשלום נוסף.
שליטת הגישה למערכת הנהלת חשבונות באמצעות סיסמאות, מנעולים ורשומות גישה אלקטרונית מרחיקה משתמשים לא מורשים מהמערכת, כמו גם מספקת דרך לבקר במערכת כדי לזהות מקורות לטעויות.
ביקורות עצמאיות
חברות צריכות לבדוק מעת לעת את מערכות הבקרה שלהן. זה אמור להיעשות על ידי מישהו שלא ביצע את העבודות שאומתו.
ביקורות אלו עוזרות להבטיח את אמינות המידע החשבונאי ואת יעילות הפעולות.
חלוקת האחריות
על החברה לקבוע באופן ברור אחריות. הקצאת אחריות ספציפית לאנשים מבטיחה שהם יבינו את תפקידם בשמירה על השליטה.
אם מתעלמים מאחריות כלשהי, מערכת פיקוח יעילה תבהיר מי לא מבצע משימה שהוקצתה.
דוגמאות
כל הבקרות הללו עומדות ביעדי עקרון הבקרה. לאחר שהבקרות קיימות, המנהלים אינם צריכים לפקח על פעילותו של כל עובד. הם יכולים לבדוק מעת לעת בקרות כדי להבטיח שהם עובדים כראוי ולהתמקד בניהול העסק.
הפרדת משימה
זוהי בקרה טובה להבטיח שפונקציות שמירת הרשומות נפרדות מטיפול במזומן בפועל.
מסיבה זו הקופאית אחראית על גביית מזומנים מלקוחות, עם אפשרות להפקידם בבנק, ומחלקת הנהלת החשבונות מופקדת על רישום קבלות המזומנים הללו וביצוע התאמות בנקאיות.
באופן זה, אדם בודד אינו יכול לקחת את כספי הלקוח ולא להתאים אותו באופן שגוי, אחר כך מכסה על חשבונות הונאה.
אם שני אנשים מבצעים עבודות אלה, הדרך היחידה בהונאה יכולה לעבוד היא אם כל אדם נמצא בשותפות עם האחר. ברור ששני עובדים מורכבים הם הרבה פחות סבירים מאשר עובד בודד לגנוב.
אישורים
דרישת אישור כדי להיות מסוגלת לבצע תשלומי הוצאות גדולות יכולה למנוע מעובדים חסרי מצפון לבצע עסקאות הונאה גדולות בכספי החברה.
מחירון רשמי משמש אישור לאנשי מכירות למכור במחירים אלה. בנוסף, יכולה להיות בקרה המאפשרת למנהל המכירות לאשר שינויים סבירים במחירון.
מחזור עובדים וחופשות
מחזור עובדים חובה או תקופת חופשה מיושם בכדי לאתר תוכניות הונאה בהן נדרשת מערכת קבועה לתחזוקה.
אם רואה החשבון משנה את האחריות כל חודשיים, אדם לא יוכל לנהל מערכת סוררת באופן עקבי.
ביקורת גופנית
ביקורת גופנית כוללת ספירה ידנית של מזומנים וכל נכסים פיזיים אחרים הרשומים במערכת הנהלת החשבונות, כמו מלאי.
ספירה פיזית יכולה לחשוף פערים נסתרים ביתרות חשבונות על ידי עקיפה מוחלטת של רשומות אלקטרוניות. ספירת המזומנים בנקודות המכירה יכולה להיעשות מדי יום או אפילו מספר פעמים ביום.
פרויקטים גדולים יותר, כמו מלאי פיזי, צריכים להיעשות בתדירות נמוכה יותר, אולי אחת לשנה או לרבעון.
התאמות חשבונאיות תקופתיות
הם מבטיחים כי יתרות מערכת החשבונאות תואמות את יתרות חשבונותיהם של גורמים אחרים, כגון בנקים, ספקים ולקוחות.
ההבדלים שנמצאו בין סוגים אלה של חשבונות משלימים עשויים לחשוף פערים בחשבונות עצמם, או שהשגיאות מקורן בגופים האחרים.
פקדים אוטומטיים
הם ככל הנראה השליטה הפנימית הנפוצה ביותר מכיוון שהם לא רק מגנים על החברה, אלא מגדילים את היעילות שלה.
שעוני זמן אוטומטיים הם דוגמה טובה. העובדים נבדקים על ידי שעונים אלה כאשר הם מגיעים ואז נבדקים בסוף משמרתם.
שעון הזמן האוטומטי מבטל את האפשרות של עובדים לרמות עם שעות העבודה שלהם.
הפניות
- MyAccountingCourse (2018). מהם עקרונות השליטה הפנימית? לקוח מ: myaccountingcourse.com.
- MyAccountingCourse (2018). מהו עקרון הבקרה? לקוח מ: myaccountingcourse.com.
- מישל מיילי (2017). מהם שבעת עקרונות הבקרה הפנימית? ביזפלואנט. נלקח מ: bizfluent.com.
- TTUHSC (2017). עקרונות בסיסיים של בקרה פנימית. נלקח מ: elpaso.ttuhsc.edu.
- CliffsNotes (2016). שליטה פנימית. נלקח מ: cliffsnotes.com.
- מנהל מערכת (2015). 17 עקרונות שליטה פנימית. סנגור אתי. נלקח מ: ethicaladvocate.com.
- דיוויד אינגרם (2018). מהם שבעת נהלי הבקרה הפנימית בחשבונאות? עסק קטן-כרון. לקוח מ: smallbusiness.chron.com.