תכנון תפעולי: מאפיינים, חשיבות ודוגמא - דודס - 2025

התכנון המבצעי הוא כלי ניהול המאפשר תיאום משאבים ארגוניים (האנושי, הפיננסי והפיזי) כדי לעשות את זה אפשרי כדי להשיג את היעדים והמטרות הכלול תוכניות אסטרטגיות וטקטיות של החברה.

בהנחה שההנהלה הבכירה הכינה תוכנית אסטרטגית וניהול בינוני תוכנית טקטית, על ההנהלה הנמוכה להיות בעלת מושג ברור מה היא מנסה להשיג. אתה רק צריך לבוא עם תוכנית מבצעית מפורטת בכדי שזה יקרה.

המטרה העיקרית של התכנון המבצעי היא לספק לצוות הארגון חזון ברור של משימותיהם ותחומי אחריותם, בהתאם למטרות והיעדים הכלולים בתוכנית האסטרטגית. היא מתמקדת בשירותים ובמוצרים (ייצור, ציוד, כוח אדם, מלאי ותהליכים) של חברה.

המטרה היא פריסת תוכניות על מנת לפתח תחזיות פיננסיות ולמקסם את השתתפות החברה בשוק. תוכנית הפעלה משתמשת ביחס הכספי של הארגון כדי לנתח את הרווחיות שלו.

התוכנית עשויה לכלול ניתוח תרומה כדי לקבוע אילו תהליכים נדרשים להגדלת הרווחים. פירוש הדבר יכול להתמקד במכירת מוצרי פרימיום או בהפחתת עלויות משתנות.

מאפיינים

מוגבלת לחטיבות ספציפיות

התוכנית המבצעית מוגבלת לחלק בודד של הארגון. לדוגמא, לתאגיד גדול (תוכנית אסטרטגית) יש חטיבת ייצור (תוכנית טקטית) המייצרת את המוצרים A, B ו- C.

כל אחד מהמוצרים הללו מיוצר בנפרד במפעלים שונים, המנוהל על ידי מנהלי מפעלים שונים, המכינים את תוכנית ההפעלה שלהם בנפרד.

לפיכך, תוכנית ההפעלה נוצרת על ידי ניהול ברמה התחתונה של יחידה השייכת לחטיבה עסקית.

מְפוֹרָט

הוא כולל תכניות ספציפיות לפעילויות ותהליכים יום-יומיים ורמה נמוכה שתתמוך בתוכנית הטקטית ותאפשר אותה. זה מפורט ביותר (מי, מה, איפה ומתי).

תנאים קצרים

עליך לקבוע את הפעילויות והתקציבים עבור כל תחום בארגון במשך השנה עד שלוש. הם קושרים בין התוכנית הטקטית לבין הפעילויות שהארגון יבצע והמשאבים הדרושים לביצועם.

תכנון תפעולי מתאר אבני דרך, תנאים להצלחה ומסביר כיצד (או באיזה חלק) תכנית טקטית תופעל במהלך תקופה מבצעית נתונה.

מיוצר על ידי המחלקה שתחיל אותה

זה חייב להיות מוכן על ידי האנשים שישתתפו ביישומו. לעיתים קרובות נדרשת תקשורת בין-מחלקתית משמעותית, מכיוון שלתוכניות שנוצרו על ידי חלק אחד של הארגון יש בהכרח השלכות על חלקים אחרים.

תקציב תפעול

זה מבוסס על הצדקה של תקציב תפעול שנתי ומוצדק. לפיכך, תוכנית אסטרטגית של חמש שנים תדרוש בדרך כלל חמש תכניות תפעול, על בסיס חמישה תקציבי תפעול.

תוכנית ההפעלה היא הצעד הראשון והאחרון בהכנת תקציב ההפעלה. כצעד ראשון, ספק תוכנית להקצאת משאבים; כצעד אחרון, ניתן לשנות את תוכנית ההפעלה כך שתשקף החלטות פוליטיות או שינויים כספיים שהתקבלו במהלך פיתוח פיתוח התקציב.

יש לראות בתכניות ובתקציבים אלה מסמכים חיים ויש לעדכן אותם כדי לשקף שינויים. האימות התקופתי שלו הוא המפתח לקיימותו.

תוכן תכנית מבצעית

תוכנית מבצעית מבוססת ישירות על תכניות טקטיות המתארות משימות, יעדים, יעדים ופעילויות.

כמו תוכנית טקטית, תוכנית מבצעית עונה על ארבע שאלות: איפה אנחנו עומדים עכשיו, איפה אנחנו רוצים להיות? איך נגיע לשם? ואיך מודדים את ההתקדמות שלנו?

על התכנון המבצעי להכיל:

- יעדים ברורים.

- פעילויות שיועברו.

- סטנדרטים של איכות.

- תוצאות רצויות.

- דרישות כוח אדם ומשאבים.

- לוחות זמנים ליישום.

- תהליך למעקב אחר ההתקדמות.

התוכנית המבצעית מציגה מידע מפורט ביותר המיועד לאנשים שיבצעו את המשימות היומיומיות הנדרשות בניהול הארגון.

על ההנהלה והצוות להתייעץ תכנית ההפעלה לעיתים קרובות בכדי לבצע את עבודתם היומיומית.

תכנון תפעולי מציין את מה, מי, מתי וכמה:

מאשר

הפעילויות והמשימות שיש לבצע.

Who

האנשים האחראים לכל אחת מהפעילויות.

מתי

המועדים שבהם יש להשלים את הפעילויות.

כמה

כמות המשאבים הכספיים הניתנים להשלמת כל פעילות.

קטגוריות

ניתן לחלק את התוכנית המבצעית לשתי קטגוריות:

תכניות לשימוש יחיד

הם מתייחסים רק לתקופה הנוכחית או לבעיה ספציפית. הם מבצעים דרך פעולה שלא צפויה לחזור בה בעתיד. תוכניות אלה משמשות רק פעם אחת להשגת יעדים ייחודיים לעסק.

דוגמא לכך היא כאשר לחברה מתקיים אירוע מיוחד ומיוחד. יתכן שיש להם תוכנית חד פעמית לכיסוי כל מה שקשור לאירוע זה, כמו הפחתת עלויות בשנה הבאה.

תכניות רצופות

הם מועברים לתקופות עתידיות ומשתנים בהתאם לצורך. הם מפותחים לפעילויות המתרחשות שוב ושוב לאורך זמן כדי לסייע לחברה לפתור בעיות חוזרות.

דוגמא לכך יכולה להיות חברה גדולה שיש לה פעילויות חוזרות ועליה להיות בעלת מבנה המאפשר לכולם לדעת מה קורה כל הזמן. דוגמא נוספת תהיה תוכנית לטווח ארוך להחזיק עובדים במקום לפטר אותם.

חֲשִׁיבוּת

תכנית מבצעית חשובה מכיוון שהיא מסייעת לצוות העבודה:

- להיות ברור היכן יתקבלו המשאבים הדרושים.

- השתמש במשאבים אלה ביעילות.

- הגדירו בבירור את דרישות המשאבים הקריטיות ביותר.

- צמצם סיכונים במידת האפשר והכין תכניות מגירה בעת הצורך.

- חשוב על העתיד לטווח הרחוק של הפרויקט, כולל הקיימות שלו.

אחד היתרונות של התכנון התפעולי הוא שחברה יכולה לנתח עד כמה רווחיות פעילותה היא.

תכנון תפעולי מנתח את מצבה הכלכלי של חברה, מכונן את חולשותיו ומפתח דרכים להגדלת הרווחים.

לתוכניות התפעול של חברה השפעה חיובית על אזורים שונים בחברה. התוכנית המיושמת עוזרת לקבוע יעדים עסקיים ולהשיג יעדים מסוימים.

יש לכך השפעה חיובית הן על ההיבט התפעולי והפיזי, מבחינת האיוש, המראה העסקי והנהלים היומיומיים.

זוהי דרך נהדרת להבטיח כי כל תחומי העסק מנוהלים בצורה בונה.

דוגמא

תמיד צריך לזכור שהקצאת פעילויות לאנשים היא נדבך חיוני ביישום תוכנית מבצעית.

הטבלה הבאה היא דוגמה למרכיבים העיקריים שנמצאו בתוכנית מבצעית.

בדרך כלל יהיו 8-10 אזורי תוצאה מרכזיים. כדוגמה, רק אחת מוצגת.

- אזור תוצאות מפתח: צמיחת חברות.

הפניות

1. רוז ג'ונסון (2018). תכנון טקטי ותפעולי. עסקים קטנים - Chron.com. לקוח מ: smallbusiness.chron.com.
2. ויקיפדיה, האינציקלופדיה החופשית (2018). תכנון מבצעי. נלקח מ: en.wikipedia.org.
3. ליאו אייזק (2018). מטרת תכנית תפעולית. למידה מקוונת לניהול ספורט. נלקח מ: leoisaac.com
4. רודני מייקל (2018). מהן תוכניות תפעול לעסק? - הגדרה, סוגים ודוגמאות. Study.com. נלקח מ: study.com.
5. אליסון ג'וב (2018). צור תוכנית תפעולית. מגזין Enterpreneur. לקוח מ: entrepreneurmag.co.za.
6. ליאו אייזק (2018). מדגם תכנית תפעולית. למידה מקוונת לניהול ספורט. נלקח מ: leoisaac.com.