- לשם מה זה?
- איך לעשות את זה?
- הגדירו תהליכי ליבה
- כתוב הקדמה
- ערוך תרשים זרימה של כל תהליך
- תן את הנוהל למישהו אחר לקרוא
- צור רשימות וטפסים
- שלב אותו במדריך הנהלים
- דוגמאות
- הפניות
הידני של הליכים של חברה הוא מסמך בכתב כי רשימות שלב שלב לפי הוראות על איך כדי להשלים משימה בעבודה או איך כדי להתמודד עם מצב ספציפי כאשר זה מתעורר במקום העבודה. הוא מכיל את שיטות העבודה המומלצות של החברה ואת התיאורים של התהליכים העסקיים העיקריים.
מדריך זה מכיל גם את השיטות והסטנדרטים כיצד צפוי לבצע את העבודה. יצירת מדריך הנהלים עוזר להנחות את החברה לקראת צמיחה, לפשט את האימונים ולהקל על יכולת הגודל שלה.
מדריך זה יכול להיות קלסר בן שלוש טבעות, תיקיה בכונן משותף ברשת או גרסה אוטומטית המתפרסמת באופן מקוון, תוך שימוש בתוכנת ניהול פרוצדוראלי. כל אחד צריך להבין ממה עשוי הוראות ההליך והיכן ניתן למצוא אותו כאשר מישהו זקוק לו.
כתיבת מדריך נהלים דורשת הבנה ברורה של הצעדים הכרוכים בתהליך מסוים. ככל שהעסק יגדל, יהיה צורך בנהלים חדשים. ניתן לחשב את ספר הנהלים כספריית נהלים.
המדריך מכיל נהלי דגימה שיכולים לשמש כתבנית להליכי הפעלה חדשים. על כל עובדי הארגון להשכיל על מדיניות החברה ונהליה; הם צריכים תמיד לקבל גישה מיידית לספר ההוראות.
לשם מה זה?
בעזרת מדריך ספר נהלים כתוב היטב, חברה יכולה להקל בצורה יעילה יותר על הכשרת עובדים חדשים.
מעבר לאימונים, מדריך נהלים מספק לחברי הצוות הנוכחיים משאב ללמוד על נהלים פחות שימושים, ומבטיח כי הם מתבצעים עם הפורמליות הנכונה, תוך שמירה על בקרת איכות.
על העובדים להבין מה מצופה מהם. המפקחים זקוקים למדריך נהלים לניהול תהליכים עסקיים. על ידי תיעוד הסטנדרטים אתה מתקשר מה חשוב לצמיחה, לאיכות ולשביעות רצון הלקוחות.
באמצעות מדיניות ונהלים המשפיעים על תחום פונקציונאלי, עובדי החזית מוסמכים לקבל החלטות יעילות וחוסכות זמן.
מדריך נהלים יעיל מספק את השיטות המתאימות לתקשורת בין-מחלקתית, ומאפשר לצוות לעבוד יחד כדי לפתור בעיות עסקיות יומיומיות מבלי לדרוש מעורבות פיקוח מיותרת.
מטרת הוראות הנהלים צריכה להיות לארגן תכנים שונים שישקפו הן את הצורות והן את אמצעי התקשורת של החברה, להיות מסוגלים לבצע את השירות או לייצר את המוצר בעלות הנמוכה ביותר ובזמן הקצר ביותר.
יש לו היתרון הנוסף של שמירה על שביעות רצון ומוטיבציה של עובדים גבוהה.
איך לעשות את זה?
לפני פיתוח מדריך נהלים, חשוב להבין את ההבדל בין מדיניות, תהליך ליבה ונוהל.
- מדיניות היא מערך העקרונות הבסיסיים וההנחיות הנלוות לכך, שנוסחו ויושמו על ידי הנהגת ארגון, כדי לכוון ולהגביל את פעולותיו בשאיפה ליעדים ארוכי טווח.
- תהליך בסיסי הוא רצף הנהלים התלויים זה בזה וקושרים, אשר בכל שלב צורכים משאבים אחד או יותר (זמן עובדים, אנרגיה, מכונות, כסף) כדי להמיר תשומות למוצרים. תוצאות אלה משמשות תשומות לשלב הבא עד להשגת יעד ידוע או תוצאה סופית.
- נוהל הוא רצף של פעילויות או דרך פעולה קבועה, המוגדרת על ידי שלבים (המכילים נקודות התחלה וסיום מוגדרות בבירור) שיש לבצע באותו הסדר כדי לבצע משימה בהצלחה.
הגדירו תהליכי ליבה
יש לקחת בחשבון את כל התהליכים המרכזיים שיש לחברה. זה מתחיל בהגדרת אילו תהליכים יתוארו וממופים במדריך הנהלים, ויצירת סיכום של כל ההליכים שתרצו לכלול.
למרות שלא יתייחס לרשימה של כל תהליך, חשוב לבסס את המהותיים והחשובים ביותר. לדוגמא, מסעדה עשויה להגדיר את תהליכי הליבה של האופן בו מכינים מנה מסוימת, אך חשובה לא פחות מהליך ניקוי המסעדות.
יש ליצור רשימה של תהליכי ליבה שצריך לכסות כך שניתן יהיה לשלב כל אחד מהם במדריך הנהלים לאחר המיפוי. המתווה ישמש כמדריך להבטיח כי אף אחת מהמשימות לא תישאר כאשר המדריך מתחיל להיכתב.
כתוב הקדמה
כלול תיאור קצר של הכלול במדריך, שהולך ישירות לאנשים המשתמשים במדריך, למה שקוראים יכולים לצפות בעת השימוש במדריך, והדרך הטובה ביותר להשתמש במדריך (כלומר, קרא את הכריכה לכריכה כדי לכסות אותה סיום "או" השתמש כהפניה כדי למצוא נהלים לפי הצורך ").
ערוך תרשים זרימה של כל תהליך
כל תהליך מוגדר על ידי השלבים או המשימות הנחוצים להשלמתו. פספוס של צעד יכול להיות פירושו אובדן או עיכוב של הזמנה או קבלת מוצר סיום פגום. קביעת תרשים זרימה היא הגדרת זרימת העבודה.
כדי להשלים מדריך עליך להתחיל בתהליך אחד בכל פעם: התחל עם התהליך הראשון במתווה. מתארים את השלבים הנדרשים להשלמת התהליך, ואז אתה חוזר ורשום את הפרטים עבור כל שלב.
וודאו שכל שלב ברור ובתמצית. כל שלב אמור לספק מספיק פרטים על מנת שיעקוב אחר ההוראות.
לדוגמה, נניח שאתה יוצר נוהל לתהליך המכירה לפי דרישה באינטרנט. תחילה נוצר תרשים זרימה של יצירת קשר ראשוני עם הלקוח הפוטנציאלי לאחר שביקשו את המידע: באמצעות שיחת טלפון, דואר אלקטרוני או הודעת טקסט.
אם לא ניתן היה ליצור קשר בתחילה עם הלקוח הפוטנציאלי, מחושב כמה פעמים צוות המכירות עוקב אחריו, עם סקריפטים ספציפיים לכל איש קשר.
בעת יצירת קשר עם הלקוח, מוקצה תסריט אחר, כמו גם מערך מעקב, תלוי אם הלקוח קנה את המוצר או החליט לחכות.
תן את הנוהל למישהו אחר לקרוא
חשוב ששותף לעבודה או מישהו שאתה מכיר יקרא את זה ויעקוב אחר ההוראות כפי שנכתבו. אדם זה יכול לספק משוב חשוב אם יש צעדים שלא הצלחת לבצע או שלא הבנת.
ההליך ניפוי על סמך ההערות. יתכן שתצטרך לשכתב, לערוך או להוסיף משהו להוראות.
צור רשימות וטפסים
לכל תהליך קל יותר לחברי הצוות לעקוב אחר טופס או רשימת בדיקה. זו הסיבה שיש לפתח תבנית מפורטת, המבוססת על התהליך הממופה.
אם אתה צריך לאסוף מידע ספציפי כאשר הלקוח נכנס, עליך לוודא כי בתבנית יש את כל המידע הנדרש, המוצג בצורה תמציתית.
אין להניח שחברי הצוות זוכרים את כל מה שהנוהל מציין, במיוחד כאשר לקוח יושב מולם. יש לשלב את רשימות הבדיקה והטפסים כנספח לתרשים הזרימה ולשלבי התהליך.
שלב אותו במדריך הנהלים
לאחר שהוקצה תרשים זרימה לכל תהליך ויצרו את כל תבניות המסמך התומכות, הן משולבות במדריך נהלים מלא. המדריך מסודר על בסיס מחלקתי.
לדוגמה, במדריך הנהלים עשוי להיות הסעיפים "מכירות", "פעולות" ו"הפצה ". כל חלק מחולק לתהליכי הליבה של אותה מחלקה, בדרך כלל לפי סדר שכל תהליך הליבה מתבצע במשלוח הכולל של מוצרים.
בקטע "הפצה" יכולות להיות לך מספר תהליכים עיקריים, כגון "קבל את ההזמנה", "חבילה למשלוח", "משלוח" ו "מעקב".
מדריך הנוהל מסודר עם תוכן עניינים וכל הליך רשום בבירור עם כותרת מודגשת.
דף כלול כולל שם המדריך, תוכן עניינים, המבוא והנהלים לפי סדר התוכן.
ניתן אפילו להציב כרטיסיות עבור חברי הצוות כדי לעיין בקלות במדריך כדי לעזור להם לאתר נהלים רלוונטיים במחלקות שלהם.
לבסוף, עותקים מיוצרים ומחולקים. עודד משוב רציף ועדכן את המדריך במידת הצורך. מדריך צריך להיות זמין באזור ייעודי של כל מיקום פונקציונאלי, תוך שימוש במדיניות ונהלים.
דוגמאות
-בדרך כלל לבשל המבורגרים בצורה ספציפית.
- כיצד לנהוג במקרה של שריפה, רעידת אדמה או אסון טבע.
-מדע כיצד להתמודד עם תלונות לקוחות או לקוח אגרסיבי.
-נוהל לבצע תהליך בחירת כוח אדם.
-דעת לדעת לעבוד במסעדה.
הפניות
- קימברלי לאונרד (2017). כיצד אוכל לכתוב מדריך נהלי פעולה רגיל? עסקים קטנים - כרון. smallbusiness.chron.com.
- כריס אנדרסון (2017). מהו מדריך למדיניות ונהלים? ביזמנואלוז. נלקח מ: bizmanualz.com.
- Bizfluent (2017). הגדרת מדריך נהלים. נלקח מ: bizfluent.com.
- כריס אנדרסון (2017). מה המטרה של מדריך נוהל? ביזמנואלוז. נלקח מ: bizmanualz.com.
- מעבדת תבניות (2018). 37 תבניות נוהל הפעלה סטנדרטיות הטובות ביותר. נלקח מ: templatelab.com.
- גרג מרסלו (2017). המדריך בן 8 השלבים לבניית מדריך נהלים להפעלה סטנדרטית. לרן. נלקח מ: blog.lern.org.