בשביל מה מיועדת הדרכה? שימושים עיקריים - אוצר מילים תרבות - 2025

ההוראות משמשות כדי להמחיש מידע שימושי על אופן שימוש במכשיר או איך להרכיב אובייקט. הם עשויים אפילו להכיל הוראות כיצד לארגן או לנהל עסק.

טקסטים אלה הם מדריכים המדריכים או מספרים כיצד לעשות משהו בפרט. הם חשובים מכיוון שהם מאפשרים יעילות רבה יותר ומפחיתים את הסיכונים הקשורים למוצרים.

לדוגמה, כאשר אתה מבצע את הצעדים או ההוראות במדריך למשתמש, אתה פחות סיכון לפגוע במכשיר. בנוסף, ניתן להרכיב חפצים בצורה נכונה ובפחות זמן.

באשר להוראות בחברות, הן חשובות מכיוון שהן מדגימות את הדרך הנכונה שבה יש לטפל בה.

טקסטים אלה שימושיים מכיוון שהם יכולים לסייע בפתרון בעיות בתוך הארגון על ידי הדגמת הצעדים שצריך לבצע כדי לפתור בעיות.

ללא קשר לאופן כתיבתם או למטרתם הספציפית, ההוראות הן תמיד מדריכים מאוד מסודרים ואמורות להיות קלות להבנה.

הסיבה לכך היא שמטרת המדריך היא לומר למישהו את הדרך הנכונה לבצע פעולה.

6 השימושים העיקריים בהדרכה

1- להגבלת האחריות המשפטית

זה חשוב מכיוון שמוצרים מסוימים יכולים לגרום לפציעה קשה או אפילו למוות אם משתמשים בהם בצורה לא נכונה.

יש להקפיד על הוראות במיוחד בתחומים טכניים, למשל בעת טיפול בציוד מתח גבוה, לייזרים ומקורות אור עזים אחרים, כלים מכניים וציוד לייצור אש ואש.

הצבת המידע המתאים במדריך הוראות יכולה להזהיר את המשתמש מפני סכנות אפשריות.

בנוסף לטיפול באנשים, היצרן יכול להגן על עצמו מפני השלכות משפטיות חמורות, מכיוון שההתרעה היא בכתב.

במקרים אלה, יש למקם את מדבקות האזהרה במקומות הנראים היטב במוצר.

2- כדי להסביר כיצד לבצע פעילות

זה יכול להתבטא במובנים רבים בתחומים שונים: החל ממדריכי הוראות בחברות המצהירים את המדיניות שלהם, וכלה במדריכים למשתמש המסבירים כיצד להגדיר התקן.

מצד אחד, על הוראות ההוראות של החברה לציין איזו מדיניות לעקוב בהזדמנויות מסוימות ומדוע היא קיימת, ואילו הוראות פרוצדוראליות יכולות להמחיש כיצד לבצע פעילות הקשורה למדיניות האמורה.

לדוגמה, לחברה עשויה להיות הוראות שימוש לדיווח נכון על אירוע של הטרדה מינית או אפליה במקום העבודה. כדאי גם לחברה לקבל הוראות הדרכה לגבי הפעילויות השונות המתבצעות בה.

אם עובדים חדשים עובדים, ניתן לתת להם מדריך כתוב עם הוראות העבודה שלו, כך שילמדו את עבודתם במהירות רבה יותר.

דוגמא נוספת עשויה לכלול מהנדסים שיש להם צורך להכיר את ההיבטים הלא מוכרים של קווי מוצרים; הם יכולים להשתמש במדריך המסביר את התכונות הללו.

כאשר תיעוד משתמשים מתאים הוא יכול ליצור לעובדים דרך עדינה ויעילה להתעדכן, ולהפוך את העסק לניהול טוב יותר.

מצד שני, הוראות שימוש מועילות בסיוע ללקוחות להרכיב או להשתמש במוצרים שאינם מוכרים איתם.

ההוראות מאפשרות להרכיב את המוצר או להשתמש בו בצורה הנכונה מבלי שהלקוח יצטרך לפנות למומחה או לאותה חברה בה נרכש.

3 - ליצור הנחיות סטנדרטיות

משמעות הדבר היא כי כל העובדים בחברה עשויים לדעת את כללי החברה וכיצד לעמוד בהם.

מדריך הוראות מאפשר גם לעובדים ללמוד על התהליכים שמבצע החברה.

קיום הכללים בכתב, כך שכל אחד יכול לגשת אליהם, נותן לעובדים אפשרות לבדוק אותם.

כתוצאה מכך סביבת העבודה הוגנת יותר, מכיוון שכולם אחראים על הידע שהם צוברים.

4- כדי לחסוך זמן

אם יש הדרכה נגישה לעובדי החברה, הם יכולים לבחון את זה בספק. בטווח הרחוק זה חוסך כל המעורבים זמן.

במקום לבזבז זמן במענה על שאלות אלה, ניתן לחפש את התשובות במדריך, כך שהעובדים יהיו אחראיים לידע שלהם.

ההוראות עוזרות גם לחסוך זמן במכירה. ככל שהמדריך ברור יותר, כך איש המכירות יקדיש פחות זמן להסביר ללקוח כיצד להשתמש במכשיר או להציג להם את כל היישומים של הפונקציות שלו.

כדי להשיג הדרכה טובה שחוסכת זמן, אתה צריך סופר טכני טוב.

אפשר ליצור הדרכה טובה אם המחבר מנסה לחשוב כמו הלקוח, על מנת לקבל מושג טוב יותר לגבי הספקות האפשריים שעלולים להתעורר, או אם זה נעשה על ידי צד שלישי שיכול להציע נקודת מבט בלתי משוחדת.

5- לשקף דימוי חיובי

תיעוד טכני משקף את אופן הטיפול בלקוח. חברה לא רוצה שהלקוח יתבלבל, ירגז או יחשוב שהמוצרים הם בזבוז זמן מכיוון שהם חסרי תועלת.

לעיתים מסמכים טכניים מאפשרים ללקוח להתייחס למוצר בפרק זמן קצר, מה שהופך את היוצרים למאושרים ומטפחים יחס טוב כלפי החברה.

זה מעניק שיתוף פעולה רב יותר בין המעורבים ויוצר המלצות מצליחות של לקוחות.

אם חברה תרצה להפגין כל פן חיובי במוצר שלה, היא תצטרך לפתח הדרכה טובה שתמחיש את אותם פרטים.

משתמשים שמים לב אם ההוראות למוצר או חברה מסוימים הינן גרועות או שאינן קיימות.

כיום אנשים צריכים לקלוט מידע בצורה יעילה ככל האפשר, כך שליעדר תיעוד איכותי יכול להיות השלכות מזיקות לעסק.

6 - כדי להסביר כיצד לתחזק או לתקן ציוד

ההוראות צריכות לשמש כמדריך שיש בו הוראות לתחזוקה ותיקון של הציוד במקרה של נזק.

לדוגמה, במפעל עשוי להיות מדריך שירות ותחזוקה לחגורות המסוע שלו, מדריך מחשב עשוי לכלול מה לעשות במקרה שהמסך קופא, והוראות הטלפון עשויות לומר לך כיצד לנקות אותו.

הפניות

1. טקסטים מדריכים (2011). התאושש מ- bbc.co.uk
2. מטרת המדריכים, תוכנם ומבנהם. התאושש מ- study.com
3. מה המטרה של מדריך למשתמש? התאושש מ- science.blurit.com
4. מדריך למשתמש. התאושש מ- collinsdictionary.com
5. הרווח ממדריך למשתמש טוב. התאושש מ- technwriting.eu
6. אל תשכח את המדריך הזה! התאושש מ- streetdirectory.com
7. מדריכי משרד: חשיבות ומטרה. התאושש מ- study.com