7 הפונקציות הבולטות ביותר של מזכירה - עבודה - 2025

תפקידיו העיקריים של מזכירה כוללים ניהול סדר היום, שירות הציבור וטיפול במידע סודי. זה האחראי על ביצוע משימות סיוע מנהליות במשרד.

עמדה זו יכולה להיות מוחזקת על ידי גבר או אישה, אם כי הנפוצה ביותר היא שמדובר באישה שמפעילה אותה.

הם בדרך כלל אחראים על ענייני הסודיות של אנשים עם היררכיה מסוימת בתוך החברה, כמו דירקטורים, מנהלים, נשיאים, בין היתר. זה הופך אותם לימין הימנית של המנהל שלשמו הם עובדים.

אם החברה קטנה, עומס העבודה העיקרי של המזכירה קשור למשימות המשרד הבסיסיות.

כמה מדינות בעולם מקדישות לו יום מיוחד במהלך השנה כדי להודות ולחגוג על פועלו. לדוגמה, בקולומביה, פרו ומקסיקו יום המזכיר הוא 26 באפריל ואילו בוונצואלה הוא 30 בספטמבר.

7 התפקידים העיקריים של מזכירה

תפקידו של מזכירה הוא לתת תמיכה ושיתוף פעולה עם הבוס שלה, כך שתוכל למלא באופן מלא את תפקידה בתוך הארגון, ללא עיכובים או הסחות דעת.

למרות שאופי החברה משפיע על סוג העבודה הנדרשת ממזכירה, ניתן לומר כי תפקידיה העיקריים הם:

1- ניהול סדר יום

באחריות המזכירה לשמור על סדר יומה של האדם שעבורה היא עובדת מעודכנת. שם אתה צריך לשקף את כל התחייבויות העבודה שלך ולפעמים גם האישיות שלך.

עליכם גם לנהל רישום של הנתונים של כל האנשים והמוסדות איתם צריך להיות קשור למעסיק שלכם.

סדר היום של מזכירה משמש לעתים קרובות כקובץ היומני המבצעי של המנהלת עבורה היא עובדת.

2- תשומת לב לציבור

תשומת הלב לציבור היא אחת המשימות הבסיסיות ביותר שעל המזכירה לבצע. עליכם לענות לשיחות ולרשום את הסיבה להן, כמו גם את כל הנתונים המאפשרים למעבידכם לבצע מעקב יעיל בנושא.

הוא גם האדם שמקבל מבקרים במשרד. זו הסיבה שחשוב למזכירה לשמור על דימוי התואם את הדימוי הארגוני של מקום העבודה.

תפקידו שם הוא לא רק לברך ולהפוך את ההמתנה למבקרים ידידותיים, אלא גם לתת את ההוראות וההנחיות הראשונות לגבי התרבות הארגונית והתהליכים הפנימיים של החברה.

3 - ניהול מסמכים

מלבד היותה האדם שמקבל ומטפל בהתכתבויות מהבוס שלה, מזכירה כותבת, קוראת, מגיבה ומגישה את מרבית מכתביו, ההודעות, התזכירים והדוא"ל של מעסיקיה.

לשם כך עליכם להשתמש ביישומי תוכנה מסוימים המאפשרים לכם להכין מסמכים כאלה בזריזות ובמהירות רבה יותר.

הספציפיות של מיומנויות אלה תלויה בסוג העבודה הנדרשת בתחום בו אתם עובדים.

המזכירה מנהלת את מסד הנתונים ליצירת קשר של הבוס שלה ומגיש תכתבויות בכתב, כמו גם פרוטוקולים של פגישות ומסמכים אחרים שמעניינים אותם במשרד.

המזכיר הוא שמקיים בדרך כלל את העניינים שנדונו בישיבות חשובות.

4- ניהול מידע רגיש (פנימי וחיצוני)

בין הפונקציות המבדילות מזכירה טובה היא טיפול הולם ויעיל בכל המידע החשוב ביותר לתפעול החברה או המוסד בו היא עובדת.

לדוגמה, עליך להיות בשליטה במסמכים המשפטיים שעשויים להידרש על ידי גופים ממשלתיים בכל עת.

אתה יכול גם לקבל גישה למידע מהסביבה או מכל אחד מהשחקנים שקשורים לחברה. יש לנהל את המידע הזה בצורה דיסקרטית, יעילה ובזמן.

5 - ארגון משרד

על המזכירה להפעיל ולתחזק את ציוד המשרד והריהוט: טלפונים, מכונות צילום, מדפסות, מקרנים, ריהוט, ארונות תיוק, בין היתר.

הוא זה ששולט על מלאי האספקה ​​והציוד המשרדי. זה גם מקפיד על מערכות הקבצים הפיזיות והאלקטרוניות כדי שהמידע יהיה זמין בעת ​​הצורך.

המזכירה חייבת להיות סביבת עבודה נקייה ומסודרת, מכיוון שהיא בדרך כלל אחד הדברים הראשונים שאנשים מחוץ לחברה רואים כשנכנסים למתקנים שלה.

6- הכנת מצגות

בדרך כלל על מנהל להציג את הדוחות שלו בצורה של מצגות המסכמות את המידע ומדרג אותו. לצורך משימה זו הוא בדרך כלל מבקש את מזכירתו לעזרה.

האדם שנמצא במזכירות חייב להבטיח כי המידע המופיע שם ישקף נכון את הנתונים שהבוס שלו מעוניין לחלוק.

עליכם להיזהר גם שמדובר במצגת נטולת שגיאות כתיב והיא תואמת את זהותה הגרפית של החברה.

7- מעקב מנהלי

זו גם אחריותו של מזכירה להיות מודע לכך שמלווים את המדיניות והנהלים הנחוצים לטיפול בנכסי החברה או המוסד בו היא עובדת.

על פי הרמה ההיררכית של הבוס שלה, המזכירה יכולה לאמת את הדיוק של הנתונים המשקפים את פירוט פעולות התקציב.

מזכיר צריך לדאוג לבקרת הניהול ולניהול נכון של המשאבים במשרד.

המזכירה הווירטואלית

עם עליית המשרות המקוונות עולה דמותם של מזכירות מקוונות או עוזרות וירטואליות.

מזכירות אלה מבצעות את מרבית המשימות שתוארו לעיל אך מרחוק. במקרים אלה מזכירות גובים תשלום עבור שירותיהם לפי שעה או לפי פרויקט.

הפניות

1. תרבות כסף (2015). ארבעת תפקידיו העיקריים של המזכירה. התאושש מ: comofuncionaque.com
2. קוקמולר, ניל (ים / ו). רשימת תפקידים של מזכירה. התאושש מ: work.chron.com
3. Pymex (2016). תפקידיו ואחריותו של המזכיר המינהלי. התאושש מ: pymex.pe
4. התנדב עכשיו (ים / ו). מה תפקיד המזכירה? התאושש מ: diycomitteeguide.org
5. וינדרמיר, אנה (s / f). מהם תפקידיו של מזכירה כעוזר למנהל? התאושש מ: pyme.lavoztx.com