15 הפונקציות החשובות ביותר של המשרד שאתה שולט בהן - עבודה - 2025

פונקציות המשרד הוא שולט הן הפעילויות המנהלתיות שביצעו אנשי חברה, ארגון או מוסד, והנדרשות לשם הפעלת אותו. אם נעשה ביעילות, התוצאות בדרך כלל יהיו טובות בהרבה מאשר אם נעשות בצורה לא טובה.

בדרך כלל לעבודה במשרד יש שני עד שישי רגיל המתחיל בשעה 8 או 9 בבוקר ונמשך עד 16 או 17 בערב, אם כי זה משתנה לפי מדינה או אזור.

מרבית עבודות המשרד דורשות מיומנויות בסיסיות כמו: תקשורת בעל פה שוטפת, יכולת כתיבה, קבצים וקצת ניסיון בציוד משרדי כמו מחשבים, מכונות צילום, וכו '.

תלוי ברמת המשרה או האחריות המוטלת עליו, זה מחייב את האדם השכלה טכנית, אוניברסיטאית או רביעית.

פונקציות המשרד הראשי שאתה שולט בהן

1- תכנון

זוהי המשימה הראשונה והחשובה ביותר שכן היא מורכבת מהגדרת האופן בו שיטות ומבנים ארגוניים יכולים לתרום לתכנית העסקית.

ישנם כלים טכנולוגיים המסייעים לשיטות אלה להתארך בהמשך במשימות המופצות בין חברי הצוות, אך רק תכנון טוב יכול להבטיח שהכל בסופו של דבר יוסיף למטרה העסקית.

תכנון כללי דורש חזון עסקי ברור ורמה היררכית מסוימת בתוך החברה, אך על כל אחד מחברי הצוות לתכנן את עבודתו כך שיוכלו לעמוד ביעדים והתאריכים הקבועים.

2- תעתיק ו / או כתיבת דוחות

משימה שתופסת מדי יום את זמנם של העובדים במשרד היא כתיבה, בכל מדיום, של דוחות התומכים או מפרטים את תפקידם או המשמשים להסביר לשאר עמיתיהם את הפרטים (רקע, התקדמות, תוצאות, יתרונות וחסרונות). חסרונות וכו ') של פרויקט מסוים.

מסמכים אלה משמשים גם כתיעוד של פעילות הארגון שאליו שייך אותו משרד, לביקורות או ביקורות עתידיות.

3- להשתתף בישיבות

מדובר בפגישות בין חברי צוות עבודה בהם מחליפים רעיונות לפרויקטים שוטפים, מוצגות הצעות חדשות, מצגות, דוחות או דוחות משותפים.

בדרך כלל יש להם מטרה ליישר את כל הנוכחים לקראת השגת מטרה משותפת, להקצות תפקידים, משימות ומועדים לכל אחד מהם. הם משמשים גם לפתור בעיות שעלולות להתעורר בביצוע המשימות.

לרוב יש להם תדר, משך ודינמיקה מוגדרים מאוד. באופן דומה, מה שנדון בהן לרוב נרשם תוך דקות או דקות להגשתו.

ארגונים מסוימים מקיימים פגישות מדי יום, אחרים מספר ימים בשבוע, אחרים כל שבועיים, ואחרים מדי חודש. תדירות הפגישות תלויה בכל חברה ובצרכיה.

4 - קביעת פגישות

מדובר בתיאום סדר היום של כל האנשים שחייבים להיות בפגישה בצורה כזו שהם מצליחים להתאחד במקום ובזמן ספציפיים.

זו יכולה להיות משימה מפחידה, ולכן להסתמך על טכנולוגיה יכול להיות רעיון טוב. ישנם יישומים, כמו ScheduleOnce, המאפשרים לך לתזמן פגישות באופן אוטומטי, ומאפשרים למוזמנים לראות תאריכים זמינים ולבחור זמן שנוח להם.

5 - בדוק את דוא"ל החברה

זו משימה שיכולה לקחת זמן רב. דוח אדובי שפורסם בשנת 2016, שנבע מסקר שבניהול עצמי של יותר מאלף עובדים, מגלה כי אנו מבלים 20.5 שעות בממוצע בכל שבוע בבדיקת דוא"ל העבודה שלנו.

סיווג, קריאה ומענה של מיילים היא צורת תקשורת נפוצה מאוד ומאפשרת החלפת קבצים והתרשמות הקשורים לפרויקט או לתהליך ארגוני.

למרות שחברות מחפשות כל הזמן דרכים יעילות יותר לניהול דוא"ל, ישנן גם יישומים כמו תוויות חכמות של Gmail לצורך כך.

דרך נוספת לייעל משימה זו היא לשלב תבניות אימייל רגילות, או טקסטים שניתן לשלוח במינימום שינויים לנמענים שונים ובמועדים שונים.

6- ניהול כספים

במשימה זו יש להבטיח כי הכסף ממלא את מחזור חייו ברכישה ומכירה של מוצרים ושירותים; יש לשלוח את כל החשבוניות, לפרסם, לשלם ולשגר. כמובן שיש משרדים שרק עושים את זה.

פעילות זו כוללת גם עדכון של חשבונות פיננסיים ומסמכים משפטיים כך שלא יהיו בעיות במסגרת המשפטית הנוגעת לארגון המדובר.

7- לוגיסטיקה

פונקציה זו מבטיחה כי כל הסחורה הקשורה לעבודת החברה מועברת אל ומחסנים ולקוחות. זה כולל גם קשרים עם ספקים לקבלת חומרי גלם לייצור מוצרים חדשים.

מטרת הפונקציה היא להבטיח כי לחברה ברשותה כל הדרוש בכדי לשמור על ייצור המוצר או השירות שהיא ממסחרת.

8- קרא תשומת לב

במשרד נדרש גם לענות לטלפון, מכיוון שהוא אמצעי קשר עם לקוחות, ספקים ובקרב עמיתים לעבודה עצמם.

למרות שזה נראה משימה פשוטה, הוא דורש פרוטוקול מסוים מכיוון שזה יכול להיות הקול שמישהו מחוץ לחברה מקשר לתדמית שלו. לכן, חשוב לכבד את כללי האדיבות, לשמור על הטון המוסדי, נפח הקול ואוצר המילים ששימשו הם מתונים.

פיסת מידע חשובה נוספת, שלעיתים מתעלמים ממנה בעת ביצוע הפונקציה הזו, היא לרשום כמה שיותר נתונים על האדם בצד השני של הטלפון; זה יאכיל את מאגר אנשי הקשר של החברה ויאפשר לך לבצע מעקב נכון אחר הנושא שנדון במהלך שיחת הטלפון.

9- ארגון קבצים

מרבית המשימות המבוצעות במשרד מייצרות מסמך כלשהו: חשבוניות, פתקים, דקות, דקות, דוחות מכירה וכו '.

בדיגיטל או על נייר, מדובר בכמות מידע המחייבת מישהו להיות אחראי על הקטלוג, הארכיון והגנתו בהתאם לרמת החשיבות שלו לעסק.

בדיוק הנקודה האחרונה הזו, זו של הגנה על מידע, היא סוגיה שהפכה לכאב ראש עבור ארגונים רבים, וזו הסיבה שעוד ועוד צצים כלים, פרוטוקולים ונהלים המספקים אבטחה בקובץ ובהעברת נתונים. נתונים רגישים בארגון.

במקרים מסוימים משתמשים בכוננים קשיחים חיצוניים, בעוד שבאחרים ישנם שרתים מיוחדים למקרים אלה או לפלטפורמות אחסון ב"ענן "כמו Microsoft OneDrive, Google Drive או Apple iCloud.

10- הפצת דואר החברה

משימה שלמרות שאינה מצריכה הכשרה אקדמית גבוהה במיוחד, אכן מצריכה התארגנות טובה, אחריות ותחושת דחיפות, היא חלוקת ההתכתבויות במשרד.

רישום של עיצוב, כרטיס האשראי שנשלח על ידי הבנק, חשבוניות מספק או מכתב תגובה מגורם ממשלתי, הם חלק מהמסמכים שכל עובד עשוי לחכות להם ועליו תהליכים רבים אחרים בתוך של החברה.

11 - שירות לקוחות

פונקציה זו מורכבת משרות פיזית של לקוחות עם שאלות או תלונות על המוצרים והשירותים שמציעה החברה.

12- הדפסת והעתקת מסמכים

זה מורכב מהדפסת המסמכים שיש לשמור פיזית או מהעתקת עותקים של אלה שיש לשמור בכפולים או למסור לעובדי החברה.

13 - ראיונות מועמדים

זו אחת המשימות של תהליך בחירת כוח האדם. הם יכולים להתבצע באופן פרטני או בקבוצות, כלומר התמקדות במועמד יחיד או במספר.

14- רכישת ציוד וציוד משרדי

ציוד משרדי חיוני ליעילותו. ציוד מכתבים, דיו למדפסת, אריזה או נייר צריכים להיות זמינים תמיד, ולכן צריך להיות מישהו האחראי על ניהולם.

15- פונקציות ניהוליות

נהלים אדמיניסטרטיביים הם הכרחיים כדי שחברה תשמור על יציבות ותוכל להשיג הצלחה עסקית. הכרה בסוגיות משפטיות, ניירת ותכניות בירוקרטיות אחרות הן חלק מהפונקציות הללו.

הפניות

1. אודרה ביאנקה (s / f). טיפים לארגון ולתכנון משרד. התאושש מ: smallbusiness.chron.com.
2. Biz Trend (2015). 7 משימות משרד שאתה יכול וצריך להפוך אוטומציה. התאושש מ: es.sba.gov.
3. דיואי קייטלין (2016). כמה שעות מחייך ביזבזת בדוא"ל לעבודה? נסה את המחשבון המדכא שלנו. התאושש מ: washingtonpost.com.
4. לורי ריבס. רשימת משרות העובדות במשרד. התאושש מ: work.chron.com.
5. מה עושה עוזר משרד. התאושש מ- learning.org.
6. מה בדיוק עושים אנשים בעבודות משרדיות. התאושש מ: reddit.com.