- מאפיינים
- ביצוע תהליכי ניהול
- גיוס
- שמירה על נכסים
- יחסי ציבור
- קבע רצפי עבודה
- רכישת רכוש קבוע
- עיצוב ובקרת צורות
- רכישת מכשירי כתיבה וציוד משרדי
- תהליכי ניהול אדמיניסטרטיביים
- תִכנוּן
- אִרגוּן
- כיוון או ביצוע
- לִשְׁלוֹט
- הפניות
הניהול האדמיניסטרטיבי הוא סט של צורות, פעולות ומנגנונים המאפשרים השימוש במשאבי אנוש הכספיים של החברה וחומרים על מנת להשיג את המטרה. זה מבוסס על ארבעה עקרונות יסוד; ההזמנה היא הראשונה, על פי שכל עובד צריך למלא את התפקיד שלשמו הוא מאומן.
חוסר סדר מוביל לעבודה פחות יעילה ולשימוש לא נכון במשאבים. העיקרון השני הוא משמעת; בתחום הניהול האדמיניסטרטיבי, משמעת היא היבט חשוב, מכיוון שהכללים והתקנות חייבים להקפיד ולכבד על ידי כולם.
העיקרון השלישי הוא אחדות הפיקוד. על העובד לדעת למי הוא מדווח על עבודתו וממי יקבל הוראות, כדי להימנע מהודעות שגויות הפוגעות באיכות העבודה. לבסוף, עידוד והערכה של יוזמה בצוות חיוני להניע; זה ישפיע לטובה על סביבת העבודה ועל השגת היעדים.
ניהול ניהולי חיוני לארגון, מכיוון שהוא מהווה את הבסיס עליו יבוצעו משימות הקבוצה עצמה, ויוצר גם רשת שמטרתה לעמוד ביעדים עסקיים.
מאפיינים
ביצוע תהליכי ניהול
תהליכי הניהול חייבים להתבצע כראוי כך שתבצע ביצועים אפקטיביים בכל אחת מהפונקציות הניהוליות.
אלה חייבים לכלול תכנון, ארגון, כיוון ובקרה, הכל מסתובבים על בסיס הגשמת היעדים.
גיוס
זה מתייחס לבחירה, הכשרה, השמה ותגמול כוח אדם. השגת יעדי הארגון תלויה בכך שהוא יכול לסמוך על כוח האדם המתאים, אשר עבורם יש לשמור על האינטרס לכיסוי צרכי העובדים ובאותה עת, להיות נאמן לארגון.
שמירה על נכסים
יש להגן על נכסי ארגון מפני שימוש לרעה, אובדן או נזק הנגרמים כתוצאה מגניבה, שריפה או כל אמצעי אחר.
מסיבה זו, יש צורך לשמור על רשומה נאותה עבור כל סוג נכס, תוך אחראי על הצוות האחראי לשימוש הנכון והגנתו.
יחסי ציבור
אחד התפקידים החשובים של ניהול אדמיניסטרטיבי הוא הקמה ותחזוקה של קווי תקשורת שונים בין הארגון לציבור הקשור אליו (לקוחות, בעלי מניות, עובדים, ספקים, צרכנים).
קבע רצפי עבודה
לביצוע יציב ובלתי מופרע של עבודה ניהולית, יש לפתח מערכות ונהלים שגרתיים מוגדרים. זה מונע מאופי התלות ההדדית והקשר זה בין המשימות הספציפיות של כל מחלקה.
רכישת רכוש קבוע
בכל מחלקה יש צורך ברכוש קבוע הולם לביצוע יעיל וכלכלי של העבודה המתבצעת שם. לכן, יש לבצע נוהל סטנדרטי בבחירה ורכישה של כל סוג נכס קבוע הנדרש.
היבט חשוב הוא לבצע איתור והערכה של הצורך האמיתי בנכס, ובכך להימנע מהוצאות מיותרות המשפיעות על כספי החברה.
עיצוב ובקרת צורות
מכיוון שלעבודה ניהולית יש מאפיינים מסוימים, יש לתכנן את הטפסים המשמשים על מנת לספק את המידע הנדרש באופן הולם.
חובת הממשל לתכנן טפסים אלה ולנסות לתקנן את השימוש בהם, על מנת להפחית עלויות.
רכישת מכשירי כתיבה וציוד משרדי
מאמרים אלה חייבים לכסות את צרכי המשתמשים, מכיוון שהם ישפיעו על הביצוע השיטתי והמהיר של העבודה הנעשית.
לכן חשוב להבטיח את התקינה, הבחירה והרכישה של תשומות אלה, כמו גם חלוקתם למחלקות אחרות, במידת הצורך.
תהליכי ניהול אדמיניסטרטיביים
תִכנוּן
התכנון הוא אבן היסוד בתהליך זה, מכיוון שהפעולות שלאחריו יבואו מכך. כדי לבצע תהליך יעיל יש לקחת בחשבון את הדברים הבאים:
- שיהיה לך יעדים ברורים.
- לחקור את הסביבה שמתוכה יבוצעו העבודות.
- זהה והקצה את המשימות שיעזרו להשיג את היעדים.
- בצע תוכנית הישגים מקיפה, בה מודגשים האלמנטים היצירתיים המסייעים לביצוע העבודה בצורה יעילה.
- קביעת המדיניות, השיטות והנהלים הנדרשים לביצוע העבודה.
- צור מערכות התרעה המאפשרות לצפות מראש פעולות כנגד בעיות עתידיות.
- עדכן כל העת את התוכניות, בהתחשב בתוצאות הבקרות שהופעלו עליהם.
אִרגוּן
כדי להצליח, יש לתאם את כל המשאבים האנושיים, הכספיים והחומריים שקשורים לעבודה שיש לבצע.
זה כרוך בקביעת מערך של כללים ומשימות משימות שיש לעקוב בקפידה על ידי האנשים המעורבים. חלק מהפעילויות הללו הן:
- חלק את העבודה בהתחשב ביחידות ההפעלה.
- קבץ משימות לפי משרות.
- בנה את יחידות ההפעלה עם קריטריונים של יכולת הניהול והזיקה של העבודה.
- בחר אנשי צוות שיש להם את הכישורים הנדרשים למשרה מסוימת.
- קבע התאמות בפעילויות שבוצעו, על סמך מה שמראות תוצאות הבקרה שלהם.
כיוון או ביצוע
כדי לעמוד באסטרטגיות המתוכננות והמאורגנות, יש לבצע את הפעולות היוזמות ולתת להן המשכיות.
בין אמצעים אלה ניתן למנות את הכוונת הפעילות וטיפוח התפתחות העובד במקום העבודה והאישי, כך שמוטיבציה זו מתורגמת להישג היעיל של המטרה. אסטרטגיות אלה יכולות להיות:
- הנחה ועודד את הקבוצה להשיג את המטרה.
- ליצור קשר ישיר, פתוח ושקוף עם כל אחד מהמעורבים, במישרין או בעקיפין, בעבודה.
- פיתוח הפוטנציאל של כל חבר.
- ליצור תמריצים לעובדים הבולטים בקריטריונים מסוימים שנקבעו מראש, כגון יצירתיות, מהירות השלמה, בין היתר.
- קביעת מנגנונים להערכה מתמדת של תהליך הביצוע, על מנת לתקן פעולות במידת הצורך.
לִשְׁלוֹט
חשוב ליישם אסטרטגיות כדי לוודא שמה שמתוכנן, מאורגן ומבוצע מתקדם באופן משביע רצון ויעיל לקראת השגת המטרה.
זה יאפשר קבלת החלטות להחלפת פעילויות או כיוון מחדש של התהליך, ויאפשר לייעל אותו. אלה יכולות להיות חלק מהפעולות הבאות:
- קבע השוואה בין התוצאות לתוכניות הכלליות של החברה.
- הערך את תוצר העבודה, על פי תקני הביצועים שלה.
- פרסם את האמצעים לשימוש במדידות בפומבי.
- העבירו את ההצעות לאנשי האחראי על מנת לתקן את הפעולות הנחוצות.
הפניות
- ענייני כסף (2018). פונקציות ניהול ניהוליות של משרד מודרני. למידת חשבונות. נלקח מ: accountlearning.com.
- מדריך ה- MBA שלי (2018). פונקציות ניהול או ניהול של משרד. נלקח מ: mymbaguide.com.
- מנהלים-נט (2018). ניהול אדמיניסטרטיבי. נלקח מ: managers-net.com.
- ABCM (2018). למד את חשיבות הניהול הניהולי לעסק. נלקח מ: myabcm.com.
- ואן ויליט (2011). חמש פונקציות ניהול (פייול). גיבור כלים. נלקח מ: toolshero.com.