במזומן הוצאה (חשבונאות) , נקראת גם תשלום במזומן, מתייחסת לתשלום שבוצע על ידי עסק בתקופה מסוימת, כגון חודש, רבעון או שנה. זוהי יצוא מזומנים ששולמו בתמורה למתן סחורות או שירותים.
זה לא כולל רק תשלומים במזומן (מזומן), אלא גם באמצעות המחאות או העברות כספים אלקטרוניות. אם התשלום מתבצע באמצעות המחאה או באמצעות חוט, בדרך כלל יש עיכוב של יום או יומיים לפני משיכת הכספים מחשבון הבנק של החברה, בגלל משך העיבוד שלהם.
הוצאות מזומנים נעשות בדרך כלל דרך מערכת החשבונות. עם זאת, ניתן לממן כספים גם דרך מערכת השכר ובאמצעות מזומנים זעירים.
תהליך קבלת המזומן ניתן לקבל קבלן משנה לבנק של החברה, כך שהוא מנפיק תשלומים מהמועדים שאושרה על ידי החברה המשלמת באמצעות כספים מחשבון השיקוף של הישות.
מאפיינים
הוצאה מייצגת יצוא מזומנים. פעילות התשלום מביאה להפחתה ביתרת המזומנים הזמינה בחשבון המחאה.
ניתן לבצע גם הוצאת מזומן כדי להחזיר כסף ללקוח, אשר נרשם כהפחתה במכירות. סוג נוסף של הוצאת מזומנים הוא תשלום דיבידנדים לבעלי המניות; זה נרשם כהפחתה בהון התאגידי.
קיימות מספר גדול של עסקאות לפירעון, ביניהן:
- משכורות המשולמות לעובדים.
עמלות מכירה המשולמות למוכרים.
- תמלוגים ששולמו עבור השימוש בקניין רוחני.
- תשלום חשבוניות ספקים.
- דיבידנדים המשולמים לבעלי המניות או המשקיעים.
- מיסים המשולמים למדינה.
הצורות הנפוצות ביותר שביצעה תשלום זה הן מזומנים, צ'קים, העברה אלקטרונית של מסלקה אוטומטית, כרטיס חיוב והעברת בנקאות.
חשבונות פרישה
חברה משתמשת בחשבונות הוצאות כדי לשלוט בכספים שהיא משתמשת בהוצאות מגוונות כמו שכר, התדיינות משפטית, עונשי רגולציה, תחזוקת ציוד וציוד משרדי.
כל חשבון שהעסק מסתמך עליו כדי לפקח על מה שיוצא מקופת התאגיד, רשאי כחשבון הפירעון. בהתחשב בחשיבותם של חשבונות אלה, קיימת חשיבה אסטרטגית רבה לנסח ולאמץ נהלי הפירעון.
תקנות אלה מסייעות לעובדים להבין בבירור כיצד לשלם כספים, מתי לעשות כן, ממי לקבל אישור וכיצד לדווח על פריטים.
רואה חשבון רושם עסקאות ומעלה אותן לדוחות, כמו ספר החשבונות הכללי ופנקס החשבונות. כל רשומה כוללת את התאריך, שם המוטב, הסכום שחויב או נזקף לזכותו, אופן התשלום, מטרת התשלום והשפעתו על יתרת המזומנים הכללית של החברה.
החשבונות בספר הכללי תלויים בסוג העסק. לדוגמה, לקמעונאי יש תשלומים עבור פריטי מלאי, חשבונות ושכר. ליצרן יש עסקאות עבור חומרי גלם ועלויות ייצור.
לשם מה זה?
הוצאות מזומנים מודדות את סכום הכסף שבעצם עוזב עסק. סכום זה יכול להיות שונה מאוד מהרווח או ההפסד בפועל של החברה.
לדוגמא, אם עסק משתמש בשיטת הצבירה בחשבונאות, דיווחו על הוצאות כאשר הן מתרחשות, ולא כאשר הן משולמות. באופן דומה, דיווחים על הכנסות כאשר הם משתכרים, ולא כאשר הם נאספים בפועל.
עם זאת, אם ההכנסות לא נאספות במהירות הרצויה, אך ההוצאות משולמות, יתכן שאתה מדווח על רווח אך מבלי שיהיה לך מזומן לסיום.
הוצאת כסף היא חלק מתזרים המזומנים. אם תזרים המזומנים הוא שלילי, מה שאומר שההוצאות הן גבוהות מההכנסה, זה יכול להיות אזהרה מוקדמת לחובות רעים שאפשר.
יומן התשלומים
יומן ההוצאות הנו הרשומה שנמצאים על ידי רואי החשבון של כל ההוצאות הכספיות שנגרמו לחברה לפני פרסומן בספר הכללי.
כתבי עת לפרישה משמשים מספר פונקציות, כאמצעי לרישום ביטול המסים וסיווג הוצאות אחרות. כל הרכישות שבוצעו במזומן נרשמות ביומן ההוצאות.
יומן זה מתואם מדי חודש לחשבונות הספרים הכלליים. אלה משמשים בהמשך ליצירת הדוחות הכספיים לתקופות החשבונאיות הרגילות.
כתבי העת נשמרים בתוכנת הנהלת החשבונות ויכללו את המידע הבסיסי הבא: תאריך הפירעון, מספר הצ'ק, סוג העסקה, הסכום, הנהנה והערה.
על מנהל היומן להיות מאוד קפדני ומודע לכל עסקה על מנת לתחזק את היומן כראוי. כמו כן, נוהג לקבוע בקרות פנימיות כך שלא יופנו הכסף ולא ינוצל לרעה.
בקרות פנימיות כאלה יכולות להיות בדיקת הוצאות בסכום גדול או פיקוח על תוכניות תשלום מסוימות עבור פעילויות חריגות.
מעבר לשימוש בו לצורך רישומי ספר חשבונות כללי בהכנת דוחות כספיים של חברה, יומן ההוצאות יכול לספק לבעלי מידע על פעילויות טיפול במזומן.
בין המידע המצטיין שהציג העיתון האמור, ראוי להדגיש כמה הוקצה למלאי לאותו חודש, כמה עלה לשכר, כמה לשכירות, כמה לשירותים חיצוניים, בין שאר ההיבטים. היומן הופך למשאב טוב להנחות החלטות מזומנים עתידיות.
דוגמא
דוגמה להוצאה היא כאשר עורך דין בחברה, בזמן עריכת תיק, משלם לצדדים שלישיים עבור שכר טרחה משפטי או רפואי, חקירות פרטיות, שליחת מסמכים או דוחות מומחים.
פיצויים יכולים להיות יקרים במקרים בהם מעורבים ראיות מומחים להקמת ראיות, במיוחד במקרים של נזקי גוף, כאשר לפציעות חמורות יש השפעות ארוכות טווח ויש להעריך אותם מייד.
דוחות אלו מאפשרים לקבוע בצורה מדויקת יותר הפסדי לקוחות ולהבין טוב יותר את הנזקים הנטענים. עורך הדין מודיע ללקוח ולחברת הביטוח בטרם יש עלויות הוצאות גבוהות. על הלקוח להחזיר את עורך הדין.
הפניות
- מייקל קינן (2018). מהי הוצאה כספית בחשבונאות? עסקים קטנים - כרון. לקוח מ: smallbusiness.chron.com.
- סטיבן בראג (2017). תשלום מזומן. כלי חשבונאות. נלקח מ: accountingtools.com.
- Investopedia (2018). כתב עת לפירעון מזומן. נלקח מ: investopedia.com.
- סטיבן בראג (2017). תַשְׁלוּם. כלי חשבונאות. נלקח מ: accountingtools.com.
- Investopedia (2018). תַשְׁלוּם. נלקח מ: investopedia.com.
- מרקיז קודז'יה (2017). מהו חשבון פרישה? ביזפלואנט. נלקח מ: bizfluent.com.