אבחון ארגוני: מודלים, טכניקות, דוגמה - דודס - 2025

האבחון הארגוני הוא דרך יעילה כדי לראות ארגון לזהות את הפערים בין נוכחי וביצועים רצוי, ואיך אתה יכול להשיג את המטרות שלך. האבחנה יכולה להיות מוגבלת לצוות, לפרויקט או לחברה בכלל.

זהו תהליך הכרוך בשלושה שלבים: כניסה פומבית למערכת אנושית, איסוף נתונים תקפים על חוויות שונות ומתן משוב למערכת כדי לקדם את הביצועים הארגוניים. זוהי גישה מובנית המעריכה את התפעול והיעילות של ארגון.

בכל המקרים זה עובד באותה צורה: תחילה מבוצעת הערכת הארגון בשיטות שונות (ראיונות, סקרים, תצפיות וכו ') ומקורות מידע שונים (עובדים, מנהיגים, לקוחות, ספקים), על מנת לקבל את התמונה הספציפית ביותר האפשרית.

השלב הבא הוא להשוות את מצב המצב בפועל לתוצאות הרצויות ולפתח תוכנית פעולה קונקרטית. הפעילויות שיש לבצע עדיפות ומיושמות.

בשנים האחרונות האבחון הארגוני התפתח מהיותו טכניקה המשמשת כחלק מתהליך הפיתוח הארגוני לטכניקה חשובה בפני עצמה.

מטרת האבחון היא לזהות את הבעיות העומדות בפני הארגון. קבעו גם את הגורמים לה, כך שההנהלה תוכל לתכנן פתרונות.

מאז תחילת ההתפתחות הארגונית, האבחנה עברה מהיותה גישה התנהגותית גרידא להיות היותה אבחנה עסקית אסטרטגית ומקיפה, ומשיקול התערבויות אנושיות במנותק לבחינת האינטראקציות של אנשים בהקשר שבו הם פועלים.

אבחון אפקטיבי של תרבות ארגונית וחוזקות וחולשות מבניות ותפעוליות הם קריטיים לכל התערבות מוצלחת בפיתוח ארגוני.

מודלים לאבחון ארגוני

אנשי מקצוע רבים משתמשים במודלים שפותחו על ידי יועצים וחוקרים מנוסים אשר יישמו אותו כדי להנחות את חקירותיהם.

מודלים אלה מפרטים מאפיינים ארגוניים שהוכחו קריטיים בעבר. מודלים סטנדרטיים עוזרים גם ליועצים לשמור על עקביות בין פרויקטים.

למרבה הצער, עבודה עם הדגמים הזמינים מסתכנת בייצור נתונים רבים שקשה לפרש אותם. כמו כן, באי-מענה לאתגרים ובעיות קריטיות עבור הארגון ולא לשקף מאפיינים ייחודיים של הארגון.

כדי להימנע מחסרונות אלו, היועצים מתאימים מודלים סטנדרטיים המותאמים לארגון ולנסיבותיו.

מודלים לאבחון ארגוני יכולים להיות בתוך מערכות פתוחות או מערכות סגורות.

מודל מערכות פתוחות

מודלים של מערכות פתוחות מציעים כי כל הרכיבים בארגון קשורים זה בזה. לכן, שינוי רכיב אחד ישפיע על הרכיבים האחרים.

מודלים של מערכות פתוחות מתייחסים בנוסף לסביבה החיצונית של הארגון ולקחו בחשבון את השפעותיו על החלטות ושינויים.

זה מעלה את הרעיון שארגונים הם קבוצה מורכבת ביותר של משימות, מנהיגות, שינוי וקבלת החלטות.

למרות שמורכבות זו מכריעה מכדי לשקול בבת אחת, מודל המערכות הפתוחות תומך בתפיסה כי השלם הוא חזק ויעיל יותר מכל רכיב בודד בלבד.

מָשׁוֹב

מודל המערכות הפתוחות מעניין מכיוון שהוא תומך בלולאת משוב קבועה לאורך כל התהליך.

תשומות כמו מידע והון אנושי, טרנספורמציות כמו רכיבים חברתיים וטכנולוגיים, ומוצרים (סחורות, שירותים והון אינטלקטואלי) נחשבים במסגרת הסביבה החיצונית בה פועל הארגון.

בכל אחת מהקטגוריות הללו יש משוב מתמיד, המשמש להעברת הארגון קדימה. זה משמש גם להחזרתו, לחשיבה מחודשת של מושגים או רעיונות שלא פעלו וצריך לשפר אותם.

זה דומה לרעיון של עידוד ניסוי וטעייה: נסו דברים רבים ושמרו על מה שעובד. תקשורת יכולה להיחשב כמרכיב חשוב במודל זה, על מנת להבטיח משוב יעיל ומתוזמן.

מודל מערכות סגורות

מודל המערכות הסגורות אינו מקדם גמישות והתאמה, מכיוון שהוא מתעלם לחלוטין מהסביבה החיצונית ומתמקד כולו ברכיבים פנימיים.

נכון לעכשיו, התעלמות מכוחות חיצוניים היא סימן לארגון חלש, נידון למשבר או כישלון, מכיוון שהוא לא יהיה מוכן כראוי להתמודד עם השינויים שחלים.

כמו כן, דגמי מערכות סגורות תומכים במושג עשיית הדברים בדרך הנכונה.

זה מגביל את צמיחת הארגון וחברי הצוות שלו, מכיוון שהוא אינו מקדם כל סוג של התפתחות או מעודד למידה ארגונית, דבר שהוא שוב הכרחי בעולם המשתנה של ימינו.

טכניקות

שיטות אבחון

ישנן דרכים רבות לנתח ולאבחן ארגונים ואת תופעותיהם. להלן השיטות הנפוצות ביותר:

- שאלונים.

- ראיונות.

- תצפית.

- ניתוח רשומות, חוזרים, דוחות הערכה וספרות ארגונית אחרת.

- ניתוח נתונים מארגונים ומיחידות שונות.

- צוותי משימה וקבוצות משימות.

- סדנאות לזיהוי בעיות / פתרון בעיות.

- ימי עיון, סימפוזיה ותכניות אימונים.

- רישום ובדיקת אירועים קריטיים.

תהליך כללי

התהליך לשימוש בכלי האבחון הארגוני היה להבין תחילה את הארגון ואת הענף איתו אתם עובדים.

לאחר מכן נערכים מחקרים ומראיינים חברים בתעשייה. שאלות מובנות נוצרות לראיונות עם כמה מחברי המפתח בארגון שאובחנים.

מדובר גם על הימצאות במשרדי ובמסדרונות הארגון בכדי להתבונן בכמה מההיבטים הארגוניים הנמצאים בתהליך.

משם זה עובר לתיעוד, שהוא תהליך די פשוט וישיר לחלוקת המידע שנשמע, צוין ונצפה במודל האבחון הארגוני.

טכניקות התערבות

עם אבחון ארגוני, ארגונים הופכים ליעילים יותר על ידי קידום הפחתת ההבדלים בין כוח למעמד. גם בתקשורת פתוחה, בקבלת החלטות משתתפות, בשיתוף פעולה, סולידריות ופיתוח הפוטנציאל האנושי של חבריה.

כדי לקדם שינוי והתפתחות פיתחו יועצי פיתוח ארגוני מגוון רחב של טכניקות התערבות. להלן סיכום ההתערבויות הללו, המקובצות על ידי החלק של המערכת הארגונית שאליה הן מכוונות ישירות ביותר.

משאבי אנוש

שינוי או בחירת מיומנויות, עמדות וערכים באמצעות תוכניות וקורסי הכשרה, גיוס, בחירה, ייעוץ, השמה, ותכניות לניהול מתח ולחזקת בריאות

התנהגות ותהליכים

שינויים בתהליכי האינטראקציה, כגון קבלת החלטות, מנהיגות ותקשורת, דרך אימונים, בניית צוות, ייעוץ תהליכים והתערבות של צדדים שלישיים לפתרון סכסוכים.

משוב על נתוני הסקר לצורך אבחון עצמי ותכנון פעולות.

מבנים וטכנולוגיות ארגוניות

תכנון מחדש של משרות, נהלים מנהליים, מנגנוני תגמול, חלוקת עבודה, מנגנוני תיאום ונהלי עבודה.

יעדים, אסטרטגיות ותרבות ארגונית

לקדם את הבהרת היעדים וגיבוש אסטרטגיות באמצעות סדנאות ותרגילים. להקל על קשרי שיתוף פעולה בין ארגונים. בחן ושנה תרבויות ארגוניות (ערכים, נורמות ואמונות).

דוגמא

אבחון ארגוני הוא סוג של התערבות, מכיוון שהוא קוטע את פעולות השגרה של הארגון. זה יכול להשפיע על הציפיות של החברים לשינוי, וזה יכול להשפיע על הדרך בה הם חושבים על עצמם ועל הארגון שלהם.

מקרה נאס"א

ניתן לבצע ניתוח של ניסיונה של נאס"א ליישם חדשנות פתוחה, שהייתה לחלוק רעיונות ולפתור בעיות עם ארגונים אחרים ברחבי העולם, בתגובה לקיצוץ התקציבי שלהם. ניתן להגדיר את מערכת ה- HR שלך באופן הבא:

- עבודה לא מובנית: פרויקטים רבים שרצים על המסך בו זמנית.

- אין תהליכים שקובעים כיצד או מה ללמוד במסגרת הפרויקטים.

- יש היררכיות ותהליכים ברורים, המאפשרים הצלחה בתחום שצריך כל כך הרבה מומחיות.

- מספק שיטה כיצד לבצע משימות על סמך מי רוצה לעבוד על מה, איזה מערך מיומנות עובד וכו '.

- תרבות של לא לירות באנשים.

- קבלנים רבים במשרד, שהיו הראשונים שפוטרו במהלך הקיצוצים בתקציב.

- חברי צוות מטופלים היטב.

- מכסי פיצויים נמוכים, אם כי זה לא משפיע על התרבות הארגונית. אנשים רוצים להיות שם ולכן הם מקבלים מכסי שכר נמוכים יותר.

- עובדים חושבים על נאס"א כמעסיק מעולה, מכיוון שהיא מאפשרת לאנשים להיות חדשניים ולתרום לרעיון חדש, או משהו שלא נעשה לפני כן.

התערבויות שבוצעו

במקרה זה, הארגון לא קנה רעיון לחדשנות פתוחה. זה היה פרויקט שנועד להמשיך ולהשיג תוצאות איכות של נאס"א. נדרש שיתוף פעולה חיצוני מנאס"א, עקב שינויים בסביבה החיצונית, שהיו קיצוצים בתקציב.

הוצגו התערבויות כמו אימונים, הזדמנויות משוב, תגמולים על השתתפות בחדשנות פתוחה. כמו כן, נוצרה רשימת בדיקות כדי להפוך את החדשנות הגלויה לשימוש ב- NASA.

כל ההתערבויות הללו שננקטו על ידי סוכני שינוי במקרה של נאס"א פעלו בסופו של דבר בכדי ליישב את הקונפליקטים שנוצרו על ידי משאבים מתמעטים, חרדת הישרדות, ירידה במוטיבציה והתנגדות לשינוי.

ניתן להשתמש בהתערבויות מתאימות, כגון עבודה ליישור חזון החברה למציאות של פעולות יומיומיות, על מנת להתיישב ולקבל תוצאות חיוביות כאשר קיימים קונפליקטים.

הפניות

1. ויקיפדיה, האינציקלופדיה החופשית (2018). אבחון ארגוני. נלקח מ: en.wikipedia.org.
2. מייק מוריסון (2007). אבחון והתפתחות ארגונית. RapidBi. נלקח מ: rapidbi.com.
3. קייטי פורגוך (2016). אבחון ארגוני: מה שאתה צריך לדעת ומדוע ארגונים זקוקים לעזרתנו. CPHR מניטובה. לקוח מ: cphrmb.ca.
4. Audacium (2018). מתי צריך להשלים אבחנה ארגונית? נלקח מ: audacium.com.
5. הריסון (2004). אבחון: גישות ושיטות פרק 1 (PDF). נלקח מ: uk.sagepub.com.
6. eGyanKosh (2018). אבחון ארגוני יחידה 8: כלים וטכניקות (PDF). נלקח מ: egyankosh.ac.in.