בקרה חשבונאית פנימית: אלמנטים, יעדים ודוגמא - דודס - 2025

מלא החשבונאות הפנימית מכסה את השיטות מיושמות על ידי חברה כדי להבטיח את שלמות מידע כספי וחשבונאי, יעדים תפעוליים נפגש ורווחי, ומדיניות ניהול שידור ברחבי הארגון. אלה חופפים לנוהלי התפעול הרגילים של חברה.

חפיפה זו נועדה להגן על נכסים, למזער טעויות ולהבטיח כי הפעולות מבוצעות באופן מאושר. אין מערכות בקרה פנימיות זהות, אך פילוסופיות בקרה רבות ביחס לשלמות פיננסית ונוהלי חשבונאות הפכו לשיטות ניהול סטנדרטיות.

בקרה פנימית מגיעה במחיר, כלומר פעילויות בקרה מאטיות לרוב את הזרימה הטבעית של תהליכי החברה, מה שיכול להפחית את היעילות הכוללת שלה. מושג מפתח הוא שאפילו מערכת הבקרה הפנימית המקיפה ביותר לא תבטל לחלוטין את הסיכון להונאה או לטעות.

תמיד יהיו אירועים מסוימים, בדרך כלל בגלל נסיבות בלתי צפויות או מאמץ נחוש מדי מצד מישהו שרוצה לבצע הונאה.

אלמנטים של בקרה חשבונאית פנימית

הפרדת משימה

הפרדת תפקידים כרוכה בחלוקת האחריות על חשבונאות, פיקדונות, דיווח וביקורת. התפקידים הנוספים נפרדים, יש פחות סיכוי שעובד יחיד יבצע מעשי הונאה.

עבור עסקים קטנים עם מעט עובדי הנהלת חשבונות, חלוקת האחריות בין שני אנשים או יותר או דרישה של מטלות קריטיות לבדיקת עמיתים לעבודה יכולה לשרת את אותה מטרה.

בקרות גישה

שליטה בגישה לחלקים שונים במערכת הנהלת חשבונות באמצעות סיסמאות, מנעולים ויומני גישה אלקטרוניים יכולה להרחיק משתמשים לא מורשים מהמערכת, תוך מתן דרך לבקר את השימוש במערכת כדי לזהות את המקור של טעויות או אי הבדלים.

ביקורת גופנית

ביקורת גופנית כוללת ספירה ידנית של מזומנים וכל נכסים פיזיים שנרשמו במערכת הנהלת החשבונות; לדוגמה, מלאי, חומרים וכלים.

הספירה הפיזית יכולה לחשוף פערים מוסתרים היטב ביתרות החשבון, אשר מתעלמים מהם ברשומות אלקטרוניות.

ספירת המזומנים בנקודות המכירה יכולה להיעשות מדי יום או אפילו מספר פעמים ביום. פרויקטים גדולים יותר, כמו ספירת מלאי ידנית, צריכים להיעשות בתדירות נמוכה יותר, אולי אחת לרבעון.

תיעוד סטנדרטי

סטנדרטיזציה של המסמכים המשמשים לעסקאות פיננסיות - כגון חשבוניות, דרישות חומרים פנימיות, קבלות מלאי ודוחות הוצאות נסיעה - יכולה לעזור לשמור על עקביות בשמירת הרשומות לאורך זמן.

השימוש בפורמטים מסמכים סטנדרטיים יכול להקל על סקירת רשומות מהעבר כאשר מחפשים את המקור לאי-התאמות במערכת. היעדר סטנדרטיזציה יכול לגרום להתעלמות מפריטים או להתפרש לא נכון בסקירה כזו.

יתרות ניסיון

שימוש במערכת הנהלת חשבונות עם כניסה כפולה מוסיפה אמינות בכך שהיא מבטיחה כי הספרים תמיד מאוזנים. אף על פי כן, ניתן לטעויות לזרוק את המערכת מאיזון בכל זמן נתון.

חישוב יתרות ניסיון יומיות או שבועיות יכול לספק מידע תקופתי על בריאות המערכת. זה מאפשר לגלות ולבדוק אי-התאמות בהקדם האפשרי.

פיוס תקופתי

פיוס חשבונאות יכול להבטיח כי יתרות מערכת החשבונאות תואמות את יתרות חשבונותיהם של גורמים אחרים, כגון בנקים, ספקים ולקוחות אשראי.

לדוגמה, פיוס בנקאי כרוך בהשוואת יתרות מזומנים ורישומי פיקדונות ותקבולים בין מערכת הנהלת החשבונות לדוחות הבנק.

הבדלים בין סוגים אלה של חשבונות משלימים יכולים לחשוף טעויות או אי התאמות בחשבונות עצמם. הם יכולים גם להראות שהשגיאות עשויות מקורן בישויות האחרות.

רשות לאישור

דרישה של מנהלים ספציפיים לאשר סוגים מסוימים של עסקאות יכולה להוסיף רובד של אחריות לרשומות החשבונאיות. זה מראה שהעסקאות נצפו, נותחו ואושרו על ידי הרשויות המקבילות.

דרישת אישור לצורך ביצוע הוצאות ותשלומים גדולים מונעת מעובדים חסרי מצפון לבצע פעולות הונאה גדולות בכספי החברה.

יעדים

שמור על נכסי החברה

בקרות פנימיות מעוצבות היטב מגנות על נכסים מפני הפסד. האובדן יכול להיות אובדן מקרי, שמקורו בטעויות כנות שנעשו על ידי אנשים. זה יכול להיות גם אובדן מכוון, הנובע מפעילות מרמה מכוונת.

הבטיחו אמינות ויושרה של מידע פיננסי

בקרות פנימיות מבטיחות שלניהול יש מידע מדויק, נכון ומלא - כולל רשומות חשבונאיות - לתכנון, בקרה ודיווח על פעולות עסקיות.

להבטיח ציות לחוקים

בקרות פנימיות עוזרות להבטיח כי החברה עומדת בחוקים והתקנות הלאומיים, הממלכתיים והמקומיים הרבים המשפיעים על הפעילות העסקית.

לקדם פעולות יעילות ואפקטיביות

בקרות פנימיות מספקות סביבה בה מנהלים וצוות יכולים למקסם את היעילות והיעילות של הפעולות.

עמידה ביעדים ויעדים

מערכת הבקרות הפנימית מספקת מנגנון לניהול לפיקוח על השגת היעדים והיעדים התפעוליים.

דוגמא

נכסים נזילים זקוקים תמיד להגנה רבה יותר מנכסים לא נוכחים, מכיוון שהם קלים יותר לגניבה; לדוגמה, לקיחת מזומנים.

מזומן הוא הנכס הנזיל ביותר וניתן לגנוב אותו בקלות על ידי כל עובד המטפל בו. כדי להגן על המזומנים של החברה הוא שמיושמים בקרות פנימיות מיוחדות.

שליטה פנימית על הפרדת חובות משמשת לרוב במזומן. בקרה זו מחייבת שמי שמקבל את המזומן מהלקוח ומי שרושם את קבלת המזומן במערכת הנהלת החשבונות לעולם לא יהיה אותו עובד.

למעשה, כמה מערכות בקרה פנימיות עוברות צעד אחד קדימה ומחייבות עובד אחד לגבות את המזומנים, אחרת להפקידו בבנק, ואחרת לרשום אותו במערכת הנהלת החשבונות.

על ידי פילוח חובותיו של כל עובד, אף אחד לא יכול לגבות את המזומנים, להפקיד אותו ולרשום את המכירה בחשבונאות. זה מונע הונאה, מכיוון שכך אדם אינו יכול לכיס חלק מהכסף שנגבה ולרשום סכום נמוך יותר של קבלת המזומן במערכת הנהלת החשבונות.

הפניות

1. סטיבן בראג (2018). שליטה פנימית. כלי חשבונאות. נלקח מ: accountingtools.com.
2. Investopedia (2018). בקרות פנימיות. נלקח מ: investopedia.com.
3. גבעה של רבקה (2018). בקרות פנימיות בחשבונאות: הגדרה, סוגים ודוגמאות. לימוד. נלקח מ: study.com.
4. אוניברסיטת וושינגטון (2018). בקרות פנימיות. נלקח מ: financ.uw.edu.
5. דיוויד אינגרם (2018). מהם שבעת נהלי הבקרה הפנימית בחשבונאות? Smallbusiness - כרון. לקוח מ: smallbusiness.chron.com.
6. קורס החשבונאות שלי (2018). מהן בקרות פנימיות? לקוח מ: myaccountingcourse.com.