בקרה מנהלית: מערכות בקרה, יעדים, דוגמאות - דודס - 2025

השליטה הניהולית מוגדרת כתהליך שבו מנהלים להשפיע שאר חברי הארגון ליישם אסטרטגיות. זה מבוצע על סמך המידע שקיבלו המנהלים.

הוא עוסק בתיאום, הקצאת משאבים, מוטיבציה ומדידת ביצועים. העיסוק בבקרת ניהול ותכנון מערכות בקרת ניהול מבוסס על מספר תחומים אקדמיים.

מקור: pixabay.com

בקרה ניהולית כוללת מדידה נרחבת. לכן זה קשור ומחייב תשומות מחשבונאות, בעיקר הנהלת חשבונות. שנית, זה כרוך בהחלטות על הקצאת משאבים. לכן זה קשור ודורש תרומה מכלכלה, בעיקר מכלכלה ניהולית.

שלישית, זה כרוך בתקשורת ומוטיבציה לעבודה. המשמעות היא שזה קשור ומחייב תרומה מהפסיכולוגיה החברתית, בעיקר מהתנהגות ארגונית.

בקרות לקויות בתוך עסק מהוות איומים משמעותיים, כגון שימוש לא יעיל במשאבים, טעויות עיבוד, צמצום הרווחיות, חוסר ציות לתקנות וגניבה או ניכוס שגוי של נכסים על ידי עובדים.

תכנון ובקרה

יש קשר הדוק בין תכנון ובקרה. תכנון הוא תהליך שבאמצעותו נקבעים יעדי הארגון והשיטות להשגת היעדים. בקרה היא תהליך המודד ומכוון ביצועים בפועל כנגד היעדים המתוכננים של הארגון.

לאחר קביעת אסטרטגיות וביצוע תוכניות, המשימה העיקרית של ההנהלה היא לנקוט בצעדים להבטיח שתוכניות אלה יבוצעו, או, אם התנאים דורשים, לשנות את התוכניות.

בקרה ניהולית היא אחת מתפקידי הניהול, כמו גם תכנון, ארגון, פיקוח והכוונה.

זוהי פונקציה חשובה מכיוון שהיא מסייעת לאמת טעויות ולנקוט בפעולה מתקנת בכדי למזער את הסטייה מהתקנים ולהשיג את היעדים המוצהרים של הארגון בדרך הרצויה.

ניתן להגדיר בקרה מנהלית כפונקציה של המערכת המתאימה את הפעולות לפי הצורך להשגת התוכנית, או כדי לשמור על שינויים ביעדי המערכת בגבולות המותרים.

מערכות בקרה מנהליות

מדובר במערכות שאוספות ומשתמשות במידע כדי להעריך את הביצועים של משאבים עסקיים שונים, כמו אנושיים, פיזיים, פיננסיים והארגון בכלל, כתוצאה מאסטרטגיות הניהול שננקטו.

לפיכך, מדובר במערכת הנהלים הרשמיים הנחוצים להתייעלות ניהולית וכלכלית. מנהלים משתמשים בו כדי לשמור או לשנות סטנדרטים בפעילות הארגון.

בהיותה חלק בלתי נפרד ממערכת הבקרה כולה של חברה, מטרתה להבטיח יישום מלא ומועד של תוכניות ומדיניות ההנהלה.

הם יכולים לכלול כל דבר החל מאופן הזמנת האספקה ​​ועד לאופן שבו מתוכננים להשתמש בנכסים, הקצאת משרות או ניהול מלאי.

מערכת בקרת ניהול היא הדרך בה מנהלים יכולים לתעד את האסטרטגיות או המדיניות הארגונית שלהם. באופן דומה, זוהי דרך להעריך את הביצועים של תהליכים ארגוניים פנימיים, ולהשוות אותם ליעדים והמדיניות המוצהרים.

כלי עסקי

מערכת בקרת הניהול היא כלי עסקי שיכול לתת אינדיקציה לביצועיו של ארגון על פי יעדיו.

עם זאת, בקרות ניהוליות הן רק אחד הכלים בהם מנהלים משתמשים כדי ליישם את האסטרטגיות הרצויות.

אסטרטגיות מיושמות לא רק באמצעות בקרות ניהוליות, אלא גם באמצעות מבנה ארגוני, ניהול משאבי אנוש ותרבות ארגונית.

רכיבים

מערכת הבקרה הניהולית היא כלי המסייע להנהלה להפנות ארגון אל יעדיו האסטרטגיים ויתרונו התחרותי. בדרך כלל מובן שיש לו שלושה מרכיבים:

- קביעת תקנים.

- מדידת הביצועים בפועל כנגד תקנים אלה.

- נקיטת אמצעי תיקון כנגד חריגות מהכללים והתכניות.

קשיים

ישנם שני קשיים נפוצים המקיפים מערכות בקרה ניהוליות בחברות.

- להיות מסוגל לזהות את האזורים שבהם יש צורך בשליטה רבה יותר.

- היכולת לזהות מתי הפקדים הקיימים אינם יעילים או לקויים.

יעדים

יעדי בקרה מנהלית מתייחסים לאמינות המידע הכספי, משוב בזמן על השגת יעדים תפעוליים או אסטרטגיים, ועמידה בחוקים ותקנות.

זיהוי שגיאה

אי סדרים בניהול החברה עלול לסכן את השגת היעדים הכלליים של חברה, לגרום לה לאבד קרקע לתחרות ועד לפגיעה בהישרדותה שלה.

לכן, חשוב להפוך גילוי של חריגות במהירות. באותו אופן ניתן לזהות מעגלים ואזורים שונים שלמרות שאינם מושפעים מחריגות או כשלים חמורים, ניתן יהיה לייעל אותם לרווחתה הכללית של החברה.

הראו שהכל עובד נכון

בקרה ניהולית בודקת שהכל עובד טוב וכי הן עומדות גם ביעדים המוצעים וגם ברמות שנקבעו ברמה הניהולית ביחס לרווחים, מכירות, אבטחה וכו ', ללא שינויים מהותיים.

בדרך זו החברה הופכת להיות בטוחה יותר, כאשר הסטנדרטים שלה ותהליכי קבלת ההחלטות התפעוליים שלה הם סולידיים יותר.

פעל כשצריך

איתור מצב אינו מועיל במיוחד אם לא ננקטים פעולות ספציפיות לניתוב נסיבות שליליות, הודות למידע המפורט והקונקרטי שנמסר על ידי הפיקוח המנהלי.

לתקשר ולהניע עובדים

ידיעה מדויקת של מצבה של החברה, כולל טעויות, בעיות והיבטים מטופלים נכון, מעודדת תקשורת טובה יותר עם עובדים, מניעה אותם להבטיח כי ישפרו את ההיבטים הנחוצים או שמקפידים על הקו הנכון.

יישום אמצעי מניעה

האבחנה המוקדמת של בעיות ספציפיות שמתגלות על ידי בקרה מינהלית הופכת את הפעולות המתקנות למיותרות, מכיוון שהוחלפו על ידי פעולות מניעה בלבד.

יתרון

היתרון הגדול ביותר של שליטה ניהולית הוא בכך שהוא יוצר מעגל של כיוון ובקרה למנהיגות עסקית. קבלת ההחלטות מתייעלת ככל שפחות אנשים מעורבים.

זה עוזר למנהלים למדוד ביצועים בפועל וכמדריך להשגת יעדים.

עוזר לביזור

המגמה המודרנית בארגונים עסקיים היא לקראת ביזור, הדורש מערכת שליטה.

בביזור, סמכות קבלת ההחלטות מפוזרת ברחבי הארגון.

על ההנהלה לשמור על השליטה בידיהם כדי לבדוק אם נעשה שימוש נכון בסמכות. ללא בקרות ניהוליות נאותות, ביזור לא יכול להצליח.

עוזר בתיאום

גודל חברות מודרניות הולך וגדל. בהם מועסקים כמות גדולה של הון ומספר רב של אנשים.

זה יוצר את בעיית השליטה הנאותה, מכיוון שישנן חלוקות רבות המייצרות ומפיצות מוצרים שונים. כדי לתאם את פעילויותיהן נדרשת מערכת בקרה.

פשט את הפיקוח

פשט את הניטור על ידי הצבעה על סטיות משמעותיות. שומר על עובדים בשליטה.

מערכת בקרה טובה מגלה נקודות חולשה במהירות רבה. זה עוזר להרחיב את היקף השליטה בכל הרמות.

הגבירו את המוטיבציה

טכניקות בקרה מייצרות אווירה של סדר ומשמעת בארגון, על ידי מציאת סטיות וזיהוי הגורמים האחראיים להם.

זה מגביר את המוטיבציה של העובדים, מכיוון שהם יודעים את התפקיד עליו הם אחראים.

חסרונות

החיסרון של בקרה מנהלית הוא בכך שהיא יכולה להרתיע מיצירתיות וחדשנות, על ידי הפיכת חברה לסטנדרטית יותר ופחות גמישה.

ארגונים עם שליטה ניהולית צמודה לעתים קרובות פחות מסוגלים להסתגל לשינויים בשוק, בענף שלהם או בסביבה המשפטית, תוך שהם מגבילים את היקף הרעיונות והתכניות האפשריים.

קושי בקביעת סטנדרטים כמותיים

שליטה ניהולית מאבדת את יעילותה כאשר לא ניתן להגדיר את תקן הביצועים במונחים כמותיים.

קשה מאוד לקבוע תקן כמותי להתנהגות אנושית, רמת יעילות, שביעות רצון בעבודה, מוטיבציה של עובדים וכו '. במקרים כאלה, פסק הדין נתון לשיקול דעתו של המנהל.

אין שליטה על גורמים חיצוניים

חברה אינה יכולה לשלוט בגורמים חיצוניים כמו מדיניות ממשלתית, שינוי טכנולוגי, שינוי באופנה, שינוי במדיניות התחרות וכו '.

התנגדות עובדים

עובדי Grassots יכולים להרגיש לא מוערכים ולא מרוצים מכיוון שהם לא מורשים להציג את רעיונותיהם. עובדים חשים כי שליטה מצמצמת את חופש הפעולה שלהם. זה יכול להוביל למחזור עובדים כבד.

לעיתים קרובות עובדים מתנגדים לשליטה. כתוצאה מכך יעילותו מצטמצמת.

פרשה יקרה

על ארגונים להשקיע זמן רב וכסף על מנת להתקין מערכת בקרה ניהולית.

היתרונות חייבים להיות יותר מהעלות הכרוכה בכך, אז רק השליטה תהיה אפקטיבית, אחרת היא תוביל לחוסר יעילות.

חֲשִׁיבוּת

ללא בקרה ניהולית, תהליך הניהול אינו שלם. בחברות הצורך בבקרה מתעורר בגלל מספר גורמים:

- קשה לקבוע תקני ביצועים מדויקים לחלוטין בארגונים גדולים. מצד שני, מנהל זקוק לכל מיני מידע בזמן, שלא תמיד זמין. נדרשת בקרה כדי להעריך את מידת הדיוק של התקנים.

- לעובדים מופקדים סכומי כסף גדולים ומשאבים יקרי ערך. עם זאת, בהיעדר שליטה, העובדים יכולים להיכנע לפיתויים. מערכת בקרה יעילה מסייעת למזער התנהגות לא הגונה מצד העובדים.

- בהיעדר שליטה, העובדים יכולים להירגע במאמץ והביצועים שלהם יכולים לרדת מתחת לנורמלי.

באמצעות שליטה מובטח כי משאבי הארגון מתקבלים ומשתמשים ביעילות להשגת היעדים הרצויים. בקרה ניהולית מציעה את היתרונות הבאים:

אימות מדיניות

זה מאפשר להנהלה לאמת את איכות התוכניות השונות. כך הוא יכול לחשוף אילו תוכניות צריך לתכנן מחדש או אילו יעדים צריך לשנות.

שינויים בסביבה יכולים להפוך את התוכניות המקוריות ללא מעשיות או לקויות. בקרה עוזרת לסקור ולעדכן תוכניות.

אחריות ניהולית

גם כאשר מנהל מקצה פעילויות מסוימות ומאציל סמכויות לפקודיו, הוא עדיין אחראי על הביצוע הסופי.

לפיכך, על מנהל לבדוק את ביצועי פקודיו כדי לוודא שהם משתמשים בסמכות האצילה בדרך הרצויה.

בקרה ניהולית מאפשרת למנהלים למלא את אחריותם ובו זמנית להאציל סמכויות.

מניע

השראה לעובדים לעבוד קשה ולהשיג ביצועים טובים יותר. כאשר הם יודעים שמעריכים את הביצועים שלהם והתגמול שלהם קשור להערכה זו, הם ינסו לתרום את מיטב המאמצים שלהם.

יְעִילוּת

השליטה תורמת ליעילות הפעולות, על ידי התמקדות בהשגת יעדים. לכן היא מאפשרת למנהלים לגלות ולתקן שגיאות לפני שהם הופכים לרציניים, עוזרת למזער את הפסולת וההפסד.

דוגמאות

בקרה ניהולית היא כל תהליך, תרגול, מדיניות, כלי, מדידה או מערכת שמיושמים על מנת לאפשר להנהלה לכוון את משאבי הארגון. להלן דוגמאות להמחשה:

בקרת דרישות

תעד רשמית את התוכניות כדרישות ונהל את השינוי של תוכניות אלה.

בקרות פיננסיות

בקרות פיננסיות כמו תרגול של פיתוח, מעקב וחשבונאות לתקציב.

ניטור ביצועים

תהליך ההסכמה על קבוצת יעדים עם העובדים והערכת הביצועים מול אותם יעדים.

הַשׁגָחָה

מעקב אחר ביצועי העובדים לשיפור התפוקה, היעילות ואיכות העבודה.

שנה שליטה

תהליך הגשת, הערכה, אישור, עדיפות, יישום, תקשורת ובדיקת שינויים בארגון.

בקרות אבטחה

יישום אמצעי הגנה ואמצעי נגד על מנת למנוע סיכונים לאנשים, רכוש ומידע.

בדיקות ציות

יישום תהליכים, נהלים, מערכות, בקרות, מדידות ודוחות כדי לעמוד בחוקים, תקנות, תקנים ומדיניות פנימית.

מדד

זהו התהליך המתמשך של ביצועים מדדיים של ביצועי החברה מול התעשייה, התחרות או השיטות הטובות ביותר כיום.

שיפור מתמשך

זהו התהליך החוזר על עצמו של מדידת דברים, שיפורם ומדידתם מחדש.

QA

ודא שהתפוקות נמצאות במפרט. לדוגמה, יש ליישם תהליך לבדיקת מוצרים בקו ייצור.

ערבות איכות

זהו תהליך של מניעת כשלים באיכות עתידית. לדוגמה, הנוהג לחקור את גורם השורש לכל כשלי האיכות לזיהוי שיפורים.

אוטומציה

שפר גם את הפרודוקטיביות, היעילות והאיכות על ידי החלפת העבודה באוטומציה.

בקרת נתונים

בקרת נתונים בתחומים כמו איכות נתונים, אבות נתונים, אבטחה, אינטגרציה ותאימות.

בקרת מלאי

יש לוודא ולנהל חשבון מלאי על מנת למנוע מחסור או היצע יתר.

בקרת נכסים

שליטה בנכסים כגון מתקנים, תשתיות, מכונות, תוכנה וקניין רוחני.

לדוגמא, מערכת הנהלת חשבונות לנכסים מיישמת הפרדה נאותה של דאגה לנכסים.

הפניות

1. כל העסקים (2019). מהי מערכת בקרה ניהולית ומדוע הם כה חשובים? נלקח מ: allbusinessadmin.com.au.
2. ויקיפדיה, האינציקלופדיה החופשית (2019). מערכת בקרת ניהול. נלקח מ: en.wikipedia.org.
3. ויקיפדיה, האינציקלופדיה החופשית (2019). בקרה (ניהול). נלקח מ: en.wikipedia.org.
4. קנת א 'סוחר (1982). פונקציית הבקרה של הניהול. MIT סלואן. נלקח מ: sloanreview.mit.edu.
5. מילון עסקי (2019). שליטה ניהולית. נלקח מ: businessdiction.com.
6. ג'ון ספייסי (2015). 21 דוגמאות לבקרת ניהול. נלקח מ: simplicable.com.
7. בסיס ידע MBA (2019). חשיבות בקרת הניהול בארגון. נלקח מ: mbaknol.com.
8. סמריטי צ'נד (2019). 7 יתרונות של בקרה ניהולית לארגון. ספריית המאמרים שלך. לקוח מ: yourarticlelibrary.com.
9. Samiksha S (2019). החשיבות והמגבלות של השליטה. ספריית המאמרים שלך. לקוח מ: yourarticlelibrary.com.