קרן כללית: פונקציות, מדיניות וניהול - דודס - 2025

הקופה הכללית היא subledger שבה כל העסקאות קבלת ותשלום במזומן מאוחסנים, הכוללות פקדונות בתאגידים בנקאיים ומשיכות. זוהי חנות המידע העיקרית הקשורה למזומנים של חברה.

חברות מחלקות מזומנים כלליים לשני מגזרים: יומן הפירעון במזומן, בו נרשמים כל התשלומים במזומן, כגון הוצאות תפעול וחשבונות הזכאים, ויומן התקבולים במזומן, בו נרשמים כל תקבולי המזומן. כגון מכירות במזומן וחשבונות חייבים.

מקור: pixabay.com

עסק משתמש בתיבה הכללית כדי לעקוב אחר התקבולים והתשלומים המזומנים השונים העוברים דרך עסק.

המידע בקופה הרושמת נרשם מדי פעם בספר הכללי. זה מושווה באופן שגרתי לרישומי הבנק באמצעות פיוס בנקאי, כדי להבטיח שהמידע בספר יהיה נכון.

אם זה לא נכון, מתבצעת כניסה להתאמה בכדי להביא את התיבה הכללית לנתוני פרטי הבנק.

פונקציות הקופה הכללית

הפעילות הכלכלית של כל עסק כרוכה בזרם ויצוא קבוע של מזומנים ושווי מזומנים. הקרן הכללית מסייעת להנהגת חברה לקבוע כמה כסף יש לעסק בכל זמן נתון.

בעזרת מידע זה העסק יכול להציג את הצהרת תזרימי המזומנים שלו למלווים ובכך להבטיח שהוא עומד ביעילות באתגר התחרותי.

תזרים המזומנים מתמקד בכספים שהחברה מוציאה על פעילויות השקעה, תפעול ומימון.

בחברות המטפלות במספר גדול של עסקאות חיוב ומזומן, התיבה הכללית מחליפה חשבון מזומן נפרד בספר החשבונות.

עסקים עם פחות תשלומי מזומן ותקבולים עשויים שלא לדרוש קופאית כללית ולבחור להשתמש בחשבון מזומן אחד בלבד.

רשומת חשבונאות

התיבה הכללית משמשת לרישום קבלות ותשלומים במזומן. זה עובד כספר עזר.

רשומות הקשורות בקבלת מזומן ותשלום נרשמות תחילה לקופה הרושמת הכללית ואז מתפרסמות בחשבונות הספר הכללי המתאימים.

כמו כן, המזומן הכללי מהווה תחליף לחשבון המזומן בספר החשבונות. אם תיבה כללית מתוחזקת כראוי, אין צורך לפתוח חשבון מזומן בספר.

ישנן סיבות רבות לכך שחברה עשויה לרשום עסקאות באמצעות תיבה כללית ולא באמצעות חשבון מזומן.

- קל להגיע לגישה ליתרות מזומנים יומיות.

- ניתן לאתר שגיאות בקלות באמצעות אימות.

- הרשומות מתעדכנות, מכיוון שהיתרה נבדקת מדי יום.

מדיניות

בהקשר העסקי, נוקטות מדיניות מזומנים בטוחה, במיוחד כאלו שקשורות לבדיקת המזומנים הכללית, כדי לעודד דיווח מדויק ולמנוע גניבת נכסים.

שמור על כסף שהתקבל בנפרד מכסף לתשלומים

אסור להכניס כסף שהתקבל במזומן זעיר. זה יגרום לטעויות ובלבול ברשומות החשבונאיות.

יש להפקיד מייד את כל הכסף הנכנס לעסק ולהיכנס לרשומות לפני שהוא ישולם שוב. אחרת, זה יכול להיות מבלבל כאשר מתאימים את יתרת המזומנים.

תן קבלות על כסף שהתקבל

הנפקת קבלה נאותה עוזרת להגן על העסק מפני מישהו שגורם לכיסו במזומן במקום להפקיד אותו. יש למספור מראש את הקבלות כפול.

קבל קבלות על כסף ששולם

לפעמים יתכן שלא ניתן לקבל קבלות. לדוגמה, בעת רכישת פריטים בשוק.

במקרה זה, יש לציין מייד את עלות כל עסקה כדי לא לשכוח את הסכומים. לאחר מכן ניתן להעביר אותם לקבלה במזומן שמנהל יתן להם אישור.

הפקד את המזומן בבנק

יש כסף במשרד מפתה. פעמים רבות הונאה מתחילה כך.

יש להפקיד מזומנים במהירות בבנק. לכל היותר, בשלושת הימים שלאחר הקבלה.

נוהל קבלת מזומן

כדי להגן על אנשים המטפלים בכסף, שני אנשים צריכים תמיד להיות נוכחים בעת פתיחת תיבות מזומן, מעטפות ומקורות כסף אחרים. על שני האנשים לספור את המזומנים וגם לחתום על הקבלה.

צמצם עסקאות במזומן

יש להשתמש בתיבה רק כדי לבצע תשלומים כאשר השיטות האחרות אינן אפשריות. באופן אידיאלי, עליך להגדיר חשבונות ספקים כדי לשלם חשבוניות באמצעות המחאות או העברות בנקאיות.

היתרון בתשלום בשיקים הוא שמערכת סט נוספת של רשומות מיוצרת בצורה של חשבון בנק. בנוסף, היא מבטיחה שרק מורשים מבצעים תשלומים, ומפחיתה את האפשרות לגניבה או הונאה.

נְהִיגָה

הקופה הכללית הכללית מחולקת לרוב ליומן קבלת מזומן וליומן לפיצויים במזומן כאשר ישנם מספר גדול של עסקאות.

בעסק קטן עם נפח עסקה קשור פחות במזומן, כל עסקאות המזומנים נרשמות בתיבה כללית אחת.

תהליך מידע

עסקאות מזומנים עוברות שלבים שונים לפני שמסיימים בדוח נזילות. באופן כללי, תזרימי כסף ויציאות נרשמים באמצעות חיוב וזיכוי של חשבון המזומן.

לדוגמה, אוספי הלקוחות מחושבים על ידי חיוב בחשבון המזומן וזיכוי חשבונות חייבים של הלקוח. המידע בתיבה הכללית מוגדר בסדר כרונולוגי, על מנת להקל על חיפוש העסקאות.

לאחר מכן נכנסים תזרימי המזומנים ליתרת הניסיון, מה שעוזר לרואי החשבון לאמת שסך הזיכויים שווה לסך החיובים.

השלב השלישי בתהליך הדיווח הכספי מוביל לחשיפת מזומנים במאזן התאגידי.

יומן עסקה

ערך המזומן הכללי הראשון הוא יתרת ההתחלה בתחילת תקופת חשבונאות. כל רשומה צריכה להכיל תאריך, הערה על ההוצאה או הקבלה, והסכום הכולל של העסקה.

יש להעביר גם עסקאות מזומנות כלליות לחשבונות או הכותרות המתאימות בספר הכללי.

לדוגמה, תשלומים שהתקבלו במזומן עבור שירותים שניתנו מופיעים בסעיף "נכסים" בספר הכללי.

הוצאות מחוץ לכיס בגין אספקה ​​וחומרים עסקיים אחרים רשומות כהוצאות.

על חברה ליישב את המזומנים הכלליים עם דוחות הבנק החודשיים שהתקבלו מהמוסד הפיננסי, ולהביא בחשבון אי התאמות בכספים.

הפניות

1. וויל קנטון (2019). ספר חשבונות. Investopedia. נלקח מ: investopedia.com.
2. חשבונאות לניהול (2018). מה זה ספר מזומן? נלקח מ: accountingformanagement.org.
3. אשלי אדמס-מוט (2019). מה זה פנקס מזומנים וספר חשבונות? עסקים קטנים - Chron.com. לקוח מ: smallbusiness.chron.com.
4. סטיבן בראג (2018). ספר חשבונות. כלי חשבונאות. נלקח מ: accountingtools.com.
5. מרקיז קודז'יה (2017). חשיבותו של ספר מזומנים בחשבונאות. ביזפלואנט. נלקח מ: bizfluent.com.
6. Humentum (2019). טיפים מובילים לבקרת מזומנים. נלקח מ: humentum.org.