ביקורת תפעולית: מאפיינים, יעדים, נוהל - דודס - 2025

הביקורת התפעולית היא סקירה שיטתית של יעילות, היעילות והחסכון של המבצע של ארגון תחת שליטה ניהולית, דיווח לאנשים המתאימים תוצאות ההערכה, יחד עם המלצות לשיפורים.

הביקורת התפעולית היא הערכה צופה פני עתיד, שיטתית ועצמאית של פעילויות ארגוניות. ביקורת מסוג זה שונה באופן מהותי מביקורת פנימית, כאשר המטרה היא לבחון את התאמת הבקרות ולהעריך את הגינותה של הצגת הדוחות הכספיים.

ניתן להשתמש בנתונים פיננסיים בביקורת תפעולית, אך מקורות הראיות העיקריים הם מדיניות תפעולית והישגים הקשורים ליעדי הארגון.

ביקורת תפעולית מבוצעת לרוב על ידי צוות ביקורת פנים, אם כי יתכן ויקלטו מומחים לביצוע ביקורות בתחומי התמחותם.

המשתמשים העיקריים בהמלצות הביקורת הם צוות הניהול ובעיקר מנהלי האזורים שנבדקו.

מאפיינים

הביקורת התפעולית היא בחינת הדרך בה ארגון מנהל את עסקיו, על מנת להצביע על שיפורים המגדילים את יעילותו ויעילותו.

התהליך מקביל לסוגים אחרים של ביקורת, כמו ביקורת פיננסית, אך עם הביקורת התפעולית מתבצעת חקירה מעמיקה הרבה יותר של העסק.

זה לא מתמקד בפרויקט או מחלקה יחידים, מכיוון שכל מחלקה ממלאת תפקיד בתהליך התפעולי הכולל וקשורה זה בזה עם האחרים.

ביקורת תפעולית הינה אובייקטיבית, מבוצעת על ידי מבקר פנימי או חיצוני. הם מספקים נקודת מבט חדשה על ההיבטים הטובים והלא טובים כל כך של פרקטיקות ותהליכים ארגוניים.

סוגים

ביקורת תפעולית בחברות ייצור

חברות המייצרות מוצרים עורכות ביקורת תפעולית לבחינת תהליך הייצור שלהן.

זרימת הפעולה נבדקת. האם העובדים מנצלים את זמנם הטוב ביותר? האם המוצרים משאירים את התהליך במהירות המהירה ביותר? האם חומרי גלם מבוזבזים בגלל תכנון לקוי או שימוש לא נכון?

לאחר הביקורת, החברה יכולה לבצע שינויים מסוימים כדי לשפר את נפח הייצור שלה, מה שיאפשר לה להתמודד עם מתחרותיה היעילות יותר.

ביקורת תפעולית בחברות שירות

חברות רבות מספקות שירות ללקוחותיהן, כגון מלונות, מסעדות, חנויות לתיקונים אוטומטיים או חנויות לתיקוני מכשירים.

חברות אלה יכולות לבצע ביקורת תפעולית בכדי לבדוק את האינטראקציה של עובדיהם עם הלקוחות. זה יאפשר לך למדוד את משך הזמן הנדרש להשלמת עסקה או לבצע מצגת מכירות ללקוח פוטנציאלי.

קונים פיקטיביים, שאינם מוכרים לעובדים, יכולים לשמש גם למדידה ולשיפור שירות הלקוחות. ביקורת תפעולית יכולה לבחון גם אבטחה, לוחות זמנים, שימוש בספקים של צדדים שלישיים, והגדרת העסק והמראה שלהם.

יעדים

מטרת הביקורת התפעולית היא לקבוע האם הבקרות הפנימיות של העסק, כמו גם המדיניות והנהלים, מספיקות בכדי לייצר רמת יעילות ואפקטיביות מיטבית.

זה חיוני עבור חברות, שכן היעדר היעילות והיעילות פירושן בדרך כלל עלויות תפעול גבוהות יותר או מכירות נמוכות יותר, מה שמייצג לפעמים את חוסר היכולת של החברה להישאר ולהתחרות בשוק.

חברות וארגונים אחרים פונים לתהליך הביקורת התפעולית כדי לקבל באמת תמונה טובה אם העסק מצליח וכדי לקבל רעיונות חדשים לשיפור.

ארגונים יכולים לצפות להשיג את היעדים העיקריים הבאים בעת ביצוע ביקורת מבצעית כלשהי:

השפעה על שינוי חיובי

הבן כיצד תהליכים, מדיניות, נהלים וסוגים אחרים של ניהול עתידיים יניבו יעילות ויעילות מירביים.

להבין את הסיכונים

סוג הסיכון הקשור לסיכון העסקי והתפעולי משתנה, החל מהפסקת עסק, השמטות או טעויות של עובדים, כשלים במערכת המידע, כשלים במוצרים, בעיות בריאות ובטיחות, אובדן עובדי מפתח, הונאה, הפסדי ספקים והתדיינות משפטית.

זהה הזדמנויות לשיפור

כתוצאה מהבנת הסיכונים, רואי החשבון יכולים לקבוע היכן לבצע שיפורים וכיצד ניתן להפחית סיכונים, ולשפר את ההזדמנויות.

קטגוריות הסיכון הכלליות, בהן אמורים להתרחש שיפורים, הן סיכון תפעולי, סיכון פיננסי, סיכון סביבתי וסיכון מוניטין.

דווח להנהלה הבכירה

תוצאות הביקורת צריכות להופיע בדוח ברור ומפורט המספק ניתוח אובייקטיבי, הערכות, המלצות והערות רלוונטיות על הפעילויות הנסקרות.

תהליך

התחלת ביקורת

- ליצור קשר ראשון עם המבקר ומנהיגים ייעודיים שיסבירו את תהליך הביקורת ואיסוף מידע בסיסי אודות החברה, על מנת לקבוע נקודות חמות.

- להעריך את הצרכים והציפיות של הגורמים המעוניינים בהתחשב ברמת הביצועים של המבקר, תוצאות הביקורות הקודמות ובשלות מערכת הניהול הנבדקת.

הכנת פעילויות

- קביעת היקף וסיכונים פוטנציאליים, ואז קביעת נהלים וזיהוי משאבים.

- הכן את תוכנית הביקורת, הקצה את העבודה וארגן את תוכניות הפעולה והמסמכים הדרושים.

- יש פגישה בכדי לאשר כי כל הצדדים מסכימים עם התוכנית המוצעת.

איסוף מידע ואימות

- עיין במסמכים לאורך כל התהליך. על הצוות להיפגש באופן קבוע כדי להחליף מידע, להעריך את ההתקדמות ולהקצות עבודה מחדש, במידת הצורך.

- עיין במקורות המידע, ביקורת הראיות והערכתם על פי קריטריוני הביקורת.

יצירת ממצאים

- הממצאים יתאימו או לא יתאימו לקריטריוני הביקורת. לממצא שאינו עולה בקנה אחד, יש לרשום את הראיות התומכות.

- סקור את המידע עם המבקר כדי לקבוע אם הראיות נכונות.

פגישת סגירה

- לפני ישיבת הסגירה, צוות הביקורת צריך להסכים על המסקנות, להכין את ההמלצות ולדון במעקב.

- ערכו את ישיבת הסיום כדי להציג את הממצאים והמסקנות. הערך את המשוב של בעלי העניין.

דוח הכנה והפצה

- ראש הצוות מעביר את התוצאות עם דוח ביקורת מלא, מדויק, תמציתי וברור.

- כתוב את דוח הביקורת, בפגישה עם ההנהלה עד שנקבע כיצד ההנהלה תטפל בבעיות שנמצאו.

- יש לבחון את הדו"ח ולאשרו על פי הנהלים המוסכמים. הפץ את הדוח לנמענים המתאימים.

השלם את הביקורת

המשימה הושלמה כאשר כל פעילויות הביקורת המתוכננות מבוצעות. לעומת זאת המסמכים נשמרים או מושמדים על פי הנהלים שנקבעו בתחילת הביקורת.

הפניות

1. ויקיפדיה, האינציקלופדיה החופשית (2018). ביקורת תפעולית. נלקח מ: en.wikipedia.org.
2. סטיבן בראג (2017). ביקורת תפעולית. כלי חשבונאות. נלקח מ: accountingtools.com.
3. Wanda Thibodeaux (2018). מהו תהליך ביקורת תפעולי? עסקים קטנים - כרון. לקוח מ: smallbusiness.chron.com.
4. Smartsheet Inc. (2018). מהם ביקורת תפעולית? נלקח מ: smartsheet.com.
5. חשבונאות ויקי (2018). ביקורת תפעולית. נלקח מ: wikiaccounting.com.
6. טום סטרייסגוט (2018). מהו ביקורת תפעולית? ביזפלואנט. נלקח מ: bizfluent.com.