במזומן הספירה היא תהליך שבדרך כלל מנוהל בעסקים כגון מרכולים, מסעדות ובנקים, עשו בתום יום העסקים או בסוף המשמרת בכספומט. הליך חשבונאות זה הופך את הקופאית לאחראית לכספים בקופה שלהם.
אפילו עם מערכות נקודת המכירה המודרניות של ימינו, עדיין נדרש נוהל לחשב את תקבולי המזומן של החנות. בקרות פנימיות אלה הכרחיות למניעת טיפול בכסף ולהגנה על נכסים מפני אובדן או גניבה.
מקור: pixabay.com
בקרות פנימיות חזקות לא רק מקדמות את היעילות התפעולית, אלא גם מבטיחות רישומי חשבונאות אמינים, אשר יידרשו בעת הגשת מיסים.
אחת הסיבות השכיחות ביותר להפחתה או הפסדים בחנות נובעת מטיפול לקוי במזומן. כאשר נבדק, הסיבה השכיחה ביותר היא היעדר נהלים או בקרות מתאימים.
כיצד מתבצע הסדר מזומן?
בתחילת כל משמרת, יש להקצות לכל מגירה מגירת מזומנים משלה. בקש מהקופאית לספור את המזומנים במגירה כדי לאמת את יתרת ההתחלה.
אתה רוצה לשמור על סכום קבוע של כסף בקופסה. זה מבטיח שתמיד יהיה לך מספיק מזומנים בכדי לתת שינוי ללקוחות.
השלב הבא בשמירה על ביטחונכם הוא ביצוע הפקדות במזומן לאורך כל היום. בהתאם להיקף ומספר העסקאות, סכום הפיקדונות שיש לבצע ישתנה.
לאחר קביעה מתי יבוצע הפקדה זו, נספר המזומנים וההפרש מופרע מספירת הבוקר הראשונית. קופת הקופה של קופה נעשית לרוב בסוף היום או בסוף משמרת קופאית.
יש לקחת את מגירת המזומנים ותכולתה למשרד או לאזור מבודד אחר כדי להכין את הדוח. זה הזמן לוודא שהכסף שנכנס ויצא במהלך היום נעשה ביעילות ובכנות.
ביצוע המינון
כשאתה מתכונן לספור את הכסף, כל החשבונות הגדולים, המחאות ובולים של מזון נדחקים הצידה ומונחים בצד.
הסכום הכולל בקופסה נספר ראשון, כולל המחאות והכנסה מכרטיס אשראי. לאחר שתסיים להוסיף את הסכומים, נתון זה מושווה באופן ידני למה שמראה מערכת נקודת המכירה.
לאחר שהמגירה חוזרת לסכום המוקצב הראשוני שלה, היא מונחת בכספת או מועברת לקופאית אחרת שמתחילה במשמרת. כעת נספרים שטרות ושינוי שהוקצו לצד צ'קים מתיבת הקופאית.
זה מה שמרכיב את פיקדון המכירות של הקופאית. ברוב הקופות ניתן להדפיס קבלת מכירה וקבלת קבלת כסף. קבלות אלה מציינות כמה הקופאית הרוויחה במכירות וכמה כסף נרשם.
אם הסכומים תואמים הכל בסדר. אחרת, יהיה צורך לבדוק אותה עוד יותר.
הפרדת תפקידים
שקול שיש שני אנשים לקשתות בתיבות. אדם אחד יספור את המגירה וייצור את דוח המזומנים היומי, ואילו השני יכין את הפיקדון בבנק.
על שני האנשים לחתום על הדו"ח, ולהצהיר על אחריותם לדמויות המוצגות. אף ששום מערכת אינה יכולה למנוע הונאה, מסלול ביקורת זה יסייע להרתיע את השותפות בקרב העובדים.
עודף או חסר
כאשר מתרחשת אי התאמה, הכסף נספר שוב כדי להבטיח שהסכום יהיה נכון.
יש לחקור כל עודף ו / או מחסור. פערים קטנים הם שכיחים ונגרמים בדרך כלל על ידי טעות אנושית, יתכן ששינוי ספירת הקופאית עבור לקוח. הפערים הגדולים ביותר הם אלה שצריכים להיות צפויים יותר מקרוב.
אי התאמות תכופות עשויות להוות סימן לגניבה מעובד, או להצביע על כך שנדרשת הכשרה רבה יותר למגיד מסוים.
תמיד ניתן לחשב את ה- Over / Under על ידי הפחתת סכום הכסף במגירה, למעט הסכום הראשוני, מהסכום המודפס על קבלת הקופאית.
תלוי בכמות העובר / מתחת ובנסיבות הכרוכות, אמצעי משמעת עשויים להשתנות. קופאיות איבדו את עמדותיהן בגלל חריגות / מחסור, בין אם בגלל פגיעות חוזרות ונשנות ובין אם חריפות או מחסור גדול.
המחסור נובע בדרך כלל בגלל שטרות שנדבקים זה בזה, הקופאית מחזירה יותר מדי בשינוי, או אולי אפילו מכיס קצת כסף.
שאריות מיוצרות על ידי לקיחת יותר מדי כסף מלקוחות או על ידי אי כניסה נכונה של פריטים בנקודת המכירה.
דוגמא
בחנות אומגה, תהליך הקופה מתחיל למעשה בסוף היום שלפני, כאשר הקופאית ג'ון דו ומנהלו מקבלים את כמות המזומנים שנותרה בקופה של ג'ון.
כשג'ון מגיע לעבודה למחרת בבוקר, הוא מתחיל בכמות הכסף שנותרה בתיבה. בסוף כל יום עסקים הוא או מנהלו מפרסם סיכום של פעילות היום בקופה, וכך נוצר דוח על סך המכירות שביצע הקופאית.
לשם כך ג'ון סופר את כמות המזומנים בכניסה שלו, כמו גם את סיכומי המחאות, הכנסות כרטיסי האשראי ומכירות האשראי בחנות. ואז מלא טופס כזה:
תוצאת ניתוק
המנהל סוקר את הכמות שהופקה למעשה על ידי התיבה של ג'ון, ומשווה אותו לטופס שנעשה.
אם כמות המזומנים בתיבה אינה תואמת את הטופס, המנהל וג'ון יבקשו לזהות את השגיאה. אם לא ניתן למצוא את זה, מילוי טופס מעבר / מתחת למזומן.
יש חברות שגובות את הקופאית ישירות בגין כל מחסור. אחרים נוקטים בעמדת הירי על המספר לאחר מספר מסוים של מחסור בסכום מסוים של כסף. לדוגמא, שלושה חסרים יותר מ- 10 $.
מנהל החנות מחליט כמה מזומנים לבדוק או להירשם למחרת. היא עושה את המשימה הזו עבור כל אחד מהמספרים. ואז בנק את כל המזומנים והמחאות ליום בתיבת פיקדון לילה.
לאחר מכן מגיש המנהל דוח עם פרטי ההפקדה לרואה החשבון בכדי להזין את הנתונים למערכת הנהלת החשבונות.
הפניות
- ויקיפדיה, האינציקלופדיה החופשית (2018). איזון קופאיות. נלקח מ: en.wikipedia.org.
- מתיו הדסון (2018). איזון מגירת המזומנים. המאזן העסקים הקטנים. נלקח מ: thebalancesmb.com.
- Shopkeep (2016). כיצד לאזן מגירת קופות כמו מקצוען שנלקח מ: shopkeep.com.
- בובות (2018). כיצד לאזן עסקאות רושמות במזומן. נלקח מ: dummies.com.
- Revolvy (2018). איזון קופאיות. נלקח מ: revolvy.com.