- מאפיינים
- מִבְנֶה
- מַנהִיגוּת
- יחידת משנה תואמת
- התכתבויות נכנסות
- בקרה ומסירה
- התכתבויות יוצאות
- חֲשִׁיבוּת
- הפניות
יחידת ההתכתבות היא תחנת עבודה שמקבלת, מסווגים, רשום מרכזית מפיצת תקשורת פנימית וחיצונית ומסמכים לכל חברי ארגון בין החטיבות השונות. מטרתו להבטיח שהם מועברים למקבלם ביעילות, במהירות ובתנאים הטובים ביותר.
גופים פרטיים וציבוריים או תאגידים מיישמים את תוכנית ניהול המסמכים הזו כדי לייעל תהליכי בקרת התכתבויות. זהו תהליך שמשולב בדינמיקה הארגונית ומאפשר השגת יעדי החברה.
יחידת ההתכתבויות מבטיחה מסירה יעילה ומהירה של מידע בתוך חברה. מקור: pixabay.com
מהארכיונים העתיקים ועד העידן הדיגיטלי, שיטת הארגון של מחלקה זו נועדה לאפשר גישה נוחה למידע תיעודי המעניין ולהגן על רשומות בקרה, קבצים, מדריכי נוהל וכל ההיסטוריה של חברה בפורמט פיזי ו / או דיגיטלי.
נכון לעכשיו יש תוכנות שפותחו כדי להאיץ את ניהול המסמכים, שהשפיעו לטובה על הסביבה הסביבתית, שכן הקובץ הפיזי נוטה להיעלם ונמנעת צריכת נייר.
באופן דומה, המסירה או קבלת ההתכתבויות דרך האינטרא-נט והחיצון הופכים לדינאמיים ומהירים יותר.
מאפיינים
ליחידת ההתכתבויות פונקציות ספציפיות המיועדות לתעד, לארגן ולהפיץ בצורה יעילה את ההתכתבויות המכילות מידע הטמון בעסק או בשירות הניתן, וכן את כל התיעוד החיוני לתמיכה בפעילות הניהולית והארגונית.
הפונקציות הספציפיות של יחידת ההתכתבויות כוללות את הדברים הבאים:
- בקרת כניסה ויציאת מסמכים.
- הפץ תקשורת לאזורים המתאימים.
- התכתבויות תהליכים ותקשורת שנוצרה באופן פנימי וחיצוני.
- סרוק מסמכים.
- להזמין, לסווג ולתאר את מסמכי הקרן התיעודית של החברה.
- שמור ובקרה על הפקה תיעודית.
- הקצה מספרים רצופים לתכתובת המופקת או מתקבלת (הגשת).
- בחר את המסמכים והתקשורת שיש לשמור והעביר אותם לארכיון המרכזי.
מִבְנֶה
יחידת ההתכתבויות מאורגנת על פי גודל ומאפייני החברה או המוסד. בדרך כלל זה תלוי במטה המחולק לשתי יחידות משנה: אחת לכניסה ואחת ליציאה.
לכל יחידת משנה פונקציות ספציפיות המכוונות לניהול ובקרה של כל מה שקשור להתכתבויות פנימיות וחיצוניות כאחד. סוגים אלה של יחידות בנויים כדלקמן:
מַנהִיגוּת
היא מגדירה את התקנות והמדיניות הרציונליזציה, התקינה והסדרת הפקת המסמכים, דרכי ההפצה, שליחת וקבלת ההתכתבויות והמשימות של חברי המחלקה. כלומר, באופן מתואם הם מעצבים את תהליך ניהול המסמכים והארכיונים ואת השיטתיות היעילה שלו.
יחידת משנה תואמת
היא אחראית על יישום שיטות ההפצה והבקרה בתחום ניהול המסמכים בהתבסס על המדיניות והתקנות שקבעה החברה. זה מחולק ל:
התכתבויות נכנסות
הם המסמכים המגיעים ומופנים למחלקות השונות במוסד. מתקבלים מסמכים באזור זה. לפני שתחתום את קבלת הקבלה, יש לוודא כי:
- הם אכן מיועדים למוסד או לחברה.
- העניין טבוע במוסד או בחברה.
- הם חתומים ונחתמים כדין.
- הנספחות, אם קיימות, מלאות. אם הם לא, יש להגיש את התביעה באופן מיידי למנפיק בכתב או בעל פה.
- חותמת יחידת המשנה מודבקת בתאריך ושעת הקבלה.
בקרה ומסירה
לאחר מכן, המסמכים מסווגים על ידי הצבת הסמל המתאים למחלקה שאליה יש לשלוח אותם. ההרשמה מתבצעת על פי נתוני הבקרה העיקריים, כגון תאריך הקבלה, המחלקה שאליה היא מיועדת, מספר בקרת הרישום ונתוני השולח המקורי.
לאחר שלב תיעוד וסיווג זה מתבצעת ההפצה, המורכבת משליחת ההתכתבויות לכל מחלקה או סוכנות. המחלקה האמורה תמשיך לשים את חותמת האישור על קבלת ההסכמה.
במקרה שייקבע כי מסמך אינו מופנה למוסד או שאינו נמצא בסמכותו, הוא יוחזר לשולח המקור בהסבר הראוי.
התכתבויות יוצאות
תחום זה מופקד על קבלת התכתבויות ומסמכים מכל אחת ממחלקות החברה או המוסד וארגוןן לפי יעדן. זה יעביר את השידור דרך הערוצים הרלוונטיים ברגע שיאמתו את הדברים הבאים:
- יש לכתוב את המסמכים על נייר מוסדי.
- יש לחתום על המסמכים (גם המקור וגם העותק).
- יש לצרף נספחים.
- פרטי הנמען והכתובת חייבים להיות נכונים.
- הצ'ק-אאוט והצ'ק-אאוט חייבים להופיע עם תאריך וקוד.
לאחר שבדקנו ואישרנו את הנתונים והתכונות שנקבעו למשלוח, אנו ממשיכים להעניק הוכחת קבלה.
אזור זה לוקח על עצמו את האחריות למשלוח ומסירה ליעדים לאחר סיווגם לפי המסלול (בדואר, באופן אישי או ישיר, באמצעות חילופי דברים, בין השאר).
המעטפות יתויגו והמסמכים שהם מכילים יזהו בבקרות המסירה או בחשבוניות בהתאם לאמצעי שיגורם. עליכם להחזיר עותק של המסמכים חתומים וחתומים כהוכחת קבלה.
לבסוף הם מוגשים בסדר אלפביתי, מספרי, נושאי או כרונולוגי לביצוע הצ'ק-אאוט וביסוס השליטה.
חֲשִׁיבוּת
יחידת ההתכתבויות היא תחום רגיש וסודי ביותר. תלוי בכך שיחסים ותקשורת בתוך המוסד ומחוצה לו מתבצעים בצורה אפקטיבית ובזמן.
חשיבות יחידת ההתכתבויות נשענת על העובדה שזו חייבת להבטיח שמירה, שמירה ושימור המסמכים המהווים את זכר המוסד או החברה.
המטרה העיקרית היא לספק גישה במועד בזמן למידע הכתב המטופל בתוך הישות.
הפניות
- "יחידת התכתבות" באוניברסיטת סנטיאגו דה קאלי. הוחזר ב- 8 ביולי 2019 מאוניברסיטת סנטיאגו דה קאלי: usc.edu.co
- Gutiérrez, E. "4 צעדים לגיבוש וארגון נכון של הרשומות של החברה שלך" בסעיף זה אינם ניירות. הוחזר ב -8 ביולי, 2019 מ- No papers: nosonpapeles.com
- אסקובר, ג. "ארגון המסמכים" בפעילות. הוחזר ב- 8 ביולי 2019 מפעילויות: blogspot.com
- "תקנות פנימיות להגשת התכתבויות" במחלקת הכבאות הארצית בקולומביה. הוחזר ב -8 ביולי 2019 ממכבי האש הלאומיים בקולומביה: כבאים.mininterior.gov.co
- "יחידות ההתכתבויות והארכיונים במגזר הציבורי הפדרלי" מכון טכנולוגי ומחקרים גבוהים במונטרי. הוחזר ב- 9 ביולי 2019 ממכון טכנולוגי ומחקרים גבוהים במונטרי: itesm.mx