- שלושת הגילאים של המסמכים
- גיל ניהולי או פעיל (תיק ניהול)
- גיל הביניים או הפעיל למחצה (קובץ מרכזי)
- העידן הלא פעיל או העידן ההיסטורי (ארכיב היסטורי)
- שלבים במחזור החיים של המסמכים
- אומר
מחזור החיים של מסמכים מורכבים מרצף של שלבים שדרכם קובץ עובר לאורך חייו השימושיים. שלבים אלה נעים בין יצירת מסמך, דרך כל השימושים והשינויים בו, עד לרגע ההרס או לארכיון לצמיתות.
הרעיון של מחזור החיים של המסמכים נוצר בארצות הברית לאחר מלחמת העולם השנייה. זה נבע מהצורך למצוא דרך מתאימה לטפל במספר גדול של קבצים שהצטברו.
מקור תמונה: Wikimedia.org.
כל תחום מתקרב באופן שונה למעגל החיים של המסמכים, תוך התחשבות במיקודו ובאופי הארכיון. לדוגמא, מחזור החיים של מסמך משפטי עשוי להיות בשלבים שונים מאלה של מסמך אקדמי.
בשני המקרים, משתנים שיקולים של כמה זמן צריך לשמור מסמך, כיצד יש לאחסן אותו או מה צריך להיות השימוש הנכון בו. באופן דומה, ישנן גם גישות שונות לשלבי מחזור חייו.
לדוגמה, יתכנו מסמכים חסרי ערך לחברה או לגוף ממשלתי עקב גילם. עם זאת, לאותם ארכיונים יכולות להיות ערך היסטורי גבוה למוזיאון.
הבדל מהותי נוסף הוא זה שקיים בין מסמכים אנלוגיים לדיגיטליים. אף על פי שהחשיבות טמונה בתוכן המסמכים, קיומם של קבצים דיגיטליים מרמז על ייחודיות בטיפול שלהם ובשלבי מחזור חייהם.
שלושת הגילאים של המסמכים
תמונה: שחקן שקופיות
בשנת 1972 הציע ההיסטוריון קרלוס וויפלס את התיאוריה של שלושת הגילאים. על פי זה, מסמכים הם אובייקטים שיש להם תהליך חיוני במהלכו הופכים השימושים שלהם.
באופן כללי, מסמכים נמצאים בשימוש אינטנסיבי מיד לאחר היצירה ולזמן מוגדר. עם זאת, עם הזמן השימוש הזה מצטמצם עד לרגע בו הוא נעצר לחלוטין, בין אם בגלל שהם בארכיון או נהרס.
לדברי וויפלס, מחזור זה שכל המסמכים עוברים מחולק לשלושה גילאים: הגיל המנהלי או הפעיל, גיל הביניים או הפעיל למחצה, והעידן הלא פעיל או ההיסטורי.
גיל ניהולי או פעיל (תיק ניהול)
מתייחס לתקופה הפעילה של מסמך. זה מתחיל ברגע היווצרותו ועובר שלבים שונים בהם לעתים קרובות הוא מתייעץ, מועבר ומשותף.
לדוגמה, הגיל הניהולי של חשבון שירות מתחיל כאשר הוא נוצר. לאחר מכן המשיכו לזוז למשך זמן מוגבל - תוך כדי מסירה או דואר אלקטרוני על ידי דוור, בבדיקה וכשמתשלום.
גיל הביניים או הפעיל למחצה (קובץ מרכזי)
זו התקופה בה המסמך איבד את התועלת שלשמו נוצר. לכן הוא אינו פעיל בשימוש כמו בעידן המינהלי. עם זאת, הוא נשמר וניתן להתייעץ בו לעתים רחוקות.
לדוגמה, גיל הביניים של חשבון שירות מתחיל כאשר לאחר תשלום זה מוגש בתיקיה. סביר להניח כי לעולם לא יתייעץ איתה שוב, עם זאת, הוא נשמר בתיק במקרה שיתעורר חשש.
החיים הפעילים למחצה של מסמכים יכולים להיות משתנים בהתאם לסוג המסמך ותלות בהקשר. מסמך משפטי, למשל, עשוי להחזיק חיים פעילים יותר מחשבון שירות.
העידן הלא פעיל או העידן ההיסטורי (ארכיב היסטורי)
מתייחס לתקופה האחרונה של הארכיונים. עם זאת, לא לכל הקבצים יש יעד זהה. תלוי באופי שלהם, הם יכולים להפוך להיסטוריים או להרוס אותם.
ארכיונים היסטוריים הם אלה שיש להם ערך תרבותי או מחקרי. לפיכך, בשלב זה מבקשים שיטות שימור לשמרם עד כמה שניתן.
שלבים במחזור החיים של המסמכים
התיאוריה של שלושת הגילאים קובעת באופן כללי את שלבי היסוד שעוברים על כל המסמכים. עם זאת, ישנם גם שלבים ספציפיים נוספים המגדירים את התועלת והטיפול במסמכים.
השלבים שעובר המסמך תלויים בערכו, השימוש בו ובהקשר שלו. על פי מאפיינים אלה, נקבע באילו שלבים עליו לעבור ומה ההוראות הטכניות והמנהליות לכל אחד מהם.
אלה הם כמה מהשלבים העיקריים שעובר מסמך לאורך חייו השימושיים:
1-Creation: מורכב מיצירת המסמך, בפורמט מודפס או דיגיטלי.
2-Storage: על פי הפורמט בו נוצר המסמך, הוא מאוחסן פיזית או דיגיטלית. במקרים מסוימים נחשב גם שלב הדיגיטציה, כשהוא חלק מהתהליך.
סיווג 3: מתייחס לארגון, סיווג או אינדקס של מסמכים על פי הפרמטרים שנקבעו בכל הקשר.
4-העברה: הכוונה למשלוח ו / או מסירת מסמך בהתאם למאפייניו. נכון לעכשיו זה יכול להתייחס למשלוח בדואר פיזי או למשלוח בדוא"ל לפי העניין.
5-הפצה: שלב זה מתייחס למסמכים שיש בהם שימוש או צורך ציבורי, ולכן לאחר שנוצרו הם צריכים לגלות אותם לקבוצה מסוימת של אנשים.
שימוש בשיתוף פעולה: נכון לעכשיו ניתן לארגן קבצים לשימוש ועריכה משותפים. שלב זה מופיע לאחרונה ונחשב אך ורק למסמכים דיגיטליים.
7-התייעצות: מתייחס לאותו שלב בו מסודרים המסמכים מתוך כוונה שניתן יהיה להתייעץ איתם. במהלך תהליך זה, הוראות אבטחה ו / או נגישות חשובות מאוד, תלוי בציבור שצפוי לגשת למידע.
8-ארכיב או הרס: זהו השלב האחרון במחזור החיים של כל המסמכים. זה תואם את הרגע בו הוחלט אם יש לו ערך היסטורי מספיק כדי להישמר או להפך, הוא נהרס.
אומר
- מכללת דארמות '. (SF). מחזור חיי המסמך: הגדרות, טכנולוגיות תומכות ויישומים. התאושש מ: dartmouth.edu
- González, L. (2015). מחזור החיים של המסמכים: תיאוריה של 3 הגילאים. התאושש מ: bibliopos.es
- Larrivee, B. (2013). מהו מחזור חיים של ניהול מסמכים אלקטרוני? התאושש מ: documentmedia.com
- Rouse, M. (SF). מחזור החיים של המסמך. התאושש מ: whatis.techtarget.com
- Yebra, M. (2016). מחזור חיי המסמכים - מערכת הארכיונים הספרדית. התאושש מ: normadat.es.