- 7 התפקידים העיקריים של עוזר מנהלי
- 1- ניהול מסמכים
- 2- תכנון אירועים
- 3- תשומת לב אישית למשתמשים ולמבקרים
- 4- תשומת לב טלפונית ווירטואלית
- 5 - ניהול אג'נדות
- 6- חשבונאות
- 7- ניהול טכנולוגי
- הפניות
הפונקציות של לעוזר מנהל משימות של סיוע וליווי לפעילות הרגילה שחברת המפתחת. לכן הם חיוניים להפעלה יעילה של אותו הדבר.
פעילויות אלה משתנות לרוב לפי התחום העסקי של החברה בה הן עובדות. לדוגמא, במשרדים המתמחים כמו משרדי עורכי דין, לעוזרים בדרך כלל יש הכשרה ספציפית לביצוע פעילויות מסוימות.
עם זאת, ישנם פונקציות המשותפות לכל התחומים אשר בדרך כלל סובבים סביב הפצת המידע וניהולו במשרד. זה כולל ניהול מסמכים, ארכיונים וארגון אירועים.
אך פעילויות אלה יכולות להיות הרבה יותר נרחבות. במקרים מסוימים, על העוזרים המנהלים לדאוג לעיבוד מידע חשבונאי ואף להבטיח את הפעלת המשאבים הטכנולוגיים של החברה.
7 התפקידים העיקריים של עוזר מנהלי
1- ניהול מסמכים
אחד התפקידים העיקריים של עוזר מנהלי הוא לעזור לחברי המשרד בניהול מסמכים וקבצים.
בדרך כלל משימה זו קשורה לאחסון, ארגון וניהול קבצים.
עם זאת, במקרים מסוימים יתכן שיהיה צורך גם בהם לכתוב, לערוך ולעיין במסמכים.
בחלק מהחברות הם אף מתבקשים לכתיב מכתבים או פתקים ולרשום את פרוטוקול הישיבות שמתקיימות.
במקרים מסוימים, למשל כשמדובר במשרד עורכי דין, נדרשת הכשרה מיוחדת בכדי להיות מסוגלת למלא תפקידים אלה: העוזר המינהלי יצטרך להבין את המינוחים והנהלים המשפטיים.
לעומת זאת, עוזרים אדמיניסטרטיביים העובדים בתחום הרפואי זקוקים לכישורים שונים. עליהם להיות בעלי הכשרה נדרשת להתמודדות עם חולים וקריאת דוחות רפואיים.
2- תכנון אירועים
תכנון אירועי משרד הוא לרוב גם באחריותם של עוזרים אדמיניסטרטיביים. גודל אחריות זו יכול להיות משתנה בהתאם לגודל החברה.
אירוע יכול להיות פשוט פגישה או ארוחת צהריים עסקית, אבל זה יכול להיות גם כנס גדול או מסיבה ארגונית.
בשני המקרים, על המשתתף לנהל את כל הקריטריונים הקשורים לאירוע.
זה כולל יצירת קשר עם ספקים, ביצוע הזמנות, בחירת תפריטים ותפאורה. אך זה כולל גם יצירת קשר, הזמנה ואישור של משתתפים, נואמים ומרצים במידת הצורך.
3- תשומת לב אישית למשתמשים ולמבקרים
שירות לקוחות הוא בדרך כלל אחת המשימות הנפוצות ביותר עבור עוזרים מנהליים. הקהל שאליו ממוקדת תשומת הלב תלוי תמיד בגודל החברה ובאוריינטציה העסקית שלה.
לעסקים קטנים המשרתים את הציבור ישירות יתכן כי העוזר המנהלי יידרש לפגוש לקוחות.
כאשר זה קורה, עבודתם מכוונת להנחות אותם ולשרת אותם במהלך המעבר שלהם במתקני החברה.
בחברות גדולות יותר, העוזר המנהלי יצטרך להגיע למבקרים בעלי אופי אחר כמו שותפים או ספקים גדולים.
במקרה זה, משימתם תהיה להנחות אותם במילוי סדר היום שלהם ובפגישות עם ההנהלה או תחומים אחרים בחברה.
4- תשומת לב טלפונית ווירטואלית
קטגוריית שירות הלקוחות כוללת עזרה טלפונית ווירטואלית. במקרה של סיוע טלפוני, כלול ההתמצאות של לקוחות ושותפים, כמו גם ארגון וניהול אג'נדות.
כשמדובר בתשומת לב וירטואלית המשימות יהיו תלויות בערוצים שמספקת החברה לשירות לקוחות או ניהול מידע.
במקרים מסוימים, מדובר בטיפול בדוא"ל, בתשובה להעברה, בהעברה או בארכיון של הודעות לפי הצורך.
במקרים אחרים, כאשר ערוצי התקשורת הווירטואליים מגוונים יותר, עשויים להיכלל משימות אחרות, כמו למשל, טיפול בציבור באמצעות מערכות צ'אט או אפילו מענה על שאלות דרך הרשתות החברתיות של החברה.
בחברות גדולות מקובל שיש אנשי צוות המתמקדים במיוחד בהשגת ערוצי תקשורת אלה. כאשר עסקים קטנים, משימה זו מועברת לרוב לעוזרים מנהליים.
5 - ניהול אג'נדות
ניהול סדר יומנים הוא לרוב אחת המשימות החשובות ביותר עבור עוזרי הניהול.
אחריות זו כוללת קבלת בקשות לפגישות ופגישות בטלפון, באופן אישי או באינטרנט, וארגוןן בסדר היום על פי קריטריונים מוגדרים.
זה כולל גם פגישות לתיאום בחברה ומחוצה לה, ארוחות צהריים לעבודה ונסיעות עסקיות.
במקרים האחרונים זו גם אחריותו של העוזר להזמין טיסות, מלונות, מסעדות או חדרי ישיבות בהתאם לצורך.
6- חשבונאות
עוזרים אדמיניסטרטיביים אחראים לעיתים למעקב ולרשום הוצאות המתרחשות בתוך החברה. חובות אלה יכולות להיות פשוטות, כמו רישום הוצאות מסוימות בגיליון אלקטרוני.
בחלק מהמקרים העוזר נדרש להכשרה לפיתוח משימות מורכבות יותר. לדוגמה, תחומי האחריות שלך עשויים לכלול דיווח על חשבונאות להנהלה.
בדרך כלל זה תלוי בגודל החברה. לחברה גדולה לרוב יש תפקידים מיוחדים יותר; באלה, המידע החשבונאי מנוהל על ידי אדם שנשכר למטרה זו.
עם זאת, אחת המיומנויות הבסיסיות עבור כל עוזר ניהולי היא שליטה בתוכנת חשבונאות משרדית, כמו Microsoft Excel.
7- ניהול טכנולוגי
ניהול המשאבים הטכנולוגיים הוא גם חלק מתפקידיהם של עוזרים אדמיניסטרטיביים. במובן זה האחריות שלך היא להבטיח שכל הכלים הדרושים להפעלת החברה יפעלו היטב.
זה כולל יצירת עותקי גיבוי של המידע הכלול בציוד מחשבים ועדכון אנטי-וירוס, בין שאר המשימות.
מצד שני, זה כולל ניהול ציוד כמו מקרנים ומחשבים ניידים.
זה גם מרמז על עדכון ותחזוקה של הציוד הנחוץ להתפתחות תקינה של הפעילויות שבאחריותו.
זה לא אומר שעל העוזר המנהלי להיות בעל ידע טכני. עבודתה מורכבת במיוחד בהעסקת עובדים טכניים לביצוע תחזוקת הציוד מעת לעת בכדי להימנע מכישלונות.
הפניות
- Bucky, J. (2017). חובות המשרה של מזכירות מנהלים ועוזרים מנהליים. התאושש מ: thebalance.com
- בונה קריירה. (2016). עבודה כעוזרת מנהלית - בחירה מצוינת עבור גנרלים. התאושש מ: Caribbeanbuilder.com
- פפר, ג '(2016). מה עושה עוזר מנהלי רפואי? התאושש מ: rasmussen.edu
- Study.com. (SF). חובות של עוזר מינהלי. התאושש מ: study.com