הנתונים הכלולים מכתב רשמי נועדו להביע את המסר הרצוי בצורה ברורה ככל האפשר. הם הכותרת, גוף המכתב, המסקנה, הפרידה והחתימה.
מכתבים הם אמצעי קשר בין אנשים או צדדים שעשויים להכיר זה את זה או לא, אך מערכת היחסים שלהם מבוססת על כבוד הדדי. לכן השפה הנהוגה בסוג זה של תקשורת היא פורמלית ואדיבה על כל חלקיה.
יש סדרה של נתונים בסיסיים שצריכים להופיע במכתבים רשמיים; בדרך זו, מי שיקבל את זה יקבל מידע מדויק וברור אודות המועברים אליו.
חמש העובדות הבסיסיות של מכתב רשמי
1- כותרת
זה מחולק ל: נייר מכתבים (נתוני השולח), מקום ותאריך, שם הנמען וברכה.
אם המכתב נוצר על ידי חברה או מוסד, בדרך כלל משתמשים במכתבים למכתב נייר; ניתן להדפיס גם את המכתב המזהה את שולח המכתב.
ואז העיר ממנה כתוב והתאריך אמור להופיע, שבדרך כלל ממוקם בשוליים הימניים ומתפרקת כך: יום במספרים, חודש באותיות ושנה המציין את ארבע המספרים שלה.
השורה הבאה שייכת לשם המקבל, אשר אמורה לציין את המיקום, המקצוע, רמת ההשכלה, שם האצולה או הטיפול. לדוגמא: פרופסור, רופא, מהנדס, נשיא, אזרח, מתגעגע.
לבסוף, הברכות הלבביות.
2- גוף המכתב
בתחילת הדרך יש להציג את הנושא בצורה פורמלית, החל באדיבות ובביטויים כמו "בכבוד רב" או "קודם כל לקבל ברכה לבבית מאוד."
הגוף קובע מה העניין שיש לטפל בו ויכולים להכיל מספר פסקאות, אך תמיד יש לזכור כי מכתב רשמי חייב להיות מדויק מאוד בתכניו. בדרך כלל ככל שיותר קצר כך ייטב.
3 - מסקנה
ניתן להשתמש בו לסיכום גוף המכתב לפני ביצוע הדחייה הרשמית של התקשורת. זוהי דרך להדגיש את תוכנו.
4- פרידה
זה בדרך כלל קצר, משתרע על קו או שניים, ומסתיים בכך שמודה למכתב על תשומת הלב שניתנה.
הטיפול ב"אתה "או ב"אתה" משמש באופן רשמי להפניית הנמען, מה שמצביע על כך שצפויה תוצאה או תגובה כלשהי ומפגינה הערכה בעת הפנייה אליו.
לדוגמה: "זה תלוי בך לענות לבקשה זו", "בכנות", "ללא התייחסות נוספת".
5 - חתימה
נתוני השולח מוצבים כנציג או כאחראי להוצאת התקשורת. בזכות החתימה קוראי מכתבים רבים מעניקים להם אמינות.
עם זאת, לא כל המכתבים מסתיימים בחתימת השולח. במקרים מסוימים האותיות מסתיימות בראשי תיבות כגון: PD, Cc או XX / xx.
מכתב שמסתיים ב- PD מתייחס לתסריט פוסט, המציין שיש משהו שחשוב לזכור או לקחת בחשבון מחוץ למסקנת המכתב.
לעומת זאת, "עותק" מציין כי המכתב מועתק לאדם אחר, רשות, חברה או מוסד אחר.
סוף סוף יש "XX / xx". מכתבים אלה מצייתים לראשי התיבות באותיות גדולות של מי שמכתיב או כותב את המכתב, וראשי התיבות באותיות קטנות של מי שכותב או כותב את המכתב.
הפניות
- קמליה רדולסקו, FA-S. (sf). Limba spaniolă. פנטרו ידני מסווג את XI-a, limba III-a. רומניה: LOGOS SRL.
- CARLOS CABALLERO GONZÁLEZ, JC (2017). UF0857 - הכנת מסמכי טקסט. מדריד: Ediciones Paraninfo, SA
- Jolivet, A.-M. (2004). Apprendre l'espagnol en parlant. פריז: המהדורות Ecole Polytechnique.
- ModeloCarta.net. (12 באוקטובר 2017). ModeloCarta.net. הושג מ- Modelocarta.net