מכתב רשמי: מאפיינים, חלקים ודוגמאות - אוצר מילים תרבות - 2025

מכתב רשמי הוא אחד כי הוא ממוען רשות, אדם לא ידוע או מישהו ידוע, באמצע בהקשר זה בהכרח מרמז על יחס של פורמאליות. סוג זה של תקשורת כתובה נפוץ במסגרות עבודה ואקדמיות, כמו גם במסגרות חברתיות מסוימות.

מכתבים רשמיים הם תקשורת אינפורמטיבית גרידא. בכמה מקרים הם יכולים גם להביע רגשות אישיים יותר, אם כי בדרך כלל הם נשלחים מתוך כוונה ליידע משהו.

דוגמא למכתב רשמי

לשפת המכתבים הרשמיים הילה מסוימת של רצינות, היא מבקשת להביע כבוד לשולח התקשורת. באופן דומה, הם מאופיינים בכך שהם קצרים ותמציתיים: הכוונה היא ליידע משהו בפרט, ובאמצעות המכתב הפורמלי מבקשים לבטא אותו בצורה המדויקת ביותר האפשרית.

מאפייני המכתב הרשמי

הם אינפורמטיביים גרידא

מכתבים רשמיים נועדו בעיקר ליידע. מידע זה עשוי להיות חדש עבור השולח, או שהוא יכול לשמש תזכורת לנושא שהעלה בפעם הקודמת.

בכל מקרה, מכתבים רשמיים אינם בדרך כלל אמצעי לשלוח ברכות או לקיים קשר בין אנשים; תפקידו העיקרי הוא העברת מידע בהקשר נתון.

הם משתמשים בשפה מכבדת

יש להשתמש בשפה מכבדת במכתבים רשמיים. מקור: pixabay.com

משתמשים בשפה פורמלית למדי בסוגי אותיות אלה. לאורך התקשורת, על השולח להבין שהוא מתייחס בכבוד ותשומת לב.

על המכתבים הרשמיים לכלול את שמות העמדות שבידי השולח או את הכותרת שהוא מציג, אם זה המקרה.

הם קצרים

מכיוון שיש להם תפקיד מאוד ספציפי, אותיות רשמיות מאופיינות באורך הקצר שלהן. הוא מבקש להימנע ממקבל המכתב להקדיש זמן רב מדי לקריאתו.

במקום זאת, הכוונה היא שההודעה תעבור במהירות. לכן חשוב שלא יהיו פסקאות מיותרות במכתבים רשמיים.

המידע בא לידי ביטוי במדויק

כפי שצייננו בנקודה הקודמת, דיוק הוא המפתח למכתבים רשמיים. בעת כתיבת תקשורת מסוג זה, חובה להימנע מביטויים מוגדרים, פסקאות מילוי או נתונים מיותרים שאינם מעניינים את הקורא.

על המכתב כולו להיות מלא מידע רב ערך, המתבטא באופן שוטף, מכבד ומדויק.

הם יכולים להיות מופנים למכרים או לזרים

שולחי מכתבים רשמיים יכולים להיות אנשים ידועים או אלמונים. לדוגמא, שכנה של קהילה יכולה לכתוב מכתב המופנה לנשיא אותה קהילה לבקש כינוס ישיבה יוצאת דופן כתוצאה מבעיה ספציפית.

סביר מאוד להניח שמי שכותב את המכתב מכיר את נשיא הקהילה, יתכן שהוא אף מקיים יחסי ידידות או שמטופלים בו במונחים יותר קולוניים, אך למרות זאת על המכתב שייכתב להיות רשמי.

כמו כן, סוגים אלה של מכתבים יכולים להישלח גם לזרים. לדוגמא, איש מקצוע בהוראה המתגורר במדריד יכול לכתוב מכתב רשמי לראש עיריית אותה עיר כדי להציע תוכנית חינוכית המתמקדת בילדים המשתתפים בחינוך היסודי במכללות הקהילתיות באזור.

במקרה זה, ייתכן שהמורה לא מכיר את ראש העיר באופן אישי, אך עדיין יכול לפנות אליו במכתב רשמי.

המבנה שלה כולל רכיבי פרוטוקול

מכתבים רשמיים כוללים בדרך כלל מידע הקשור לתפקידים המוחזקים על ידי המנפיק והשולח וכן מינויים ספציפיים שעשויים להתעורר.

אזכורים אלו חשובים מאוד במבנה של מכתבים רשמיים, מכיוון שהם מרמזים על הכרה מלאה של האדם שיקבל את המכתב ומתפרש כסימן של כבוד וטיפול בתקשורת.

עליכם להקפיד במיוחד על כללי האיות

בכל סוג של כתיבה יש צורך בכתיב וכתיבה טובים, אך במכתב רשמי הכרחי עוד יותר שכל הפסקאות ייכתבו נכון.

יש לבצע מספר תיקונים של הטקסט הסופי וחשוב להיות זהיר ביותר מכל הפרטים. אחרת, יתכנו שגיאות במכתב והשולח לא יחשב בתקשורת כאל רצינית או בעלת ערך; אתה יכול אפילו לפרש את זה כלא מכבד.

חלקים מהמכתב הרשמי

מקום ותאריך

נתונים אלה ממוקמים בדרך כלל בחלק השמאלי העליון של התרשים, אם כי ניתן למצוא אותם גם באזור השמאלי העליון. חשוב לא לשכוח את האלמנטים הללו, מכיוון שהם אלה שיאפשרו להקליט את התקשורת ולהציב אותם בהקשר מסוים.

הנפוץ ביותר הוא שהעיר ממוקמת ראשונה ואז את התאריך, בעקבות המתכונת הנוכחית, החודש והשנה הנוכחית. לדוגמא: "מדריד, 15 באוקטובר 2019".

כּוֹתֶרֶת

בחלק זה יש להזכיר את שולח התקשורת. אזכור זה חייב לכלול את הכותרת המתאימה (כלומר, "אדוני", "גבירתי", "מתנה", "doña" וכו ') ואת שמו המלא של האדם.

בשורה הבאה, העמדה המוחזקת על ידי האדם המדובר צריכה להופיע, או את התואר שיש להם במקרה של חבר באצולה או בתמלוגים.

לאחר מידע זה, יש אנשים שמשתמשים במילה "הווה". זוהי מוסכמה שאינה חובה, אך ניתן להשתמש בה אם כותב המכתב מחשיב אותו כשכל. דוגמה לכותרת יכולה להיות הבאה:

"גברת. קמילה פלורס

סגן המחוז השישי באזור Valparaíso

מתנה."

בְּרָכָה

קטע זה תופס רק שורה אחת, זכרו כי כוונתו של מכתב רשמי היא להיות כמה שיותר ישירה, מכבדת ומדויקת.

לכן הברכה לשולח תכלול מונח אדיב, כמו "מוערך", "מכובד", "מכובד" או "מוערך", בין היתר.

בנוסף עליו לכלול את הכותרת שהוצבה בעבר ("אדוני", "גבירתי", "מתנה", "doña", בין השאר), כמו גם את המיקום שבידי השולח, שהוצב גם הוא בכותרת העליונה. ברכה טובה למכתב רשמי יכולה להיראות כך: "גבירתי סגנית."

מבוא

על הפסקה הראשונה של מכתב רשמי להיות מוגדרת מהי הסיבה לתקשורת. מבוא זה אמור להבהיר ביעילות את הדחף העיקרי של המכתב ואת מה שהוא צפוי להשיג מהשולח.

באופן דומה, המבוא יכול לפרט במהירות מי כותב את המכתב ובאיזו יכולת מקדמת תקשורת אמר.

כלומר, מי שקורא את המכתב הרשמי צריך להבין מה המידע העיקרי רק על ידי קריאת הפסקה הראשונה שלו. בדרך זו תוכלו לזהות במהירות איזה סוג של פעולות מתבקשות מכם באמצעות המכתב. להלן דוגמה למבוא רשמי במכתב:

"אני מתקשר איתך כתושב בשכונת בלס ארט מתוך כוונה להביע את הכרת התודה שלי על חנוכתו של הפארק הקהילתי חואן דיאז, הממוקם במרכז השכונה האמורה, ואשר פירושו שיפור ניכר באיכות החיים של אלה שגרים שם ".

גוּף

מתאים להתפתחות הטקסט. על פרק זה לכלול את כל ההיבטים המשלימים הקשורים לסיבה העיקרית לתקשורת שנחשפה בפסקה הקודמת.

חשוב שהמכתב לא יתארך יותר מדי, תמיד יש לכתוב אותו בצורה מדויקת ככל האפשר. עם זאת, חשוב גם שהתקשורת לא תהיה שלמה על ידי רצון להפוך אותה לקצרה מאוד.

חייבת להיות איזון המאפשר את אורך המכתב להיות קצר ובו זמנית, ניתן למסור את המידע המלא לשולח.

פְּרִידָה

הפרידה היא בסוף המכתב. פרק זה מספק הזדמנות להדגיש את הרעיון המרכזי בצורה מהירה ומסוכמת.

באופן דומה, הפרידה יכולה לכלול גם ביטוי חיבה וידידותי המסיים את השיחה. דוגמה לפרידה במכתב רשמי יכולה להיות הבאה: "אני מעריך את העבודה שנעשתה בשכונה זו בעיר הבירה ואני נשאר לרשותך לפרויקטים לשיפור חברתי עתידיים. הוא נפרד ממך ".

מוּצָק

זהו החלק האחרון של המכתב. בחלק זה מוצב שמו המלא של מי שכותב את המכתב, וכן את עמדתו או כותרתם, לפי העניין.

שם זה מלווה בחתימתו של האדם. למכתבים רשמיים משתמשים בדרך כלל באותה חתימה המשמשת במסמכים משפטיים רגילים. זה יכול להיות כתוב ביד או שזה יכול להיות חתימה אלקטרונית.

אחרים

אם טופס המכתב נשלח ממוסד רשמי או מארגון רשמי, ניתן לכלול לוגו בחלק השמאלי העליון.

דוגמאות

מכתב התפטרות רשמי

מדריד, 15 בנובמבר 2018

מר חואקין גררו

מנהל משאבי אנוש בעיתון "אל פאיס"

מתנה.

מר מנהל יקר:

אני כותב לך במטרה ליידע אותך מה החלטתי לנטוש לצמיתות את עמדתי כעיתונאית ראשית במדור הבינלאומי בעיתון הנכבד אל פאיס החל מה -1 בדצמבר 2018.

החלטה זו מגיבה לסיבות אישיות בלתי נמנעות ואינן קשורות לחוויות רעות בתוך החברה בהן תפקדתי באופן הרמוני במשך שלוש שנים.

סרבה מציגה את התקשורת כדי להודות לך על האמון שהחברה נתנה לי בכל עת. ניסיון העבודה שלי באל פאיס ייצג הזדמנות חשובה לצמיחה מקצועית ואישית שעבורה אני אסיר תודה.

בלי להוסיף ולהמתין להבנה מצידך, הוא נפרד,

דניאל פרננדז

עיתונאית ראש המדור הבינלאומי, אל פאיס.

כתב תביעה רשמי

קראקס, 26 בספטמבר 2019

מר סמואל פאלסיוס

המנהל הכללי של Movistar

מתנה.

מר מנהל יקר:

באמצעות תקשורת זו אני כותב לך כדי ליידע אותך על אי הסכמתך ביחס לשירות האינטרנט שמציעה החברה שאתה מנהל. במשך 15 הימים האחרונים הייתי בלי שירות אינטרנטי ומצבי טרם נפתר.

אני מבין שישנם ערוצים מסוימים שמספיקים להציג את התלונות המתאימות, אך אני מציין בכבוד שהתלונות שלי כבר נרשמו במהלך 15 הימים האחרונים ולא הצלחתי להציע תשובה מספקת.

במכתב זה אני מצרף עותקים של החשבוניות של החודשיים האחרונים ששולמו כדין, וכן רשימה עם מספר התביעות שהגישו לי במחלקת שירות הלקוחות של החברה. אני נשאר קשוב ומוכן למקרה שיש צורך להציג כל תיעוד אחר.

אני אסיר תודה מראש על ההתלבטויות שעליך לעשות כדי להבטיח שהמקרה שלי יוקלר לרשויות הרלוונטיות, דרכן יוכלו לענות לדרישותי.

קבל ממני ברכה לבבית.

בכנות,

דיאנה גונזלס ריירה

CI 18,574,296

מכתב תודה רשמי

ברצלונה, 8 בינואר, 2019

מיס ביטריז וויארג'ו

מנהל המכון לריקוד עכשווי בברצלונה

מתנה

הבחירה גב 'וילארג'ו:

אני מודה בזאת את תודתי הכנה לך ולצוות של המכון לריקודים עכשוויים בברצלונה על עבודת הליווי ללא דופי שהם היו חביבים מספיק כדי לספק במסגרת פסטיבל המחול העכשווי השני שהתקיים ב -6 וה -7 של ינואר 2019, ומאורגן על ידי בית הספר אימפטו, שאני הבמאי.

הצוות ממכון ברצלונה לריקוד עכשווי איפשר לארגן את האירוע להצליח לחלוטין. החללים שהועמדו ענו על ציפיות הרקדנים, הכוריאוגרפים והקהל הרחב, וקיבלנו מענה חיובי מאוד מהקהל.

אנו מבינים כי אירוע זה לא היה אפשרי ללא השתתפות המכון שאתה מוביל, ואנחנו מודים מאוד על שעבדנו יחד עם צוות כה חרוץ.

אני מעריך הערכה עמוקה בשמם של כל חברי בית הספר אימפטו, ואני נשאר לרשותך בכל מה שקשור למימוש משותף של אירועים עתידיים.

קבל ברכה לבבית מאוד.

בכנות,

אולגה רוחאס

מנהל בית הספר לריקוד עכשווי אימפטו

מכתב בקשה רשמי

בואנוס איירס, 7 במרץ, 2019

מר קרלוס קייג'ל

מנהל מכירות פורד ארגנטינה

מר קג'אל היקר:

באמצעות תקשורת זו אני שולח לך בכבוד את הבקשה לשלוח עשר (10) יחידות של מכוניות דגם Fiesta Power לשנת 2019 לסוחר האוטו פסגה במהלך החודש הנוכחי. אני מצרף את החשבוניות המתאימות ששולמו בפועל ב- 28 בפברואר 2019.

כרגיל, אנו מעריכים עמוקות את המסירה האמורה ניתן לבצע בשעות הבוקר (בין 8:00 ל 12:00), כך שניתן יהיה לקבל את המכוניות כדין על ידי אנשי האחראי על פונקציות כאלה.

אני מודה לך מראש על הנכונות שלך ואני נשאר קשוב לכל בקשה שתרצה לעשות.

בכנות,

דייגו מירנדה

מנהל רכישת פסגה אוטומטית

מכתב הזמנה רשמי

קיטו, 9 בדצמבר, 2019

גבירותיי אלברז סוארז

אנו פונים אליך בהנאה הגדולה להזמין אותך ואת משפחתך לקשר הנישואין שלנו, אשר ברוך השם יהיה ב -7 בינואר 2020.

הטקס יתקיים ב- Iglesia de la Compañía de Jesús, שנמצא ברחוב Calle García Moreno N10-43, בשעה 17:00. המשתה תהיה בחדר החגיגות רויסינור, ברחוב אמפולה N30-4, בשעה 8:00 בערב. התחפושת המוצעת לשני האירועים היא בעלת אופי רשמי.

אנו מבקשים מכבוד שתאשר את השתתפותך באירוע ואנו מודים לך מראש על נוכחותך כעדים לחתונה שלנו.

קבלו מאיתנו ברכה מכל הלב,

בכנות

רוברטו אלווארז ופאביולה רודריגס

מכתב רשמי של נסיגה מרצון

פנמה סיטי, 12 במאי, 2019

גברת קרלה גוזמן

מנהל משאבי אנוש של רבלון פנמה

מתנה.

מכובדת הגברת גוזמן:

באמצעות תקשורת זו אני מודיע לך שהחלטתי לבקש את חופשתי מרצון כתוצאה מסיבות אישיות. ברצוני לציין כי החלטה זו אינה ניתנת לביטול ותיכנס לתוקף החל מה -1 ביוני 2019.

אני מנצלת את ההזדמנות הזו כדי ליידע אתכם כי אשלח את ההודעה המתאימה בחוק החל מיום שני הבא, ה- 15 במאי, ואחרי אותה תקופה של 15 יום, אני אתנתק לחלוטין מהחברה.

אני אסיר תודה על הזדמנויות העבודה שרבלון פנמה סיפקה לי מאז הצטרפתי לחברה. אני עומד לרשותך להצגת כל תיעוד שאתה מחשיב רלוונטי לביצוע ההליך המינהלי בצורה הטובה ביותר.

הוא נפרד מהכרת תודה,

לואיס דייויד רייס

רכזת מכירות של רבלון פנמה

מכתב רשמי לבקשת עבודה

סנטיאגו דה צ'ילה, 4 ביולי 2019

הגברת אינס מרטינז

ראש הבחירה במלון מריוט

הגברת מרטינז היקרה:

אני כותב הודעה זו בתגובה לבקשה לאנשי שירות לקוחות שפרסמה חברת Marriot בעיתונות הארצית.

יש לי ניסיון להפגין בתחום שירות הלקוחות למעלה מ- 4 שנים ומיומנויות מיטביות הקשורות ליחס המכבד והאסרטיבי לקהל הרחב. מסיבות אלה אני מציג את עצמי כמועמד לתפקיד המוצע.

אני עובד יוזם, עם כושר לעבודת צוות וכישורי מנהיגות גבוהים. אני פתוח להתאמה לרוח החברה, לתרום מניסיוני בתחום והנכונות שלי לשיפור תהליכים ברציפות.

מצורפת קורות החיים שלי, כמו גם ההמלצות עליה חתמו כמה ממעסיקיי לשעבר. אם אתה מחשיב את זה רלוונטי, אני נשאר זמין לקבוע פגישה בה נוכל להעמיק את פרטי הדברים שאני מציין כאן.

תודה מראש, קבלו ברכה חמה.

בכנות,

פאולה ואסקס הרננדז

מכתב רשמי לבקש משהו

בוגוטה, 8 באוקטובר 2018

מר פטריסיו פינטו

מנהל מועצת המוקדמות להכניסה והדרה של חברי מועדון האיחוד

מר פינטו היקר

אני כותב לך בכדי לבקש מהמועצה המוסמכת להכניסה וההדרה לחברתי את הצטרפותי כחבר במועדון האיחוד, בתפקידי כחבר מייסד במפלגה הפוליטית אופסיון סיודאדנה.

מאז הקמתו, יש למועדון האיחוד מסורת חזקה של קידום דיונים ודיונים. אנשים ידועים מהתחום הפוליטי, הכלכלי והחברתי התכנסו במרחבים המכובדים בכוונה לשתף רעיונות ולייצר תרחישים התכנסות.

כמייסד מפלגת Opción Ciudadana, אני חושב שזה רלוונטי להצטרף למועדון היוקרתי הזה, שאליו יוכלו חבריו להציע את החזונות שבניתי במהלך 20 שנות ניסיון בפוליטיקה, כמו גם לרשת המגעים הרחבה שלי שמוכנה לשתף פעולה עם המועדון בעניינים. כנדרש.

אני מצרף את האישורים האישיים והמקצועיים שלי, ואני מודה לך מראש על ההתייחסות שלך ליישום זה שאני שמח להציג בפניך.

בכנות,

אוסקר כץ פינירה

מייסד המפלגה הפוליטית אופסיון סיודאדנה

מכתב רשמי לשיחת שיחות

מקסיקו סיטי, 26 במאי 2017

גברת פדריקה ארמיג'ו

נשיא לוח הבית המשותף לבניין לאס פלורס.

מתנה.

מכובדת הגברת ארמיג'ו:

מטרת מכתב זה היא לבקש בכבוד להתכנס לישיבת חירום אליה מוזמנים כל דיירי בניין לאס פלורס. הסיבה לפגישה היא לקבוע אסטרטגיות הגנה מפני ההפגנות האלימות שהיינו עדים באזור בימים האחרונים.

בדרך זו אני מציע לקיים את הפגישה בהקדם האפשרי, על מנת לבצע את הפעולות הרלוונטיות להגברת הביטחון שלנו ושל מתקני הבניין.

אני מודה לך מראש על המהירות שאתה יכול להחיל במקרה זה ואני נשאר קשוב לכל שיתוף פעולה שאתה רואה נחוץ.

בכנות,

הגברת מריה אלכסנדרה קווינטרו מג'יאס

דירה 76, בניין לאס פלורס.

מכתב רשמי לאוצר

Valparaíso, 19 בפברואר, 2019

מר הוגו דיאז רוחאס

ראש מחלקת ניהול בשירות הפדיון

מתנה.

מר דיאז היקר:

באמצעות מכתב זה אני פונה אליכם בכבוד לבקש את השבת המקדמות הרשומים על שמי המתאימים לסמסטר השני של 2018.

כבסיס לבקשה זו, אני מצרף בתקשורת זו את המאמרים הקשורים שהם חלק מקוד המס השולט במדינה שלנו וקשור למקרה אותו אני מציג בפניכם היום.

אני מודה לך מראש על תשומת לבך ונשארתי לרשותך לקבוע פגישה איתך או נציג אחר של מוסד מכובד זה.

בכנות,

סלינה גוטיירס טורס

RUT 14 593 963-8

מכתב רשמי לראש העיר

ולנסיה, 8 בספטמבר, 2019

מר ג'ואן ריבו

ראש עיריית ולנסיה

מתנה.

מכובד מר ראש העיר:

אני כותב לך באמצעות מכתב זה לבקש בכבוד רב מתן היתר להפעלת ישיבת השכונה IV של ולנסיה בכיכר המרכזית בעיריית ולנסיה ב- 8 בנובמבר 2019.

מטרת הישיבות השכונתיות הללו היא לחבר באופן חיובי את כל חברי העירייה ולנסיה, להציע פעילויות פנאי ולקדם מרחבים לדיון המאפשרים השלכת שיפורים לכלל הקהילה.

ההערכה היא כי ישיבת השכונות הרביעית של ולנסיה תימשך 6 שעות ותימשך בהשתתפות כ -150 גברים, נשים, בנים ובנות.

אני נשאר לרשותך לקבוע פגישה אינפורמטיבית למקרה שתחשיב לנחוץ, ואני מודה לך מראש על תשומת הלב האדיבה שלך.

בכנות,

תמרה נואיז פוארטס

נשיא הוועדה הארגונית של ישיבת הרובע הרביעי של ולנסיה

הפניות

1. "דגמי מכתב התפטרות מהעבודה" במטה העבודה בממשלת צ'ילה. הוחזר ב -1 בנובמבר 2019 ממחלקת העבודה של ממשלת צ'ילה: dt.gob.cl
2. "מכתב רשמי" בפורטל החינוכי. הוחזר ב -1 בנובמבר 2019 מ- Portal Educativo: portaleducativo.net
3. "מכתב רשמי" בוויקיפדיה. הוחזר ב -1 בנובמבר 2019 מוויקיפדיה: wikipedia.org
4. "מבנה של מכתב רשמי" ביוטיוב. הוחזר ב -1 בנובמבר 2019 מיוטיוב: youtube.com
5. "מודל של כתיבה כדי לתקשר נסיגה מרצון" בעיניי אני מבין. הוחלף ב- 1 בנובמבר 2019 מ- אני מבין: loentiendo.com
6. "מפתחות ליצירת מכתב בקשה מצוין ואיך לכתוב את הבקשות התכופות ביותר" בניהול. הוחזר ב -1 בנובמבר 2019 מ- Gestión: gestion.org
7. "מכתב מודל להציג בפני האוצר המלווה את החשבוניות המתקנות" בדסק החשבונאות, המס והפיננסים. הוחזר ב -1 בנובמבר 2019 מהדסק החשבונאות, הפיסקלים והפיננסים: Deskcontable.es
8. Bea, K. "מבנה של מכתב רשמי" במחשבה ושות 'הוחלף ב- 1 בנובמבר, 2019 מתוך מחשבה ושות': thoughtco.com
9. "איך לכתוב מכתב רשמי" ב- WikiHow. הוחזר ב -1 בנובמבר 2019 מ- WikiHow: wikihow.com